Polska ma niecały rok na implementację dyrektywy o sygnalistach. Co oznacza, że w przyszłym roku czeka nas rewolucja na miarę RODO. Zwłaszcza, że nie został jeszcze przygotowany projekt ustawy dotyczącej sygnalistów.
Podmioty zarówno sektora publicznego jak i prywatnego będą zobowiązane do wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości oraz ustanowienia w tym celu bezpiecznych kanałów zgłoszeń jak np. aplikacja, hotline, mail. Konieczne będzie również wyznaczenie bezstronnych osób obsługujących procedury zgłaszania nieprawidłowości tj. rozpatrujących zgłoszenia i prowadzących postępowania wyjaśniające.
– Termin na zastosowanie się do nowych obowiązków w sektorze prywatnym uzależniony jest od liczby zatrudnionych. Najpierw do 17 grudnia 2021 r. taki obowiązek obejmie podmioty zatrudniające 250 i więcej osób, a do 17 grudnia 2023 r. zatrudniających od 50 do 249 osób. Natomiast podmioty sektora publicznego będą musiały dostosować się do nowych przepisów już w przyszłym roku niezależnie od wielkości zatrudnienia – mówi w rozmowie z MarketNews 24 Marta Kozak-Maśnicka, associate w Kancelarii Ożóg Tomczykowski.
Oprócz wewnętrznego kanału raportowania, dyrektywa wprowadza jeszcze kanał zewnętrzny tj. zgłaszanie nieprawidłowości do właściwych organów tj. policja, prokuratura, urzędy skarbowe, czy Państwowa Inspekcja Pracy oraz trzeci kanał, czyli ujawnienie publiczne tj. publiczne upowszechnienie informacji za pośrednictwem mediów.
Oznacza to, że jeśli przedsiębiorcy nie wdrożą wewnętrznych kanałów sygnalizowania, albo nie będą budziły one zaufania pracowników np. zgłoszenia rozpatrywane będą przez osoby niebudzące zaufania, stronnicze, pracownik będzie mógł wyjść ze zgłoszeniem poza organizację np. do mediów. Stąd też celem pracodawców powinno być stworzenie takiej procedury, dzięki której pracownicy będą czuli się bezpiecznie jeśli zgłaszają informacje w dobrej wierze.
Dyrektywa przewiduje, że osoba zgłaszająca nieprawidłowość zgodnie z procedurami, mająca uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłaszane przez nią informacje są prawdziwe – będzie objęta szczególną ochroną. Oznacza to, że pracodawca nie będzie mógł zastosować żadnych działań odwetowych wobec takiej osoby w związku z dokonanym przez nią zgłoszeniem.
Zwolnienie, mobbing, nałożenie środków dyscyplinarnych, a nawet same groźby wobec sygnalisty będą oznaczały możliwość nałożenia na pracodawcę wysokich sankcji, nie wspominając o szerokim spektrum możliwych roszczeń pracownika (przywrócenie do pracy, odszkodowanie).
– Kary finansowe za działania odwetowe mogą być wysokie, podobnie jak w innych wprowadzanych niedawno aktach prawnych, można tu wspomnieć o projekcie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, który przewidywał kary do 60 mln zł – wyjaśnia M.Kozak-Maśnicka, Kancelaria Ożóg Tomczykowski.
Choć obecnie nie ma nawet projektu polskiej ustawy wdrażającej dyrektywę o sygnalistach, to przedsiębiorcy powinni już dziś rozważyć wdrożenie takich procedur. I to nie tylko ze względu na zbliżający się obowiązek prawny, ale przede wszystkim ze względu na to, że umożliwienie swoim pracownikom, współpracownikom, a nawet kontrahentom zgłaszania nadużyć to skuteczny mechanizm zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie.
Dobrze skonstruowany wewnętrzny system raportowania o nieprawidłowościach pozwala minimalizować ryzyka finansowe i wizerunkowe, dzięki zapobieganiu i wczesnemu wykrywaniu nadużyć. Jak pokazują badania międzynarodowe sygnaliści są najlepszym źródłem informacji gdyż to często oni pierwsi mają wiedzę o potencjalnych działaniach nielegalnych lub nieetycznych, które zagrażają interesom przedsiębiorstwa. Stąd też wdrożenie procedury informowania o nieprawidłowościach w miejscu pracy to także bardzo ważny krok w kierunku budowania etycznej kultury organizacyjnej w firmie, aby pracownicy nie bali zgłaszać się nadużyć i czuli się bezpiecznie. Na to potrzeba czasu, dlatego też zasadne jest wdrożenie procedur informowania o nieprawidłowościach jeszcze przed pojawieniem się aktu implementującego dyrektywę.
