Wielozadaniowość, nadmierna kontrola i brak zaufania, nieprzemyślane zakupy, brak wiedzy o firmie, niedostępność, obawa przed zmianami – oto destrukcyjne nawyki Prezesów i zarządzających, przez które firmy często tracą pieniądze. Na szczęście nawyki można zwalczać, a pierwszym krokiem zawsze powinno być ich zidentyfikowanie. Mikołaj Dramowicz, założyciel i prezes zarządu datapax – firmy doradczej wyspecjalizowanej w automatyzacji i optymalizacji produkcji oraz przepływu informacji zwraca uwagę na najczęstsze złe nawyki i możliwe rozwiązania.

Multitasking nie istnieje – deleguj zadania!

Jednym z najczęściej spotykanych negatywnych nawyków jest skłonność do robienia wielu rzeczy naraz. Tymczasem, jeżeli ktoś wykonuje kilka zadań jednocześnie, efektywność wykonania dramatycznie spada, bo mózg musi przerzucać uwagę z jednego zadania na drugie, co oznacza, że za każdym razem zaczyna je od nowa. Szacuje się, że przeskakując z jednej czynności na drugą, dziennie marnujemy nawet 30 proc. naszego czasu!

Polscy menedżerowie mają problem z oddelegowaniem zadań. Z jednej strony narzekają na przeciążenie obowiązkami, a z drugiej często nawet nie próbują się nimi podzielić ze współpracownikami. Często łatwiej i szybciej jest poświęcić własny czas na dodatkową pracę, niż przyuczać, wymagać i rozliczać innych z poprawnego wykonania zadań. Prowizorycznie taka samodzielność może nawet wydawać się korzystna – w końcu na edukację pracowników, czy poprawianie ich błędów również trzeba byłoby znaleźć czas. Niestety, krótkowzroczność takiego myślenia widać dopiero w dłuższej perspektywie, kiedy Prezes zajmuje się wszystkim, lecz nie zadaniami kluczowymi dla jego funkcji i kondycji firmy.

Papierowy obieg dokumentów

Polscy prezesi w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw nadal zwlekają z cyfryzacją firm. E-biznes w Polsce stanowi zaledwie 4,1 proc. PKB. Dla porównania w Wielkiej Brytanii, Danii i Szwecji jest to 6-8 proc., czyli prawie 100% więcej niż w Polsce. Tym samym wraz Rumunią, Bułgarią, Grecją, Włochami, Chorwacją, Cyprem, Węgrami i Słowacją Polska zalicza się do państw Unii o niskim postępie procesów cyfryzacji. To wnioski płynące z „Raportu o postępie cyfrowym Europy (EDPR)” przygotowanym przez Europejski Urząd Statystyczny za rok 2017.

Papierowy obieg dokumentów w firmie to prawdziwa zmora. Według badań ICM na poszukiwanie właściwego dokumentu pracownicy marnują od 25 do 30 minut dziennie – to aż 90 godzin rocznie! Odpowiednio skonfigurowany system zrealizuje każdego dnia o wiele więcej zamówień niż nawet najszybszy i najwydajniejszy pracownik. Dodatkowo taki sposób pracy zmniejsza ryzyko wystąpienia różnego rodzaju błędów spowodowanych czynnikiem ludzkim, na których prostowanie pracownicy wykorzystują cenne minuty (co jednocześnie zmniejsza ilość możliwych do obsłużenia zamówień). Zautomatyzowany system sprzedaży pozwala na zwiększenie ilości obsługiwanych każdego dnia zamówień bez potrzeby zwiększania stanu osobowego firmy.

Oprócz oszczędności związanych z czasem i zwiększaniem wydajności pracy zyskujemy do wykorzystania przestrzeń, którą wcześniej zabierała archiwizacja dokumentów. Kilka tysięcy zgromadzonych papierowych kartek to zmora większości polskich biur i sekretariatów. Papier nie jest najtrwalszym nośnikiem danych, a więc nieodpowiednie warunki mogą doprowadzić do uszkodzenia i utraty ważnych dokumentów. Cyfryzacja firm to nie tylko szybki dostęp do informacji z przedsiębiorstwa, ale również bezpieczeństwo.

Procesami biznesowymi, których udoskonalenie warto rozważyć są operacje powtarzalne i monotonne np. przepływ dokumentów, ściąganie danych z systemów IT, tworzenie z nich excelowych raportów i ich wysyłka e-mailem jak również pozyskiwanie i utrzymanie Klientów, rekrutacja. Optymalizacja polega na dopasowaniu wspomnianych czynności do obecnej sytuacji w przedsiębiorstwie i celów, jakie firma chce zdobyć. Jeśli firma dąży do oszczędności, działanie będzie opierać się na minimalizacji kosztów jej działalności.

Przede wszystkim warto jednak pamiętać o beneficjentach tych usprawnień. Umiejętne zastosowanie nowoczesnych technologii może pozytywnie wpłynąć na efektywne wykorzystanie zasobów przedsiębiorstw, poprawić jakość pracy zatrudnionych osób i stworzyć nowe możliwości rozwoju.  Usprawnienia prowadzą również do zwiększenia mocy produkcyjnych, a to przekłada się na krótszy czas realizacji i możliwość obsługi większej liczby zleceń. To z kolei prowadzi do zwiększenia zysków przedsiębiorstwa. Efektywniejsze procesy przekładają się nie tylko na lepszą pracę całego przedsiębiorstwa i jej zyskowność, ale i na produkt końcowy. Konsumenci nie tylko szybciej otrzymują towar, który jest lepszej jakości, ale także — taniej, ponieważ optymalizacja może zwiększyć wydajność pracowników, znacznie redukując koszty pracy.

Niedostępność

Wizerunek idealnego prezesa jest różny, w zależności od osoby, która go tworzy. Inaczej idealnego przełożonego opiszą jego podwładni, a inaczej menedżer firmy. Niemniej jednak są pewne powtarzalne cechy niezależnie czy jest to np. badanie TNS OBOP prowadzone wśród ekspertów od HR, czy też badanie centrum szkoleniowego Jet wśród szeregowych pracowników. Oprócz wiedzy merytorycznej podkreślana jest często umiejętność słuchania innych i dostępność dla nich. Doświadczeni prezesi czasem zapominają o tym, że nie są „alfą i omegą” i że warto jest posłuchać młodszego stażem pracownika z działu produkcji. Pracownicy, którzy widzą w swoich szefach osobę kompetentną i godną zaufania, a także zawsze chętnego do pomocy i szukania najkorzystniejszych rozwiązań przywódcę zespołu, nie będą mieli wątpliwości, czy informować swojego przełożonego o napotkanych trudnościach.

Niewykorzystane szanse

Prawdopodobnie każdy handlowiec napotkał sytuację, gdzie sekretarka okazała się przeszkodą nie do obejścia. W takiej sytuacji niezależnie od jakości oferty z jaką dzwoni przedstawiciel, prezes firmy nie zdaje sobie z niej sprawy. Prezesi tracą, bo nie wiedzą ile mogą zyskać dzięki oferowanym rozwiązaniom. Mnogość różnych rozwiązań i dostawców maszyn sprawia, że nie mają oni czasu na dogłębną analizę rynku i opłacalności inwestycji oraz na poszukiwanie alternatywnych rozwiązań niewymagających znaczących nakładów finansowych.

Niewiedza

Często zarządzający nie zdają sobie sprawy z tego jak działa ich firma i z jakimi problemami borykają się poszczególne działy ich przedsiębiorstwa. Kupują najnowocześniejszą maszynę na halę, bo konkurencja też podobno ją ma. Ta potem stoi nieużywana, ale w jaki sposób można było to przewidzieć? Inwestycja w maszynę powinna być poprzedzona audytem. Często już niewielka zmiana technologiczna lub organizacyjna może przynieść nieoczekiwane rezultaty.

Obawa przed zmianami

Automatyzacja produkcji wiąże się ze zmianą niejednokrotnie utartych schematów działania. Nie dotyczy to tylko pracowników produkcyjnych i utrzymania ruchu, ale również zarządzających, którzy jednak częściej funkcjonują w dynamicznym środowisku i są bardziej przyzwyczajeni do radzenia sobie ze zmianami – nie wspominając, że to oni często są inicjatorem zmian.

Zmiany wywołują opór i strach związany z utratą kontroli, niepewnością, pytaniami „czy sobie poradzę” i dotykają wielu innych płaszczyzn. Zmiana to proces i jego znajomość daje możliwości wpływania na jego przebieg. Decydując się na automatyzację ważne jest aby wybrać odpowiedniego usługodawcę – profesjonalnych ekspertów, którzy realizują proces zmian kompleksowo, od A do Z.

– Zidentyfikowanie realnych przyczyn problemu to pierwszy krok do jego rozwiązania. W każdej firmie są obszary, które można ulepszyć. Wymaga to jednak czasu. Pierwszym krokiem jest wizyta w przedsiębiorstwie. Dzięki temu zapoznajemy się z procesem produkcyjnym, przepływem materiałów i informacji od zamówienia, aż do wyrobu końcowego, poznajemy kulturę przedsiębiorstwa, identyfikujemy problemy, które spowalniają rozwój danej firmy oraz wspólnie podejmujemy decyzję o kierunku działań. Kadry zarządzające przedsiębiorstwem, siłą rzeczy pochłonięte są czuwaniem nad bieżącą działalnością i nie zawsze są w stanie podjąć się tego zadania, dlatego ważne jest kompleksowe podejście. – podsumowuje Mikołaj Dramowicz.