Jak wynika z najnowszego raportu „Bezpieczeństwo informacji w Polsce” przeprowadzonego przez HSM – aż 80 proc. firm w naszym kraju, nie ma w swojej siedzibie specjalistycznego pomieszczenia służbowego tzw. copyroom’u dedykowanego m.in prawidłowej utylizacji dokumentów. Zdaniem ekspertów taka sytuacja może narazić polskich przedsiębiorców na wyciek poufnych danych z firmy i nieprawidłowości związane z niszczeniem i archiwizowaniem dokumentacji firmowej.
Według ekspertów odpowiednio zorganizowane pomieszczenia do pracy, mają istotny wpływ nie tylko na komfort pracowników i jakość wykonywanej przez nich pracy, ale także na bezpieczeństwo i wydajność całej organizacji. Niestety świadomość o tym nie dość, że nie jest jeszcze zbyt powszechna wśród kadry zarządzającej, to często jest też przez nią bagatelizowana.
Pomimo postępującej cyfryzacji, w większości firm w Polsce, dokumentacja cały czas funkcjonuje w papierowej formie. Jednak zarówno wrażliwe informacje przechowywane na papierze, jak i na elektronicznych nośnikach są narażone na wycieki danych, przed którymi zabezpieczać powinni się wszyscy Ci, którym zależy na sprawnym działaniu przedsiębiorstwa.
Poniżej 5 powodów, dla których warto zorganizować w firmie copyroom:
– większe bezpieczeństwo: dostęp do profesjonalnych urządzeń biurowych takich jak niszczarki, drukarki, kopiarki etc. mają wyłącznie dedykowani do takich działań pracownicy, co ogranicza ingerencję osób trzecich.
– większa kontrola: można sprawować większą kontrolę nad dostępem ludzi do urządzeń, dokumentów i archiwów, jak i monitorować działania poszczególnych pracowników, a także skuteczniej dbać o stan techniczny urządzeń oraz ich serwis.
– większa poufność: osoby utylizujące lub drukujące dokumenty mogą mieć stuprocentową pewność, że nikt postronny nie będzie miał wglądu ani dostępu do ich danych. Dodatkową gwarancję poufności może zapewnić zainstalowanie monitoringu copyroom’u, a zdecydowanie łatwiej jest monitorować pojedyncze pomieszczenie niż urządzenia rozmieszczone po całej firmie.
– większy porządek: wdrożeni do firmy rozwiązania takiego jak copyroom usystematyzuje działania pracowników. Każdy z nich będzie znał procedury, wiedział gdzie i jak zutylizować poufne dokumenty, w jaki sposób odpowiednio je katalogować i archiwizować. Niewątpliwie wpłynie to nie tylko na panujący ład, ale także uporządkuje mechanizmy funkcjonowania przedsiębiorstwa.
– mniej strat: copyroom zminimalizuje ryzyko wycieku poufnych danych, które mogą narazić firmę na poważne starty nie tylko finansowe, ale i wizerunkowe. Specjalnie dedykowane pomieszczenie z ograniczonym dostępem pozwoli także łatwiej wytropić ewentualnego sprawcę wycieku danych.
„Gdy już wiemy na jakie zagrożenia jesteśmy narażeniu postarajmy się zaprojektować bezpieczniejsze środowisko pracy dla naszych pracowników. Jeżeli mamy taką możliwość, urządzenia powinny być odizolowane od osób postronnych (goście, petenci, klienci, pracownicy niższego szczebla) w postaci wydzielonego pomieszczenia z kontrolą dostępu czyli tzw. copyroom’u. Sytuacja, gdzie urządzenia stoją na korytarzach, są jawnym naruszeniem zasad bezpieczeństwa” – dodaje Marcin Sobaniec z HSM Polska.
