Rynek kandydata sprawia, że specjalista lub menedżer gotowy zmienić pracę, może znaleźć nowe zatrudnienie w ciągu kilku dni. Tymczasem pracodawcy, choć jak jeden mąż deklarują: „rozwijamy się dynamicznie”, zdają się nie dostrzegać tej sytuacji i prowadzą procesy rekrutacyjne, które toczą się czasem aż i trzy miesiące. Eksperci Antal badają, jak wpływa to na koszty ponoszone przez firmy oraz ich reputację.
Choć z perspektywy pracodawcy proces rekrutacyjny jest nieprzerwanym ciągiem aktywności, od wymyślenia „pracownika marzeń”, przez spotkania z kandydatami, aż po podpisanie umowy, perspektywa pracownika bywa zdecydowanie mniej porywająca. Poszczególne etapy – przesłanie dokumentów, wywiad telefoniczny, jedno lub więcej spotkań – poprzetykane są nieznośnie długimi okresami… czekania. Coraz częściej pojawiają się więc sytuacje, w których przedstawiciel firmy dzwoni do wybranego, najlepszego z kandydatów, aby zaproponować mu współpracę i ze zdziwieniem słyszy, że ta osoba właśnie podpisała umowę z inną organizacją. Konkurencja była lepsza? Nie, była po prostu szybsza.
Oczekiwania kandydatów? Czyny, nie słowa
Pracodawcy często usprawiedliwiają żmudne tempo procesów rekrutacyjnych chęcią możliwie najbardziej starannego dopasowania pracownika do stanowiska. Intencja sama w sobie jest chlubna, jednak mało która firma potrafi ją sprawnie zrealizować na rynku pracownika. Główną przyczyną jest niewystarczające przygotowanie się do rekrutacji jeszcze przed jej rozpoczęciem: ustalenie precyzyjnych, ale i realistycznych oczekiwań od kandydata, wstępne zdiagnozowanie puli kandydatów, którzy mogą wkomponować się w te założenia, dopełnienie formalności związanych z rozpoczęciem rekrutacji i rozpisanie procesu w czasie.
„Kandydaci czują, czy proces, w który są zaangażowani, jest prowadzony w sposób przemyślany. Motywami przewodnimi takiej rekrutacji są transparentność i spójność, co w praktyce przekłada się na realizację procesu w zgodzie ze znanym kandydatom harmonogramem i zamysłem. Firmy, które są w tym konsekwentne, mogą zrekrutować pracownika w ciągu 4 tygodni, a kluczowe procesy zamknąć nawet w 2 tygodnie” – wyjaśnia Artur Skiba, prezes Antal – „Tymczasem wielu pracodawców daje sobie przyzwolenie na wielomiesięczne poszukiwania nieistniejącego ideału, zmuszając solidnych i zainteresowanych współpracą kandydatów do długiego oczekiwania na decyzje o kolejnych etapach procesu. Często, co gorsza, nie informując ich o zawieszeniu czy przedłużeniu pierwotnego planu. Czy jest to spójne z deklaracją szybkiego i dynamicznego rozwoju, którą niemal każda firma zamieszcza w ofercie pracy? Nie”.
Dodając do tego, że poszukiwania zmotywowanego ideału z kilkuletnim doświadczeniem na analogicznym stanowisku są w swojej naturze z góry skazane na porażkę, efektem tak prowadzonej rekrutacji jest zatrudnienie nie najlepszego z dostępnych kandydatów, a takiego, który nie otrzymał wcześniej innej oferty pracy lub nie szuka pracy aktywnie.
„Udział w rekrutacji to nierzadko jedyny okres bezpośredniej styczności pracownika z daną firmą” – tłumaczy Anna Piotrowska – Banasiak, dyrektor rozwoju w Antal. „Całość tych wrażeń tworzy tzw. candidate experience, czyli doświadczenie kandydata. Ma to realne przełożenie na ogólną opinię o organizacji. Opieszałość w trakcie procesu rekrutacyjnego bywa utożsamiania z brakiem decyzyjności i mało »rynkowym« podejściem do biznesu”, co przekłada się na atrakcyjność firmy w oczach potencjalnych pracowników, a tym samym warunki, a nawet możliwość ich zrekrutowania i zatrudnienia.
Koszty rekrutacji – jak je optymalizować?
Wspominając o przewadze konkurencyjnej, warto przyjrzeć się także kosztom, jakie pochłania każdy dzień trwania rekrutacji. „Mierzenie efektów oraz kosztów procesów HR i ich optymalizacja nie są jeszcze powszechne w polskich firmach, a przecież i tutaj należy kierować się maksymą czas to pieniądz” – zauważa Artur Skiba. „Oszacowanie tzw. cost-per-hire, czyli kosztu zatrudnienia jednego pracownika i wyliczenie jego dziennego poziomu to kubeł zimnej wody i jednocześnie mobilizator dla pracodawców, którzy orientują się, ile środków można byłoby wykorzystać na inne cele, gdyby np. spotkania z kandydatami skondensować w dwóch dniach roboczych, a nie rozciągać na cały tydzień”.
Do czynników, które wpływają na koszt rekrutacji, zaliczają się:
- Dzienne wynagrodzenie osób zaangażowanych w prowadzenie procesu rekrutacji (rekruter wewnętrzny, potencjalny przełożony nowo zatrudnionego pracownika, dedykowany konsultant z agencji rekrutacyjnej).
- Dzienny koszt wykorzystania narzędzi rekrutacyjnych (ekspozycja oferty na portalach rekrutacyjnych, koszt utrzymania bazy kandydatów, pakiet premium w sieci biznesowej, koszty testów).
- Niewykorzystane szanse biznesowe wynikające z istniejącego wakatu (np. niesprzedane produkty i usługi, wydłużony czas obsługi klienta, niższy poziom realizacji standardowych zadań przez obecnych pracowników ze względu na konieczność realizacji dodatkowych obowiązków, przewidzianych dla rekrutowanego pracownika).
- Koszty logistyczne (zwrot kosztów dojazdu do siedziby firmy przez kandydatów, wykorzystanie narzędzi telekomunikacyjnych, ograniczona dostępność pokoi spotkań w siedzibie firmy).
Abstrahując od kosztów samej rekrutacji, niebagatelny udział w miernikach, do których optymalizacji należy dążyć, ma także analiza przewagi kompetencyjnej, którą zdobywa konkurencja, docierając szybciej i pozyskując interesującego firmę kandydata.
„Na rynku pracownika nie wystarczy wpisać w ofercie pracy, że organizacja działa prężnie i dynamicznie. Konieczne jest przełożenie tej deklaracji na czyny” – podsumowuje Anna Piotrowska – Banasiak. „Rekrutacja to moment, w którym możemy zaprezentować się nie tylko jako atrakcyjne miejsce pracy, ale także jako organizacja troszcząca się o jakość kontaktu ze wszystkimi partnerami biznesowymi, bo tak należy postrzegać potencjalnych pracowników”.
