W obliczu trwającej wojny w Ukrainie polscy pracodawcy zatrudniający obywateli tego kraju szukają odpowiedzi na pytania, z którymi nigdy wcześniej nie musieli się mierzyć. W artykule odnosimy się do nowych przepisów, a także odpowiadamy na kolejne, praktyczne wątpliwości pracodawców związane z zatrudnianiem osób z ogarniętej wojną Ukrainy.
- Czy po wejściu w życie specustawy zatrudnianie obywateli Ukrainy będzie łatwiejsze?
Tak, jednym z głównych założeń specustawy w sprawie pomocy obywatelom Ukrainy jest otwarcie dostępu do rynku pracy i maksymalne uproszczenie procedur związanych z legalizacją zatrudnienia. Projekt przewiduje, że pracodawcy zatrudniający obywateli Ukrainy legalnie przebywających na terenie Polski będą zobowiązani jedynie do powiadomienia powiatowego urzędu pracy o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy. Powiadomienie będzie składane on line i pracodawca będzie miał na jego złożenie 7 dni.
- Obywatel Ukrainy, którego chcę zatrudnić ma ważną Kartę Polaka. Czy z zatrudnieniem muszę czekać na specustawę?
Nie, posiadacz ważnej Karty Polaka jest już teraz (na podstawie obowiązujących przepisów), zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, więc można go zatrudnić od razu, nie czekając na wejście w życie specustawy i nie korzystając z aktualnie obowiązujących procedur uzyskania zezwolenia na pracę.
Karta Polaka jest dokumentem potwierdzającym przynależność do Narodu Polskiego (przede wszystkim ze względu na polskich przodków). Nie potwierdza obywatelstwa, ani nie jest dokumentem podróży jak paszport. Z jego posiadaniem wiąże się natomiast kilka uprawnień. Jednym z nich jest właśnie możliwość podejmowania pracy w Polsce bez konieczności uzyskania pozwolenia na pracę.
- Na jakich zasadach mogę zatrudnić cudzoziemca, który uciekł z Ukrainy, ale nie ma obywatelstwa ukraińskiego?
Zasady zatrudnienia cudzoziemca uciekającego przed wojną, ale nieposiadającego obywatelstwa ukraińskiego zależeć będą od tego, jakie obywatelstwo posiada.
W przypadku obywateli Unii Europejskiej i państw EOG, nienależących do UE przy zatrudnieniu obowiązują takie same zasady, jak przy zatrudnieniu polskich obywateli.
Obywatele Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Rosji mogą być zatrudnieni na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Okres zatrudnienia w takim wypadku nie może przekroczyć 24 miesięcy, a powierzona praca nie może być pracą sezonową, do której potrzebne jest zezwolenie. Oświadczenie trzeba złożyć przed powierzeniem pracy i dopiero wówczas, gdy właściwy powiatowy urząd pracy je zarejestruje w ewidencji oświadczeń, cudzoziemiec może rozpocząć pracę. Na rejestrację czeka się zwykle do 7 dni. Sprawę można załatwić on-line, przez portal praca.gov.pl
W pozostałych przypadkach, jeśli nie zachodzi wyjątek zwalniający z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę (np.: ważna Karta Polaka), powierzenie pracy jest możliwe tylko na podstawie zezwolenia na pracę.
- Zamierzam powierzyć rekrutację pracowników – obywateli Ukrainy, firmie zewnętrznej. Jakich formalności muszę dopełnić?
W pierwszej kolejności trzeba zapewnić, aby warunki współpracy z agencją zatrudnienia zostały potwierdzone – najlepiej w umowie, która określi zapotrzebowanie pracodawcy (liczbę poszukiwanych kandydatów do pracy), termin realizacji usługi, wynagrodzenie agencji oraz sposób prowadzenia rekrutacji.
Jeśli agencja będzie wyszukiwać kandydatów w imieniu pracodawcy, to w relacji między pracodawcą a agencją zatrudnienia dojdzie do powierzenia przetwarzania danych osobowych. To wymaga, aby pracodawca, jako administrator danych osobowych potwierdził, czy agencja daje rękojmię bezpieczeństwa danych oraz zawarł z nią umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Trzeba też uzgodnić, w jaki sposób pracodawca będzie realizował wobec kandydatów obowiązek informacyjny o tym, że jest administratorem ich danych i jakie prawa im przysługują.
- Moje oświadczenie o powierzeniu pracy zostało zarejestrowane. Czy muszę dopełnić jeszcze jakichś formalności?
Tak – podmiot, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało zarejestrowane ma obowiązek powiadomić właściwy powiatowy urząd pracy o:
- podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń;
- niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.
Więcej informacji: Zatrudnianie i pomoc Ukraińcom: 6 najważniejszych pytań i odpowiedzi dla pracodawców
Karolina Kołakowska, adwokat w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci w Łodzi, ekspert z zakresu indywidualnego i zbiorowego prawa pracy oraz ochrony danych osobowych, trener i szkoleniowiec.
