Outsourcing miał odciążać firmy, ale sam ugina się pod ciężarem niezapłaconych zobowiązań. Firmy sprzątające, ochroniarskie, zajmujące się obsługą biur, call center oraz agencje pracy mają w Krajowym Rejestrze Długów blisko 238 mln zł zaległości, o 3,6 mln zł więcej niż rok wcześniej. W rejestrze widnieje prawie 8 tys. takich przedsiębiorstw, przybyło ich o ponad 200, choć średni dług lekko spadł z 30,3 tys. zł do 30 tys. zł. Jednak patrząc głębiej wstecz, widać, że w ciągu trzech lat zaległości branży wzrosły aż o jedną trzecią.
Outsourcing to nie tylko przeniesienie części obowiązków na zewnątrz. Dla firm to także ograniczenie stałych kosztów, zwiększenie efektywności pracy, mniej codziennej logistyki, a co za tym idzie – możliwość skoncentrowania się na właściwym biznesie.
Branżę outsourcingową tworzą firmy, które na co dzień wykonują usługi niezbędne do działania innych przedsiębiorstw i instytucji: zajmują się utrzymaniem czystości, obsługą administracyjną biura, ochroną obiektów, dostarczaniem pracowników, także tych tymczasowych, oraz prowadzą call center. To zaplecze biznesu, które często pozostaje niewidoczne, dopóki działa bez zakłóceń. Gdy jednak pojawiają się opóźnienia w płatnościach, problem szybko wychodzi poza jedną firmę.
– W outsourcingu koszty pojawiają się wcześniej niż pieniądze od klienta. Firma sprzątająca musi kupić środki czystości i zapewnić ludzi do pracy, ochrona obsadzić posterunki, agencja pracy wypłacić wynagrodzenia, a call center utrzymać zespół i systemy. Choć są to różne usługi, mają jeden wspólny mianownik: duży udział kosztów osobowych i konieczność działania bez przerwy. Dlatego nawet krótkie opóźnienie w płatności może szybko zachwiać płynnością i przełożyć się na zaległości wobec kolejnych kontrahentów. Outsourcing jest tak mocno włączony w codzienne funkcjonowanie firm, że problemy jednej szybko przenoszą się na następne – mówi Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej.
Rozdrobniony rynek i skumulowane zobowiązania
Długi branży sięgają 237,9 mln zł, które powinno uregulować 7,9 tys. firm. Dane KRD pokazują wzrost w obu tych kategoriach, bo w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy same zaległości zwiększyły się o 3,6 mln zł, a grono dłużników o 209. Analizując jednak dłuższy okres, widać, że problem znacznie się pogłębił. Jeszcze trzy lata temu niezapłacone zobowiązania branży outsourcingowej wynosiły o prawie 61 mln zł mniej – 176,9 mln zł. O 795 węższe było też grono dłużników – 7,1 tys. Średni dług sięgał „zaledwie” 24,8 tys. zł, czyli o 5,2 tys. mniej niż obecnie.
Najnowsza analiza wiarygodności płatniczej, przeprowadzona przez KRD, pokazuje, że większość firm outsourcingowych nadal mieści się w najwyższych kategoriach solidności A, B lub C, ale ich udział w ciągu ostatnich 12 miesięcy spadł z 88 proc. do 84 proc. Jednocześnie przybyło podmiotów z niższą oceną – w grupie D i E jest ich już 9 proc. wobec 6 proc. rok wcześniej. W najsłabszych kategoriach F, G lub H jest 7 proc. firm w stosunku do 6 proc. poprzednio. To sygnał, że choć branża jako całość wciąż wypada dość dobrze, rośnie grono firm, które mogą mieć problemy z terminowym regulowaniem zobowiązań.
Mapa zadłużenia pokrywa się z największymi ośrodkami gospodarczymi. Najwięcej zaległości mają firmy z Mazowsza – 67,6 mln zł. Dalej są Śląsk – 27,5 mln zł, Dolny Śląsk – 24,7 mln zł, Wielkopolska – 21,9 mln zł oraz Pomorze – 18,4 mln zł. Pięć tych województw odpowiada za dwie trzecie długu branży.
Outsourcing jest w Polsce bardzo rozdrobioną branżą. Widać to także w danych KRD: 44 proc. zaległości przypada na jednoosobowe działalności gospodarcze. Kumulują one 105,5 mln zł długu, a w rejestrze figuruje 3,9 tys. takich usługodawców – to prawie połowa podmiotów. Średnio na JDG przypada 27,3 tys. zł zaległości.
Większe firmy są mniej liczne, ale ich długi poważniejsze kwotowo. W KRD widnieje 4,1 tys. spółek, a ich nieuregulowane zobowiązania sięgają 132,4 mln zł. Statystyczny dług wynosi tu 32,6 tys. zł, czyli o ok. 20 proc. więcej niż w przypadku JDG-ów.
Aż 153,5 mln zł sektor powinien oddać instytucjom finansowym – bankom, firmom leasingowym, faktoringowym i funduszom sekurytyzacyjnym, które odkupiły należności od pierwotnych wierzycieli. Na pieniądze czekają też dostawcy telefonii, Internetu i telewizji – 18,3 mln zł, budownictwo – 8,3 mln zł i energetyka – 4,3 mln zł.
Trudno posprzątać długi
Największy ciężar długów nie leży w branży, która jako pierwsza przychodzi na myśl, gdy mowa o outsourcingu, czyli w ochronie, lecz w usługach porządkowych. Firmy sprzątające, zajmujące się utrzymaniem czystości w budynkach oraz zagospodarowaniem terenów zieleni mają do oddania 104,2 mln zł. To 44 proc. całego zadłużenia analizowanej branży. W KRD widnieje 3,8 tys. takich podmiotów.
W tym segmencie pieniądze często wychodzą z firmy szybciej, niż wracają. Trzeba kupić środki czystości, utrzymać sprzęt, zapłacić za paliwo, serwis maszyn i wynagrodzenia. Do tego dochodzi silna konkurencja cenowa, szczególnie w przetargach. Polska Izba Gospodarcza Czystości od kilku lat zwraca uwagę, że rażąco niskie stawki mogą prowadzić do pogorszenia jakości usług, problemów z przestrzeganiem prawa pracy i niestabilności wykonawców. W 2026 r. dodatkowym obciążeniem pozostaje wzrost kosztów pracy. Od stycznia minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto, a najniższa stawka godzinowa 31,40 zł. Dla firm, które pracują na niskich marżach i mają podpisane wcześniej kontrakty, każda podwyżka kosztów oznacza konieczność znalezienia pieniędzy tu i teraz.
Dwie twarze agencji pracy
Agencje pracy, firmy rekrutacyjne i podmioty udostępniające pracowników działają na rynku, który jest potrzebny biznesowi, ale sam pozostaje niestabilny. Agencje mają dziś dwie twarze. Z jednej strony firmy potrzebują elastycznego zatrudnienia, szczególnie kiedy pojawia się sezonowy wzrost zamówień, konieczność zastępstw i projekty, które wymagają szybkiego znalezienia specjalistów. Z drugiej – właśnie to bardzo obciąża płynność agencji, bo muszą wypłacić wynagrodzenia pracownikom, nawet gdy klient opóźnia płatność za usługę. Przy dużej rotacji, wielu małych podmiotach i mocnej konkurencji margines bezpieczeństwa finansowego jest tu niewielki.
Ryzyko widać też w dużej rotacji firm. Polskie Forum HR w raporcie „Rynek usług HR 2025” wskazuje, że na koniec 2025 r. działało 8,3 tys. agencji zatrudnienia, co oznacza 3-proc. spadek wobec poprzedniego roku. W tym samym czasie zarejestrowano 1493 nowe agencje, a 1756 wykreślono z rejestru.
Z danych KRD wynika, że ten segment ma do uregulowania 71,2 mln zł, a problem dotyczy 2,1 tys. podmiotów. Przeciętny dług w tym gronie to 33,9 tys. zł, czyli więcej niż średnia w całej branży outsourcingowej.
Ochrona nie obroniła się przed zaległościami finansowymi
W ochronie dług nie jest największy, ale dobrze pokazuje, jak zmienia się koszt świadczenia usług. Firmy ochroniarskie mają w KRD 19,2 mln zł zadłużenia. W rejestrze widnieje 690 takich podmiotów, a średnia zaległość wynosi 27,8 tys. zł.
Przez lata branża była kojarzona głównie z pracownikami pilnującymi obiektów. To nadal ważna część działalności, bo trzeba obsadzić posterunki, skoordynować zmiany, zapewnić zastępstwa, dojazdy i umundurowanie. Polski Związek Pracodawców Ochrona podaje, że sektor zatrudnia ok. 300 tys. osób, więc każda zmiana płacowa szybko przekłada się na koszty firm.
Ale ochrona to dziś nie tylko ludzie. Stałym elementem usługi staje się technologia: monitoring oparty na AI, rozpoznawanie twarzy, analityka predykcyjna, biometria, kamery termowizyjne i drony. Nie zastępuje to pracowników, lecz zmienia ich rolę i wymaga nowych umiejętności cyfrowych. Dla firm oznacza to kolejne wydatki: zakup systemów, ich utrzymanie i szkolenia ludzi. Muszą więc renegocjować kontrakty z klientami, ale nie zawsze mogą szybko przenieść wyższe koszty na cenę usługi.
– W branżach usługowych problem z płatnościami bardzo często zaczyna się od kontraktu, który na mocno konkurencyjnym rynku jest zbyt tani, nie uwzględnia wzrostu kosztów lub przewiduje zbyt długi termin płatności. Firma przez pewien czas obsługuje klienta, licząc, że uda się to nadrobić, ale zobowiązania wobec pracowników, ZUS, dostawców czy raty leasingowe trzeba regulować na bieżąco. Jeśli dodatkowo kontrahent płaci po terminie, przedsiębiorca zaczyna kredytować jego działalność pieniędzmi z własnego biznesu – wyjaśnia Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG.
Biura i call center – między ludźmi a technologią
W obsłudze biur i call center sytuacja wygląda inaczej. Segment ten, jak pozostałe, mierzy się z rosnącymi kosztami pracy, a zarazem musi dużo inwestować w technologie, żeby utrzymać jakość i efektywność usług. Automatyzacja, voiceboty, chatboty i systemy wspierające obsługę klienta mogą zmniejszać koszty powtarzalnych zadań, ale wymagają nakładów, szkoleń i utrzymania infrastruktury. Jednocześnie w prostych usługach biurowych i w call center nadal najważniejsi pozostają ludzie. To oni obsługują bardziej złożone sprawy, reagują na niestandardowe sytuacje i odpowiadają za jakość kontaktu z klientem. Dlatego koszty wynagrodzeń i organizacji pracy nadal mają duże znaczenie.
Podmioty zajmujące się administracyjną obsługą biur, przygotowywaniem dokumentów i call center mają do spłaty łącznie 43,3 mln zł zaległości. W KRD jest wpisanych 1,3 tys. takich dłużników. Gdy płatności od kontrahentów się opóźniają, firmy mają mniej pieniędzy na modernizację, a jednocześnie muszą utrzymać jakość obsługi, od której zależą kontrakty z klientami.
Branża sama czeka na 53 mln zł
Firmy outsourcingowe nie tylko mają długi, ale czekają na pieniądze od swoich kontrahentów, którzy są im winni 53 mln zł. Najwięcej zalegają firmy z budownictwa – 11,7 mln zł, przetwórstwa przemysłowego – 10,1 mln zł oraz handlu – 7 mln zł. Kolejne miejsca zajmują usługi administrowania i działalności wspierającej – 4,3 mln zł, informacja i komunikacja – 3,9 mln zł oraz transport i magazynowanie – 3,8 mln zł.
– To pokazuje, jak szeroko outsourcing jest powiązany z innymi częściami gospodarki. Sprzątanie, ochrona, obsługa biurowa czy praca tymczasowa to usługi kupowane przez firmy z wielu sektorów. Jeśli kontrahenci z budownictwa, przemysłu, handlu czy transportu płacą z opóźnieniem, skutki odczuwają wykonawcy usług wspierających. Z badania „Rzetelność w biznesie”, przeprowadzonego na zlecenie Rzetelnej Firmy, wynika, że 49 procent firm z sektora MŚP choć raz zapłaciło kontrahentowi po terminie, a 36 procent przedsiębiorców uważa, że brak płatności od klienta może usprawiedliwiać wstrzymanie własnej zapłaty. Jedna zaległa faktura może więc uruchomić kolejną, szczególnie tam, gdzie koszty pracy i bieżącej obsługi trzeba ponieść natychmiast – podsumowuje Sandra Czerwińska, ekspertka Rzetelnej Firmy.
