Dobrze zdefiniowane i odpowiednio zarządzane procesy biznesowe w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu mogą stanowić istotną przewagę konkurencyjną firmy. Na co należy zwrócić uwagę podczas pracy nad strategią optymalizacji procesów, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów?
Brak priorytetyzacji procesów
Aby dobrze przygotować organizację do wdrożenia zmian należy przeprowadzić wielowymiarową analizę, obejmującą określenie stadium dojrzałości procesowej. Wiele firm prace nad zwiększaniem swojej efektywności zaczyna bez określenia wagi poszczególnych procesów i odniesienia ich do podstawowej działalności przedsiębiorstwa. Wskazanie w jaki sposób dany proces wspiera wizję, misję i strategię organizacji pomoże w kolejnym kroku określić hierarchię procesów i wytypować proces główny, który określa kluczowy cel działalności organizacji. Będzie to miało duże znaczenie przy alokowaniu zasobów do realizacji procesu. W ten sposób będą wykorzystane w najbardziej efektywny sposób.
Nie zdefiniowanie celu procesu
Drugim często popełnianym błędem jest brak określenia dokładnego celu procesu.
W wielu firmach dany proces jest wykonywany „od zawsze” i nikt nie zastawia się nad tym, czemu tak naprawdę służy. Tymczasem może okazać się, że produkt końcowy procesu nie jest nikomu potrzebny. Tak dzieje się np. w przypadkach kiedy zostało zlikwidowane stanowisko, które było beneficjentem procesu, a pracownicy realizujący proces nie zostali o tym powiadomieni – mówi Jacek Włodarczyk, Consulting Senior Manager Crowe.
Jeśli proces nie ma celu lub go utracił wykonywanie go niepotrzebnie absorbuje zasoby i generuje koszt, kluczowa jest więc jak najszybsza reakcja na taką zmianę.
Niewłaściwa komunikacja
Bardzo powszechnym problemem w zarządzaniu procesowym – i nie tylko – jest brak komunikacji.
Kadra kierownicza bardzo często może mieć zupełnie inne wyobrażenie przebiegu procesu niż pracownicy, którzy go realizują. Pojawia się wówczas efekt „ukrytej fabryki” – proces jest realizowany, ale tak jak chcą lub mogą go wykonać pracownicy bezpośrednio w ten proces zaangażowani – mówi Jacek Włodarczyk.
Przyczyny tego stanu rzeczy mogą być różne. W wariancie pozytywnym pracownicy sami wypracowują model, który działa dużo sprawniej niż zaproponowana odgórnie wersja. Może też zdarzyć się sytuacja, w której proces jest realizowany w inny sposób dlatego, że tak jest pracownikom wygodniej. Często w takich sytuacjach pojawia się stwierdzenie „że inaczej się nie da”, dlatego kluczowe jest wyjaśnienie zespołowi przyczyn, z powodu których proces powinien być realizowany w inny sposób.
Opór przed zmianą
Większość zmian budzi w pracownikach poczucie niepewności, czasem lęku.
Optymalizacja procesów jest postrzegana jako konieczność nauczenia się nowych rzeczy czy zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń, co często skutkuje próbą zachowania „status quo” – dodaje Jacek Włodarczyk.
Bardzo ważne w tym przypadku jest informowanie o proponowanych zmianach i skutkach jakie mogą one przynieść. Kluczowe jest podkreślenie korzyści dla organizacji i tego, jak przełożą się na pozytywne rezultaty dla poszczególnych członków zespołu.
Brak graficznego odwzorowania procesów
W trakcie przygotowania strategii optymalizacji procesów istotne jest również podejście do ich modelowania i opisywania. Obecnie trudno jest mówić o procesach nie uwzględniając w ich opisie systemów informatycznych. Dlatego bardzo ważne jest aby sposób, w który będą modelowane i optymalizowane, mógł w przejrzysty sposób być pokazany w formie diagramu lub innej grafiki. Pozwoli to zobrazować wsparcie danego procesu czy pojedynczego zadania przez system lub systemy i pokazać, np. jakie dokumenty i w którym systemie mają zostać wytworzone.
