Gdy w marcu 2020 r. pojawiły się w Polsce pierwsze przypadki Covid-19 stało się oczywiste, że nie uda się nam zapobiec pandemii. Z tego powodu w okresie od 14 do 20 marca 2020 r. obowiązywał stan zagrożenia epidemicznego, zaś od 20 marca 2020 r. , zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia obowiązuje w Polsce stan epidemii, który trwa do dnia dzisiejszego. Od ponad półtora roku w naszym kraju co jakiś czas pojawiają się różnego rodzaju restrykcje, w tym tak zwane „lockdowny”, czyli ograniczenie do minimum życia gospodarczego i społecznego w celu zminimalizowania ryzyka rozprzestrzeniania się wirusa SARS-CoV-2.
Jednym ze środków mających zapobiec rozprzestrzenianiu się pandemii było ograniczenie pracy w urzędach administracji publicznej. Prawodawca zdecydował się na wprowadzenie szeregu rozwiązań mających na celu ochronę interesantów i pracowników. Kluczowe przepisy w tym zakresie znajdują się w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 6 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii oraz w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Na podstawie powołanych aktów prawnych organy administracji publicznej mogą między innymi:
- ograniczyć wykonywanie zadań o charakterze publicznym do niezbędnych do zapewniania pomocy obywatelom (art. 21 Rozporządzenia);
- wykonywać pracę zdalną na podstawie decyzji kierownika danego urzędu (art. 22 Rozporządzenia);
- wstrzymać bieg terminów załatwiania spraw na okres nie dłuższy niż 30 dni (art. 15zzzzzn1 Ustawy).
W praktyce decyzja o pracy zdalnej i ograniczeniu funkcjonowania urzędu oznacza, że interesanci zobowiązani są do umówienia się na konkretny termin w celu dokonania określonych czynności: złożenia wniosku, odbioru decyzji itp. W przypadku np. Urzędów Skarbowych powstał nawet oddzielny portal https://www.podatki.gov.pl/e-wizyta-w-urzedzie-…, za pomocą którego interesanci umawiają się na wizytę. W praktyce rozwiązania te powodują, że w niektórych urzędach na samą wizytę w urzędzie trzeba oczekiwać kilka tygodni, a czas załatwienia tego samego rodzaju spraw w różnych miastach może być skrajnie różny w zależności od organizacji pracy w konkretnym urzędzie.
Zagrożenie epidemiologiczne wpływa oczywiście na zasadność podejmowania decyzji o ograniczeniu funkcjonowania urzędów. Wskazać jednak należy, że od przełomu maja i czerwca do końca września 2021 r. ilość nowych zakażeń SARS-CoV-2 wynosiła maksymalnie kilkaset przypadków, a w okresie wakacyjnym często nie przekraczała stu. Mimo to, wiele urzędów działało i nadal działa w sposób ograniczony, ponieważ przepisy umożliwiające takie rozwiązanie nie zostały uchylone. Utrudniony dostęp do organów władzy publicznej skutkuje licznymi problemami obywateli, a więc również przedsiębiorców. Obecnie trudnością może okazać się zdobycie koniecznych zaświadczeń, uzyskanie pozwolenia na budowę, czy wydanie paszportu koniecznego do zagranicznej podróży biznesowej. Praktyka pokazuje, że mimo, iż nie został wprowadzony formalny lockdown w gospodarce, to w administracji publicznej nieformalny lockdown nadal trwa i zależy wyłącznie od polityki określonego urzędu.
Należy wskazać, że obecnie posiadamy skuteczne szczepionki, które mogą zapewnić ochronę urzędnikom, a organizacja pracy urzędów może być tak przeprowadzona, aby minimalizować kontakty międzyludzkie. Przestrzegając zaleceń dotyczący ilości osób mogących przebywać w pomieszczeniach zamkniętych, zachowania dystansu, noszenia maseczek i dezynfekcji możliwe jest normalne funkcjonowanie urzędów. Środki polegające na ograniczaniu wykonywania zadań, pracy zdalnej czy wstrzymywaniu biegu załatwiania spraw powinny być stosowane jedynie wyjątkowo, w przypadku wykrycia ogniska zakażenia na terenie urzędu. Warto podkreślić, że mimo wzrostu zakażeń Rząd nie zdecydował się na wprowadzenie dalszych ograniczeń życia społecznego i gospodarczego. Tym bardziej nie powinniśmy wprowadzać odrębnych standardów dla administracji publicznej. Oczywiście w obliczu rosnącego zagrożenia podejmowanie dodatkowych środków ostrożności może być zrozumiałe, jednak w przypadku, gdy życie społeczne i gospodarcze toczy się normalnie, w szczególności w okresach małej ilości zachorowań, Państwo nie powinno ograniczać dostępu obywateli do urzędów i usług publicznych.
Związek Przedsiębiorców i Pracodawców
