Według wstępnych założeń od 1 stycznia 2028 roku podmioty realizujące zadania publiczne będą zobowiązane do korzystania z EZD RP. Wdrożenie platformy do elektronicznego zarządzania dokumentacją ma na celu ograniczenie ilości dokumentacji papierowej i obniżenie kosztów funkcjonowania administracji publicznej. Spełni również oczekiwania interesariuszy – Eurobarometr 2025 wskazuje bowiem, że w opinii 78 proc. Polaków cyfryzacja publicznych i prywatnych usług byłaby sporym ułatwieniem[1]. Dane Ministerstwa Cyfryzacji z lipca 2025 roku wskazują, że z EZD RP korzysta już ponad 1300 jednostek, a do połowy przyszłego roku liczba ta zwiększy się dwukrotnie[2]. Jednym z głównych wyzwań, z którymi mierzą się organizacje, jest przygotowanie środowiska uruchomieniowego przed instalacją systemu.
Ponad 3 miliony obsłużonych spraw w EZD RP
Choć jeszcze nie ma obowiązku wdrożenia EZD RP, na krok ten decyduje się coraz więcej instytucji publicznych. Do podmiotów, które mają ten etap za sobą, wkrótce dojdą kolejne – ponad 1200 jednostek znajduje się w oficjalnym procesie dołączania. Według danych Ministerstwa Cyfryzacji z systemu korzysta aktualnie ponad 47 tys. aktywnych użytkowników, a liczba zarejestrowanych i obsłużonych spraw przekroczyła 3,3 mln[3].
Wdrożenie EZD RP pozwoli na ujednolicenie standardów zarządzania dokumentacją we wszystkich jednostkach administracji publicznej, ale także w szkołach, szpitalach, przychodniach lekarskich czy spółkach Skarbu Państwa. Ponadto przyspieszy realizację wielu procesów, które ze względu na papierową biurokrację i ograniczone zasoby są aktualnie czasochłonne. W praktyce oznacza to, że sprawy administracyjne będą załatwiane szybciej i sprawniej. Platforma pozwoli również na redukcję kosztów licencyjnych i tych związanych z archiwizacją dokumentów czy obsługą użytkowników. Jak podkreśla Dariusz Świąder, Prezes Linux Polska, realizacja tych celów jest jednym z kroków na drodze do transformacji cyfrowej Polski.
– Implementacja EZD RP przez wszystkie podmioty publiczne oraz możliwość realizacji prowadzonych przez nie spraw na drodze elektronicznej są jednymi z najważniejszych celów Strategii Cyfryzacji Polski do 2035 roku. O ich ważności świadczy fakt, że pojawiają się na liście tuż obok takich aspektów jak zwiększenie poziomu kompetencji cyfrowych obywateli, wzrost liczby firm korzystających z narzędzi AI czy osiągnięcie progu co najmniej 1,5 mln specjalistów ICT. W procesie zmian nie chodzi jednak wyłącznie o modernizację procesów. Działania te wpisują się w szerszą strategię unijną dotyczącą suwerenności technologicznej całego kontynentu. Zmiana podejścia jednostek publicznych do digitalizacji, zwłaszcza przy wykorzystaniu technologii open source, zdecydowanie przybliża ten cel – mówi Dariusz Świąder, Prezes Linux Polska.
Pierwszy krok? Przygotowanie infrastruktury do EZD RP
Jednostki zobowiązane do korzystania z EZD RP będą musiały zdecydować się na jeden z dwóch modeli wdrożenia: on-premise lub Software as a Service (SaaS). Pierwszy z nich polega na instalacji platformy we własnej infrastrukturze. Podmioty, które zdecydują się na tę opcję, będą odpowiedzialne za bezpieczeństwo sieci i danych oraz ochronę przed cyberzagrożeniami. W przypadku drugiego modelu infrastruktura jest dostarczana przez zewnętrznego dostawcę, co oznacza, że również i on będzie ponosił częściową odpowiedzialność za bezpieczeństwo. Jak wyjaśnia Radosław Klewin, Senior Solutions Architect w Linux Polska, wdrożenie każdego z tych modeli wymaga wiedzy i umiejętności, a sporym wyzwaniem dla jednostek administracji publicznej jest także odpowiednie przygotowanie środowiska uruchomieniowego przed instalacją EZD RP.
– Proces ten wiąże się z koniecznością wdrożenia klastrów Kubernetes, niezależnie od modelu wdrożenia, oraz skonfigurowaniem narzędzi służących do zarządzania i monitorowania klastrów. Na tym jednak nie koniec – kompetencji technicznych wymaga także integracja z istniejącymi systemami, konfiguracja mechanizmów bezpieczeństwa oraz przeprowadzenie testów. Od jakości realizacji tych i innych zadań podczas uruchomienia infrastruktury systemowej dla EZD RP zależy efektywność działania systemu, wykorzystania dostępnych zasobów, a także możliwość ich skalowania w zależności od potrzeb biznesowych instytucji – dodaje Radosław Klewin, Senior Solutions Architect w Linux Polska.
Zwiększenie bezpieczeństwa poprzez cyfryzację
System EZD RP posiada szeroki zakres funkcjonalności dotyczących bezpieczeństwa. Chroni między innymi przed nieautoryzowanym dostępem do informacji poprzez możliwość przypisania ról i uprawnień poszczególnym użytkownikom. Wdrożenie w modelu on-premise oznaczają że za kwestie security odpowiada sam klient. W przypadku usług chmurowych dostawcy SaaS EZD RP muszą spełnić wymogi w zakresie bezpieczeństwa i potwierdzić je określonymi certyfikatami, np. w zakresie zarządzania ciągłością działania czy bezpieczeństwem informacji. Dariusz Świąder, Prezes Linux Polska, wyjaśnia jednak, że zabezpieczenia systemu i wsparcie dostawców ograniczają ryzyko jedynie w pewnym stopniu. Wiele zależy również od podejścia instytucji do kwestii bezpieczeństwa.
– Podstawą jest zestaw polityk bezpieczeństwa, które regulują kwestie dotyczące identyfikacji zasobów organizacji i dostępu do informacji. Praktyka pokazuje, że nie zawsze są one w pełni uregulowane. Po drugie, ważnym zadaniem stojącym przed instytucjami jest edukacja pracowników w zakresie cyberbezpieczeństwa, ze szczególnym uwzględnieniem przetwarzania danych. Wreszcie mamy trzecią kwestię – zabezpieczenia technologiczne. Bez względu na to, który model wdrożenia EZD RP wybierze podmiot, konieczne jest zapewnienie ochrony przed zagrożeniami. O bezpieczeństwo przetwarzanych danych należy zadbać już na etapie przygotowania środowiska uruchomieniowego, poprzez właściwą konfigurację połączeń sieciowych. Z kolei po wdrożeniu EZD RP organizacje muszą mieć na uwadze między innymi kontrolę dostępu do miejsc, w których znajduje się sprzęt oraz monitorowanie sieci pod kątem potencjalnych podatności i cyberataków – podsumowuje Dariusz Świąder, Prezes Linux Polska.
EZD RP to ważny krok na drodze do nowoczesnej, zdigitalizowanej i bezpiecznej administracji publicznej. Czy plan wdrożenia platformy do końca 2027 roku we wszystkich podmiotach realizujących zadania publiczne jest realny? Wszystko zależy od tempa zmian w najbliższym czasie. Aktualnie w formalnym procesie dołączenia do systemu jest ponad 1,2 tys. podmiotów[4].
[1] Digital Decade 2025 – Special Eurobarometer, Poland,
[2] EZD RP – nadchodzi era bez papieru w administracji publicznej
[3] Jw.
[4] Jw.
