Czy po powrocie z zagranicy polski pracodawca zaliczy zatrudnienie za granicą do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego? Jakie dokumenty przedłożyć, by udowodnić pracę w innym kraju i czy konieczne jest ich urzędowe tłumaczenie na język polski?
Nabywanie niektórych uprawnień pracowniczych uzależnione od stażu pracy. Pracownik nabywa poszczególne uprawnienia przy uwzględnieniu ogólnego stażu pracy – do którego wlicza się zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę od początku kariery danego pracownika (np. prawo do emerytury) – albo przy uwzględnieniu stażu pracy u konkretnego pracodawcy (np. długość okresu wypowiedzenia czy wysokość odprawy).
Od ogólnego stażu pracy u danego pracownika uzależniony jest m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego. Jeśli ogólny staż pracy wynosi co najmniej 10 lat, pracownikowi przysługuje ustawowo corocznie urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni kalendarzowych (podczas gdy osobom zatrudnionym krócej, przysługuje tylko 20 dni urlopu). Warto więc zadbać o należyte udokumentowanie okresów zatrudnienia, przykładowo poprzez przedłożenie pracodawcy świadectw pracy z byłych zakładów pracy.
Wliczeniu do ogólnego stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, podlega zarówno okres świadczenia pracy w Polsce jak i za granicą. Wynika to z art. 86 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tj. Dz.U. z 2016 r. poz. 645 ze zm.), który stanowi, że „Udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych.”
Zatrudnienie za granicą należy udokumentować
Wskazany powyżej przepis nakłada na pracodawcę polskiego obowiązek zaliczenia okresów zatrudnienia u pracodawców zagranicznych do ogólnego stażu pracy, pod warunkiem ich udokumentowania przez pracownika. Oznacza to, że ciężar dowodu w tym zakresie spoczywa na pracowniku – to pracownik musi wykazać fakt świadczenia pracy za granicą w danym okresie w ramach stosunku pracy – przykładowo przedstawiając umowę o pracę, odcinki wypłat wynagrodzenia czy zaświadczenie o ubezpieczeniu społecznym. W razie wątpliwości należy kierować się przy wykładni dokumentów zasadą interpretacji na korzyść pracownika.
Liczy się tylko umowa o pracę. Cytowany przepis dotyczy jednak jedynie zatrudnienia w ramach stosunku pracy w rozumieniu prawa kraju, w którym ta praca jest wykonywana – czyli w stosunku prawnym, który odpowiada polskiemu zatrudnieniu pracowniczemu. Nie podlega więc zaliczeniu wykonywanie pracy na własny rachunek w charakterze przedsiębiorcy lub podmiotu gospodarczego. Chodzi tylko o pracę na rachunek pracodawcy.
Trzy elementy, które powinien posiadać dokument potwierdzający zatrudnienie za granicą
Dokument wystawiony przez pracodawcę zagranicznego potwierdzający zatrudnienie powinien spełniać kilka warunków, które pozwalają uznać go za wiarygodny oraz potwierdzający fakt zatrudnienia. Powinien on zawierać określenie pracodawcy wraz z adresem siedziby w danym państwie, wskazanie okresu zatrudnienia z podaniem dat dziennych (oznaczenie bez wskazania takich dat, np. sformułowanie „był zatrudniony w latach 2010-2015, jest niewystarczające, gdyż uniemożliwia pracodawcy ustalenie okresu, który miałby zostać zaliczony) oraz dane wystawcy dokumentu, tj. kto go sporządził. Są to minimalne wymogi, które pomogą pracodawcy ustalić, czy dana osoba faktycznie świadczyła za granicą pracę w ramach stosunku pracy i jaki okres powinien podlegać zaliczeniu do stażu pracy.
Dokument w języku polskim lub wiarygodne tłumaczenie
Dokument taki powinien być ponadto sporządzony w języku polskim. Jeśli jednak dokument jest sporządzony w języku obcym, to należy przedłożyć pracodawcy jego tłumaczenie – nie ma tu obowiązku dostarczania tłumaczenia urzędowego. Pracodawca może go jednak zażądać, jeżeli przedłożony dokument lub jego prywatny przekład budzi uzasadnione wątpliwości.
Reasumując, pracodawca zobligowany jest do zaliczenia do ogólnego stażu pracowniczego, który uprawnia do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, okresu pracy za granicą, jeśli pracownik wykaże, że w danym okresie świadczył za granicą pracę, w ramach stosunku pracy. Przedstawione przez pracownika dokumenty powinny zawierać wskazane wyżej elementy, które pozwolą pracodawcy jednoznacznie stwierdzić w jakim okresie pracownik był zatrudniony. Pracodawca ma ponadto prawo zażądać dodatkowych dokumentów potwierdzających zatrudnienie, jeśli przedstawione przez pracownika dokumenty go nie potwierdzają. Natomiast w razie sporu stron w tej kwestii, rozstrzygnąć go może tylko sąd pracy.
Autor: Hanna Gałęzowska, aplikantka radcowska, specjalista ds. prawnych w Impel Business Solutions Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu
