Intuicyjność, przyjazność w obsłudze, kompatybilność z innymi systemami, a także elastyczność – to zdaniem osób zarządzających firmami jedne z podstawowych cech idealnego systemu ERP. Tak wynika z badania Macrologic, polskiego dostawcy systemów klasy ERP, na temat oprogramowania
i zarządzania procesami, które zostało przeprowadzone przez ARC Rynek i Opinia.
Rozwiązania IT do zarządzania firmami oparte na procesowości dają wiele korzyści w codziennej pracy na każdym szczeblu organizacji. Porządkują firmę, podnoszą jakość jej funkcjonowania, a także pozwalają na szybszy dostęp do informacji. Dzięki raportom z systemu ERP szefowie i menadżerowie mogą szybciej reagować na nieefektywne procesy w przedsiębiorstwie. Oprogramowanie do zarządzania wpływa również korzystnie na sprzedaż, kontrolę procesu produkcyjnego, zarządzanie logistyką oraz konkurencyjność firmy.
Spółka Macrologic zapytała polskich przedsiębiorców, jakie cechy – ich zdaniem – powinien posiadać idealny system ERP, by spełniać wszystkie te oczekiwania.
Z badania wynika, że dla zarządzających firmami ważne jest, by oprogramowanie było intuicyjne, przyjazne. Liczy się też, aby rozwiązanie współpracowało z innymi zainstalowanymi w firmie systemami. Badani oczekują możliwości rozbudowy oraz stałego wprowadzania zmian w oprogramowaniu. Ważną cechą – według przedsiębiorców – jest też elastyczność rozwiązania, co pozwala dostosowywać system nie tylko do potrzeb firmy, ale też sprawnie reagować na bieżące zmiany legislacyjne. „Jest to istotne zwłaszcza w Polsce, gdzie prawo jest często modyfikowane. Dostawca systemu klasy ERP musi szybko reagować na stale zachodzące zmiany prawne. Jeśli jego system nie jest elastyczny, dostosowywanie do zmian może zająć mu znaczniej więcej czasu” – zauważa Renata Łukasik, dyrektor ds. oprogramowania w spółce Macrologic.
Schemat procesu decyzyjnego
W badaniu spółka Macrologic sprawdziła także, w jaki sposób firmy zwykle dokonują wyboru systemu ERP. Zazwyczaj pierwszym etapem takiego procesu są spotkania z wieloma dostawcami, a następnie z wybranymi spośród nich. Te ostatnie odbywają się na ogół w szerszym gronie. Kolejno wyłaniane są dwa przedsiębiorstwa IT do dalszych negocjacji. W następstwie tych rozmów zostaje wybrana firma, przez którą zostanie dokonane wdrożenie.
Ostateczna decyzja zazwyczaj podejmowana jest wspólnie na zebraniu zarządu. Zdarza się też, że firmy kierują się opinią agencji konsultingowej, która sprawdza czy dane systemy ERP spełniają oczekiwania postawione przez klienta. Natomiast w przypadku zamówień publicznych decyzja zapada w oparciu o to, który dostawca najlepiej spełnia wymagania Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Szczególnie w organizacjach o zasięgu globalnym nowy system wdraża się odgórnie, a o jego wyborze decyduje centrala, czyli zagraniczny właściciel.
„Schematów procesu decyzyjnego jest wiele. Dlatego każda organizacja przygotowująca się do inwestycji w ERP powinna wybrać najbardziej odpowiedni dla siebie model. Jednak niezależnie od tego, z jakiego schematu skorzysta, najważniejsze jest to, aby wybrany system ERP był właściwie dopasowany do potrzeb, a w konsekwencji miał wpływ na sprawniejsze i bardziej efektywne funkcjonowanie organizacji” – podsumowuje Renata Łukasik.
