2017 rok zbliża się wielkimi krokami, dlatego warto już teraz zastanowić się, jak w nadchodzącym roku usprawnić funkcjonowanie firmy oraz ograniczyć koszty związane z jej prowadzeniem. W realizacji tych celów pomocne będą nowoczesne technologie, które nie tylko zrewolucjonizują system pracy, ale również ograniczą zbędne wydatki.
Optymalizacja kosztów stanowi jeden z kluczowych elementów prowadzenia firmy, dlatego przedsiębiorcy powinni zastanowić się nad wprowadzeniem w życie rozwiązań, które nie będą miały negatywnego wpływu na funkcjonowanie firmy oraz pracowników, a wręcz przeciwnie – podniosą wydajność całego przedsiębiorstwa. O jakich technologiach mowa?
Po pierwsze: Usługi w chmurze
Firmy, którym zależy na optymalizacji wydatków, powinny zrezygnować z inwestowania w kosztowne oraz skomplikowane systemy informatyczne na rzecz usług w chmurze. Do takich rozwiązań należy m.in. Unified Communication as a Service (UCaaS) – technologia łącząca wiele kanałów komunikacyjnych, takich jak: sms, czat, e-mail, wiadomości głosowe oraz wideokonferencje z możliwością edytowania firmowych dokumentów, w jedną, prostą w obsłudze platformę, z której pracownicy mogą korzystać z dowolnego miejsca i urządzenia – również w ramach pracy grupowej. UCaaS to ekonomiczne rozwiązanie, gdyż firma rezygnuje z dedykowanych zasobów technicznych – utrzymanie i administrowanie systemem spoczywa na dostawcy rozwiązania, co więcej, przedsiębiorstwo płaci jedynie za korzystanie z potrzebnych mu funkcjonalności.
Drugim rozwiązaniem, nad którym warto zastanowić się, jest Contact Center w chmurze, czyli nowoczesne medium kontaktu pomiędzy firmą a klientem. – Korzyści wynikające z wprowadzenia tego rodzaju usługi to przede wszystkim, oprócz eliminacji kosztów inwestycyjnych, szybkość wdrożenia rozwiązania, które bazuje na platformie dostawcy usługi już wstępnie skonfigurowanej. W ten sposób skraca się czas niezbędny na przygotowanie i wdrożenie nowych kanałów komunikacyjnych w Contact Center. Poza tym, chmurowe rozwiązania Contact Center zapewniają swobodną zmianę liczby stanowisk, za czym idzie elastyczna zmiana opłat abonamentowych. Dzięki temu, w okresie szczytu, firma może korzystać z większej liczby stanowisk i jednocześnie cieszyć się niższymi kosztami w okresie mniej intensywnym – mówi Marcin Rusewicz, Architekt Rozwiązań UC&C z firmy MCX Telecom.
Po drugie: MPS, czyli racjonalne zarządzanie drukiem
Koszty druku stanowią jeden z głównych, niekontrolowanych wydatków w firmie. Według badań przeprowadzonych przez instytut badawczy Gartner, stanowią one od 3 do 5 proc. wydatków całego przedsiębiorstwa w ciągu roku. Co więcej, badania te wykazały również, że w polskich firmach marnowanych jest ok. 8 proc. wydruków, co w praktyce oznacza, że na jednego pracownika przypada ok. 50 kartek niewykorzystanego papieru. Z tego powodu warto zastanowić się nad wprowadzeniem w przedsiębiorstwie Usługi Zarządzania Drukiem, czyli MPS (ang. Managed Print Services). Rozwiązanie to polega na zleceniu firmie zewnętrznej oceny, a następnie usprawnienia oraz ciągłego zarządzania środowiskiem druku w obrębie całego przedsiębiorstwa. Firmy, które zdecydują się na wprowadzenie tego rozwiązania mogą zaoszczędzić nawet 40 proc. kosztów związanych z wydrukiem.
Po trzecie: Wideokonferencje redukują koszty wyjazdów
Wymierne korzyści finansowe przyniesie również wprowadzenie w firmie nowoczesnych systemów wideokonferencyjnych, które mają służyć podniesieniu efektywności pracowników zdalnych oraz redukcji kosztów związanych z podróżami służbowymi. Dzięki nim, możliwe jest ograniczenie wydatków związanych z rezerwacją hoteli, sal konferencyjnych, a także kosztów związanych z samym transportem. – Koszt systemu wideokonferencyjnego zwraca się średnio w przeciągu 18 miesięcy. Ograniczając podróże służbowe, generujemy oszczędności nie tylko na samych delegacjach. Wyliczając ROI (ang. return on investment, czyli zwrot z inwestycji) musimy brać pod uwagę również koszty wynagrodzeń. Pracownik przebywający w delegacji – nawet jednodniowej, przepracuje tyle godzin, ile zajmie mu spotkanie. Pozostały czas zabiera dojazd – a to są również koszty, jakie musimy ponieść – mówi Piotr Pawlikowski, Product Manager w MCX Telecom.
Wideokonferencje to również narzędzie, które sprawdzi się przy prowadzeniu zdalnych szkoleń, wykładów czy rekrutacji. – Organizując tego rodzaju szkolenie płacimy za salę i trenera tylko raz, a pracownicy zdalni nie muszą specjalnie dojeżdżać. W ten sposób redukujemy koszty delegacji, wynajmu większej sali, co więcej, nie tracimy czasu na sam dojazd. W przypadku uczelni, możliwość prowadzenia wykładów zdalnie zwiększa szansę na dotarcie do większej rzeszy studentów, umożliwiając tym samym efektywniejsze zarządzanie czasem oraz kosztami związanymi z kadrą dydaktyczną – jeden nauczyciel może prowadzić zajęcia w wielu miejscach jednocześnie bez konieczności przemieszczania się – dodaje Piotr Pawlikowski.
