„Designed in California. Assembled in China” – głosi napis na obudowie iPhone’ów. I choć outsourcing największych amerykańskich spółek, wywołuje spory polityków i niekończące się dyskusje ekonomistów, wydaje się dzisiaj jedynym sposobem nie tylko na międzynarodowy sukces, ale – paradoksalnie – na osiągnięcie niezależności od rynkowych zawirowań i perturbacji personalnych. I nie trzeba być Apple, by czerpać z niego korzyści. Kiedy i kto powinien więc pomyśleć o outsourcingu?

Historie wszystkich firm – zarówno wielkich, międzynarodowych korporacji, jak i podmiotów działających jedynie lokalnie – pokazują, że outsourcing to sposób nie tylko na oszczędności. Choć są one ważne i stanowią istotny element rozwoju firmy – w ostatecznym rozrachunku nie wystarczają, by uczynić ją konkurencyjną i stabilną w długiej perspektywie. Dlaczego? Koncentracja na oszczędnościach zawsze prędzej czy później zamienia się w asekurację, hamującą dalsze pomnażanie zysków. Te zapewnia jedynie rozwój i elastyczne dopasowywanie się do ewoluujących potrzeb rynku. Firmy, które zdołały nie tylko zbudować, ale i obronić swoją markę na przestrzeni lat, zamiast polityki oszczędności prowadzą i zawsze prowadziły politykę ekspansji. Tam tkwi tajemnica ich sukcesu.

Zdefiniuj core business, oddeleguj peryferia

– Wiele polskich przedsiębiorstw doszło do takiego momentu, w którym struktura organizacyjna nie pozwala na dalszy i sprawny rozwój – nie ma wątpliwości Alina Rudnicka-Acosta, Prezes Zarządu Impel Business Solutions. – W związku z tym zarządy, menedżerowie wysokiego szczebla i prezesi spółek poszukują nowych metod zarządzania swoimi firmami, które umożliwią im dalszy wzrost.

Ale żeby działać szeroko, nie sposób działać samemu. Rozwijając firmę, czy to poprzez wprowadzanie jej na nowe rynki, czy też poprzez uzupełnienie jej kompetencji, szybko napotyka się na problemy. Najszybciej na te najbardziej prozaiczne.

– Pierwszymi sygnałami wskazującymi na to, że warto rozważać wsparcie zewnętrznego partnera, są coraz częstsze problemy z utrzymaniem ciągłości działania, spowodowane kłopotami organizacyjnymi, administracyjnymi czy kadrowymi – wyjaśnia Rudnicka-Acosta.

Prozaiczne czy nie, wymagają zwykle natychmiastowego rozwiązania, a wiec poświęcenia im czasu i uwagi. A jeśli pochłaniają ich zbyt wiele, to sygnał, by oddelegować część obowiązków na zewnątrz. Którą część? Każdą, która nie wpisuje się w podstawowy obszar działalności firmy.

– Pod rozwagę należy poddać wszelkie procesy niestanowiące w opinii zarządu firmy core klienta, a co za tym idzie – zadecydować, które z nich można powierzyć bez większego ryzyka partnerom zewnętrznym – radzi Alina Rudnicka-Acosta.

Jeśli jesteś właścicielem linii lotniczej, zatrudnij pilotów i kup samolot, ale zamiast kucharzy możesz pomyśleć o cateringu.

Rozwijaj się, nie oszczędzaj

Outsourcing to oczywiście także oszczędności. Duże. Według wewnętrznych analiz Impel Business Solutions w przypadku firm, które nigdy nie korzystały z tego rozwiązania, mogą one sięgać nawet 30 procent. Przede wszystkim jednak outsourcing pozwala trzymać w ryzach koszty, które przy zwiększającej skali działania, nie stanowią stałego obciążenia, tylko rosną proporcjonalnie do uzyskiwanych przychodów.

Nie oszczędności jednak, a szansa pozyskania stabilnego partnera biznesowego jest główną zaletą outsourcingu. Zewnętrzny partner – którego doświadczenie nie ogranicza się do pracy z jedną marką – gwarantuje oczywiście jakość świadczonych usług, ale przede wszystkim pozwala zarządzającym skupić się na podstawowej działalności przedsiębiorstwa. To sprawia z kolei, że nie jest on narzędziem zarezerwowanym tylko i wyłącznie dla firm o korporacyjnej skali działania i globalnych ambicjach.

Inwestuj, nie wydawaj

Z outsourcingu wciąż zbyt rzadko korzystają start-upy. Jest on wprawdzie trudny do zastosowania w fazie zalążkowej, ale na kolejnych – gdy firma zdobyła już pierwszych klientów i inwestorów – wydaje się właściwie koniecznością. Dlaczego? Właśnie wtedy, kiedy wprowadzany na rynek firmę, nową markę czy innowacyjne narzędzie, koncentracja na tym, by znaleźć dla nich miejsce musi być najsilniejsza. Taka jest wtedy konkurencja, której nie da się pokonać inaczej niż całkowicie koncentrując się na swoich atutach. Jeśli więc prowadzisz firmę produkującą oprogramowanie, skup się na tym, by oprogramowanie było jak najlepsze. To od powodzenia produktu zależą dalsze losy twojego przedsiębiorstwa – zarówno pozyskanie kolejnych klientów, jak i inwestorów. Księgowość, HR i całą resztę możesz więc bez ryzyka powierzyć specjalistom – nie to będziesz sprzedawał.

Duże firmy o międzynarodowej skali działania i ogromnych, potwierdzonych rynkowo, możliwościach z jednej strony i niewielkie, ale śmiałe start-upy z ambicjami – z drugiej. Pozornie niewiele je łączy, a jednak outsourcing jest narzędziem, które sprawdza się w obu przypadkach. Zapewnia bowiem stabilność, bez której nie ma mowy o rozwoju. Stabilność – co ważne – która nie polega na tym, by trwać w nienaruszonym stanie, ale na tym, by elastycznie reagować na zmiany zarówno te, jakim podlega rynek, jak i te jakim podlega sama firma.

– Outsourcing to dobre narzędzie nie tylko dla dojrzałych firm chcących się restrukturyzować, ale także dla takich przedsiębiorstw rodzinnych o wieloletnim stażu, które czeka rychła sukcesja – mówi przedstawicielka Impel Business Solutions. – Niezwykle ważne jest odpowiednie przygotowanie struktur zarządczych i ukierunkowanie takiego podmiotu, by w momencie przejęcia przez mniej doświadczonego szefa był w stanie płynnie realizować zadania.

Jeśli więc prowadzisz firmę ukierunkowaną na rozwój, a nie jedynie przetrwanie, outsourcing jest optymalnym rozwiązaniem. Pozwala poczynić oszczędności – w krótkim terminie i osiągnąć upragnioną pozycję na rynku – w długim. Korzystasz bowiem z doświadczeń specjalistów, ale nie wiążą cię z nimi długoterminowe zobowiązania, dzięki czemu trzymasz się w granicach wyznaczonych budżetów i w pełni koncentrujesz na produkcie.