Po okresie obowiązkowego przechowywania dokumentacji firmowej w archiwum przychodzi czas na jej utylizację. Faktury czy umowy należy zniszczyć tak, by odczytanie informacji poufnych było niemożliwe. W jaki sposób to zrobić? Jako pierwsze na myśl przychodzi niszczenie dokumentów w niszczarce. Nie jest to jednak jedyna metoda. Poznaj skuteczne sposoby usuwania dokumentacji i wybierz najlepszy dla siebie.
Samodzielna utylizacja dokumentów
Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na niszczenie dokumentów we własnym zakresie. Do wyboru mają trzy metody.
Niszczarka biurowa
Najpopularniejszą metodą samodzielnej utylizacji dokumentów jest zastosowanie niszczarki biurowej. Należy jednak pamiętać, by wybrać urządzenie, które rozdrobni papier na małe ścinki. W przypadku poufnych dokumentów należy wybrać niszczarkę o klasie niszczenia co najmniej P-4.
Niszczarka biurowa sprawdza się najlepiej przy niewielkiej ilości dokumentów. Najbardziej wydajne modele są w stanie niszczyć kilkanaście kartek jednocześnie. Jeśli na utylizację czeka kilka pudeł akt czy faktur, rozdrabnianie ich w ten sposób może zająć długie godziny, a nawet dni.
Palenie dokumentów
Dokumenty firmowe można również spalić. Metoda ta wydaje się atrakcyjna z uwagi na to, że informacje ze spalonych akt są całkowicie niemożliwe do odtworzenia. Ponadto można w ten sposób stosunkowo szybko zniszczyć duże ilości dokumentów.
Na terenie wielu firm nie ma jednak warunków do bezpiecznego rozpalania ognia. Spalanie dokumentów w domu wiąże się z kolei z wyniesieniem wrażliwych informacji poza siedzibę firmy, gdzie ich bezpieczeństwo może być zagrożone.
Moczenie w wodzie / rozpuszczanie chemiczne
Woda rozpuszcza tusz i niszczy papier. Moczenie dużej ilości dokumentów wymaga jednak użycia pojemnego zbiornika. Niektóre firmy stosują chemiczne rozpuszczanie dokumentów. Proces ten przebiega szybciej i jest bardziej efektywny niż w przypadku moczenia w samej wodzie.
Niszczenie dokumentów przez profesjonalną firmę
Dobrą alternatywą dla samodzielnego usuwania dokumentacji jest zlecenie tego zadania zewnętrznej firmie. To rozwiązanie pozwala zaoszczędzić czas. Jest również w pełni bezpieczne. Przedstawiciel firmy dostarcza zamykane pojemniki na dokumenty, dzięki czemu osoby trzecie nie mają dostępu do wrażliwych danych. Następnie zawartość pudeł trafia bezpośrednio do przemysłowej niszczarki. Solidne przedsiębiorstwa, takie jak Ekoakta, wystawiają po zakończeniu utylizacji specjalny certyfikat, jako dowód na to, że dokumenty zostały zutylizowane zgodnie z obowiązującymi normami.
Istnieje kilka skutecznych metod niszczenia dokumentów, nie wszystkie jednak są efektywne i opłacalne. Samodzielna utylizacja dużej części archiwum może przysporzyć wiele problemów. Niszczenie dokumentów w niszczarce jest bardzo czasochłonne, podobnie jak rozpuszczanie w wodzie. Nie każda firma dysponuje miejscem, w którym można spalić papierowe akta czy faktury. W wielu przypadkach najlepszym wyborem jest wybór zewnętrznej firmy, która zutylizuje zdezaktualizowaną część archiwum.
[Artykuł sponsorowany]
