Zgodnie z art. 67²⁵ Kodeksu pracy zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów związanych z pracą zdalną, wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu ustawy o PIT. Warunek jest jeden, ale wymagający: kwota musi odpowiadać przewidywanym kosztom, które pracownik ponosi w związku z pracą w domu, a firma powinna umieć pokazać, skąd ją wzięła. Od kwietnia 2023 r. praca zdalna ma stałe miejsce w Kodeksie pracy. Mimo to wiele organizacji nadal ustala wysokość ryczałtu bez udokumentowanej kalkulacji, np. 50 zł dla wszystkich, bez kalkulacji i bez aktualizacji.
Praca zdalna i hybrydowa pozostaje w Polsce powszechna, choć pracodawcy powoli starają się ją ograniczać. Według badania Grant Thornton „Praca zdalna okiem przedsiębiorców 2026” w styczniu 2026 r. pracę zdalną dopuszczało 55 proc. średnich i dużych firm, wobec 62 proc. rok wcześniej i 71 proc. w 2024 r. Pełną swobodę wyboru miejsca pracy daje już tylko 13 proc. z nich. Firmy coraz częściej wymagają też, żeby pracownicy częściej przychodzili do biura. Najwięcej z nich (27 proc.) oczekuje obecności przez 10–15 dni w miesiącu, czyli przez mniej więcej połowę do trzech czwartych dni roboczych. Rok wcześniej taki wymóg stawiało 13 proc. firm, więc ich odsetek wzrósł ponad dwukrotnie.[1] Trzeba jednak podkreślić, że pracownicy chcą elastyczności. W badaniu Pracuj.pl prawie połowa Polaków (49 proc.) wskazała model hybrydowy jako preferowany, a 16 proc. pracę w pełni zdalną.[2]
Kiedy pracodawca musi pokryć koszty?
Obowiązek dotyczy osób, które pracują zdalnie w całości lub częściowo na podstawie porozumienia, regulaminu albo polecenia pracodawcy. Zgodnie z art. 67²⁴ Kodeksu pracy pracodawca musi zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym sprzęt, oraz pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy, a także inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, jeśli zapisano to w dokumentach wewnętrznych. Musi też zapewnić szkolenia i pomoc techniczną. Zamiast zwracać koszty na podstawie rachunków, może wypłacać ekwiwalent za używanie prywatnego sprzętu albo ryczałt odpowiadający przewidywanym kosztom.
– Firmy najczęściej wybierają ryczałt, bo jest prostszy w rozliczeniu i nie wymaga zbierania od pracowników faktur za prąd czy internet. Trzeba jednak pamiętać, że nie każda praca z domu rodzi obowiązek jego wypłaty. Okazjonalna praca zdalna, wykonywana na wniosek pracownika do 24 dni w roku kalendarzowym, nie uruchamia automatycznie obowiązku pokrywania kosztów. Strony mogą to ustalić inaczej, ale wtedy taka zasada musi wynikać z wewnętrznych dokumentów – mówi Ewelina Kielanowska, HR & Payroll Supervisor w BPiON.
Jak wyliczyć ryczałt?
Kodeks pracy wskazuje co trzeba wziąć pod uwagę: normy zużycia energii elektrycznej, koszty usług telekomunikacyjnych i ceny rynkowe. Najprostsza metoda składa się z dwóch elementów: energii zużytej przez sprzęt w czasie pracy i części abonamentu internetowego przypadającej na pracę.
– Wyliczenie powinno opierać się na danych, które można sprawdzić i odtworzyć. Przykładowo: laptop, monitor i oświetlenie o łącznej mocy 0,1 kW, ośmiogodzinny dzień pracy, prąd w cenie 1,10 zł brutto za kWh i internet za 70 zł miesięcznie, z którego połowa przypada na pracę. Przy pracy w pełni zdalnej, czyli 20 dniach w miesiącu, energia kosztuje 17,60 zł, a internet 35 zł. Ryczałt wynosi więc 52,60 zł miesięcznie. Przy pracy hybrydowej z ośmioma dniami w domu to odpowiednio 7,04 zł i 14 zł, czyli 21,04 zł. To oczywiście przykładowe założenia, a każda firma powinna przyjąć własne, na przykład średnie ceny dostawców w swoim regionie – wyjaśnia Ewelina Kielanowska, HR & Payroll Supervisor w BPiON.
W praktyce część pracodawców uwzględnia również inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, np. ogrzewanie pomieszczenia wykorzystywanego do pracy. Muszą one jednak wynikać z regulaminu lub porozumienia, być uwzględnione w wyliczeniu i pozostawać bezpośrednio związane z pracą zdalną. Wyższa kwota bez takiej podstawy przestaje odzwierciedlać przewidywane koszty.
Zwolnienie z PIT i ZUS
Zgodnie z art. 67²⁵ Kodeksu pracy ekwiwalent i ryczałt za pracę zdalną nie są przychodem w rozumieniu ustawy o PIT. Pracodawca nie pobiera od nich zaliczki na podatek i nie wykazuje ich w PIT-11. Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 12 maja 2023 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN). Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne opiera się na pojęciu przychodu z przepisów podatkowych, więc ryczałt jest wyłączony również ze składek ZUS.
– Zwolnienie dotyczy tylko kwoty, która rzeczywiście pokrywa koszty pracy zdalnej. Jeśli ryczałt jest wyraźnie wyższy niż realne wydatki albo trafia do osób, które nie pracują z domu, organ może uznać, że część wypłaty nie stanowi zwrotu kosztów pracy zdalnej, lecz dodatkowe wynagrodzenie pracownika. Wtedy pracodawca musi dopłacić składki i zaliczki na podatek wraz z odsetkami. Przy kilkudziesięciu pracownikach i kilku latach wstecz może to być odczuwalne dla budżetu – mówi Ewelina Kielanowska.
Dokumentacja na wypadek kontroli
Zasady wypłaty ryczałtu muszą znaleźć się w dokumencie, który wprowadza pracę zdalną: porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie, poleceniu pracodawcy albo indywidualnym porozumieniu z pracownikiem (art. 67²⁰ Kodeksu pracy). W razie kontroli pracodawca powinien pokazać zapis o ryczałcie z kwotą lub sposobem jej ustalania oraz wyliczenie wraz z danymi źródłowymi: mocą sprzętu, czasem pracy, cenami prądu i internetu. Powinien też mieć zasady proporcjonalnego naliczania przy pracy hybrydowej i w miesiącach z nieobecnościami, ewidencję dni pracy zdalnej, jeśli od nich zależy kwota, oraz datę ostatniej aktualizacji wyliczenia.
– Ceny energii i usług telekomunikacyjnych się zmieniają, dlatego wyliczenie warto aktualizować przynajmniej raz w roku, na przykład przy planowaniu budżetu. Kwota policzona trzy lata temu może już nie odpowiadać rzeczywistym kosztom, a to ma znaczenie dla zwolnienia. Przepisy nie przesądzają też, czy ryczałt trzeba obniżać za urlop lub zwolnienie lekarskie. Wielu pracodawców pomniejsza go jednak za okresy nieobecności, żeby zachować związek świadczenia z rzeczywiście ponoszonymi kosztami. Podejście to nie wynika jednak wprost z przepisów, lecz z dążenia do zachowania związku pomiędzy wysokością ryczałtu a rzeczywiście ponoszonymi kosztami pracy zdalnej. Proporcjonalne zmniejszenie lepiej odzwierciedla rzeczywiste koszty i łatwiej je uzasadnić w przypadku ewentualnej kontroli – podkreśla Ewelina Kielanowska.
Najczęstsze błędy
W codziennej obsłudze kadr i płac te same problemy pojawiają się w firmach różnej wielkości. Najczęściej jest to okrągła kwota dla wszystkich, bez dokumentu, który pokazuje, skąd się wzięła, albo ta sama stawka dla osoby pracującej z domu dwa dni w tygodniu i dla osoby w pełni zdalnej. Zdarza się też, że firma podnosi ryczałt, żeby wyrównać brak podwyżek albo przyciągnąć kandydatów. Taka nadwyżka nie ma już związku z kosztami i traci zwolnienie. Kolejne błędy to kalkulacja z 2023 r. stosowana bez zmian mimo zmian cen energii i internetu, ryczałt wypłacany za okazjonalną pracę zdalną, choć dokumenty wewnętrzne tego nie przewidują, oraz brak ewidencji dni zdalnych, bez której nie da się obronić proporcji.
– Każdy z tych błędów osłabia argument, że ryczałt pokrywa realne koszty. W dużych organizacjach, gdzie część zespołów pracuje zdalnie, część hybrydowo, a modele zmieniają się wraz z polityką powrotu do biur, poprawne rozliczenie ryczałtu wymaga jednocześnie znajomości prawa pracy, przepisów podatkowych i składkowych oraz bieżącej obsługi list płac. Dlatego tak ważna jest współpraca z zaufanym partnerem w zakresie usług kadrowo-płacowych, który pomoże zarówno przygotować wyliczenie i zapisy w regulaminie, jak i co miesiąc poprawnie rozliczać ryczałt z wynagrodzeniem – podsumowuje Ewelina Kielanowska.
[1] https://pl.investing.com/news/stock-market-news/grant-thornton-odsetek-firm-dopuszczajacych-prace-zdalna-spadl-do-55-w-styczniu-2026-r-1270243
[2] https://media.pracuj.pl/331481-polacy-stawiaja-na-prace-hybrydowa-badanie-pracujpl
