Polacy spędzili w 2025 roku 290,5 mln dni na zwolnieniach lekarskich, czyli o 0,5 mln więcej niż rok wcześniej. ZUS wystawił aż 27,5 mln zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy, a ze zwolnienia skorzystał statystycznie co drugi ubezpieczony. Zdaniem ekspertów dziś jednak największym problemem przedsiębiorców nie jest już sama liczba dni absencji, lecz rosnąca liczba krótkich, nagłych i trudnych do przewidzenia zwolnień, które dezorganizują pracę całych zespołów i generują coraz większe koszty organizacyjne.
Długie L4 można zaplanować. Krótkie dezorganizują pracę całej firmy
Z najnowszego raportu ZUS wynika, że w 2025 roku wystawiono 9,8 mln zwolnień lekarskich trwających do pięciu dni, w tym aż 1,8 mln jednodniowych – o blisko 100 tys. więcej niż rok wcześniej. Eksperci Conperio, polskiej firmy doradczej specjalizującej się w problematyce absencji chorobowych, zwracają uwagę, że to właśnie krótkie absencje stają się dziś największym wyzwaniem dla przedsiębiorców.
– Kilkutygodniową nieobecność pracownika można zwykle przewidzieć i zorganizować zastępstwo. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik informuje o jednodniowym lub kilkudniowym L4 na kilka godzin przed rozpoczęciem zmiany. W produkcji, logistyce, handlu czy usługach oznacza to konieczność natychmiastowej zmiany grafików, uruchamiania nadgodzin i reorganizacji pracy całego zespołu. To właśnie ta nieprzewidywalność kosztuje dziś firmy najwięcej pod względem organizacyjnym – zaznacza Mikołaj Zając, ekspert rynku pracy i prezes Conperio.
Dane pokazują, gdzie problem kumuluje się najbardziej
Wnioski z raportu ZUS potwierdzają analizy zawarte w raporcie Barometr Absencji Chorobowej 2025. Z danych zebranych przez Conperio wynika, że 44 proc. wszystkich jednodniowych zwolnień przypada na piątki i poniedziałki. Piątki odpowiadają za 23,6 proc. takich absencji, a poniedziałki za kolejne 20,5 proc.
Eksperci podkreślają, że sama koncentracja zwolnień wokół weekendów nie świadczy o nieprawidłowym wykorzystywaniu L4. Pokazuje jednak, gdzie warto dokładniej analizować zjawisko i usprawniać organizację pracy.
– W wielu przedsiębiorstwach obserwujemy, że największym problemem nie jest sama liczba zwolnień, lecz ich powtarzalność w określonych działach, lokalizacjach czy dniach tygodnia. Dopiero analiza takich danych pozwala odróżnić naturalną sezonowość od sygnałów wymagających głębszej diagnozy. Zarządzanie absencją chorobową powinno opierać się na faktach, a nie przypuszczeniach – dodaje Mikołaj Zając.
Po zmianach przepisów firmy jeszcze uważniej przyglądają się L4
Ekspert rynku pracy zwraca uwagę, że znaczenie skutecznego zarządzania absencją wzrosło również po zmianach przepisów dotyczących zwolnień lekarskich, które weszły w życie 13 kwietnia 2026 r.
Nowelizacja nie poluzowała zasad korzystania ze zwolnień lekarskich. Przeciwnie, doprecyzowała przepisy oraz potwierdziła uprawnienia ZUS i pracodawców do kontroli prawidłowego wykorzystywania L4.
– Po zmianach przepisów część pracowników błędnie uznała, że na L4 można pozwolić sobie na więcej. W praktyce jest odwrotnie. Coraz większe znaczenie ma wykazanie, że podejmowane aktywności rzeczywiście służyły leczeniu. W razie sporu to pracownik powinien wiarygodnie wyjaśnić swoje zachowanie i przedstawić odpowiednie środki dowodowe. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości utrata prawa do zasiłku może objąć cały okres zwolnienia lekarskiego – wskazuje Mikołaj Zając.
Zarządzanie absencją chorobową elementem strategii biznesowej
Przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy – lub 14 dni w przypadku pracowników po 50. roku życia – wynagrodzenie chorobowe finansuje pracodawca. W dużych organizacjach oznacza to wydatki sięgające nawet kilku milionów złotych rocznie.
Zdaniem Mikołaja Zająca skuteczne zarządzanie absencją chorobową nie powinno ograniczać się wyłącznie do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich. Coraz większego znaczenia nabierają analiza danych, identyfikowanie powtarzających się wzorców oraz działania profilaktyczne pozwalające ograniczać zakłócenia w funkcjonowaniu organizacji.
– Dane ZUS pokazują skalę zjawiska. Dla biznesu prawdziwym wyzwaniem pozostaje jednak utrzymanie ciągłości działania w sytuacji coraz bardziej nieprzewidywalnych absencji. Dziś przewagę budują nie firmy, które mają najmniej zwolnień, ale te, które potrafią przewidywać ich wpływ na organizację i skutecznie nim zarządzać – podsumowuje Mikołaj Zając, prezes Conperio.
