Zanoszą osobiście lub wysyłają pocztą – współcześni przedsiębiorcy wciąż dostarczają faktury do biur rachunkowych za pomocą tradycyjnych metod. I choć wcale nie mają na to czasu, to dla dobra biznesu będą to robić tak długo …aż konkurencyjne biuro zaoferuje nowocześniejsze rozwiązanie. W świecie, w którym do prowadzenia interesu wystarczy komputer z Internetem, możliwość zdalnej współpracy z księgowym to już biznesowy must-have.
W ostatnich kilkunastu latach nowe technologie diametralnie zmieniły oblicze sektora biznesowego. Transformacji uległy nie tylko narzędzia do świadczenia usług, ale przede wszystkim potrzeby przedsiębiorców. Na próżno szukać dzisiaj biznesmena, który nie korzysta z dóbr cyfryzacji. Zabiegany i zestresowany, zawsze wybierze rozwiązanie, które pozwoli mu zaoszczędzić czas i pieniądze. To duże wyzwanie zwłaszcza dla biur rachunkowych, które dotychczas stawiały w dużej mierze wyłącznie na osobisty kontakt z klientem.
Co ważne, współczesny biznes docenia kontakt “twarzą w twarz”, ale pod warunkiem, że nie jest do niego przymuszony. Przedsiębiorcy lubią mieć wybór, a umożliwienie im jego dokonania jest obecnie fundamentem świadczenia usług B2B. Biura rachunkowe stoją przed ogromną szansą na stworzenie kompleksowej, nowoczesnej oferty, która w pełni odpowie na potrzeby zapracowanych klientów. Nowe technologie bowiem nie tylko ułatwiają kontakty na linii księgowy – klient, ale przede wszystkim znacznie podnoszą satysfakcję obu stron ze współpracy.
Najtrudniejszy pierwszy krok
Właściciele tradycyjnych biur rachunkowych obawiają się, że zaawansowane rozwiązania okażą się zbyt skomplikowane w obsłudze nie tylko dla księgowych, ale też klientów. Jest to zupełnie racjonalny strach przed dużą zmianą, który można przezwyciężyć tylko poprzez pogłębianie wiedzy o specyfice działania dostępnych na rynku oprogramowań. Większość oferowanych systemów jest niezwykle prosta w obsłudze i wyposażona w intuicyjny interfejs, standardem jest również gwarantowane wsparcie wdrożeniowe i techniczne udzielane przez producentów.
A co z klientami biur? Współcześni przedsiębiorcy lubią technologiczne nowinki, ponieważ wiedzą, że służą do optymalizacji ich biznesu. I nawet jeśli nie są biegli w obsłudze najnowszych rozwiązań (co zdarza się coraz rzadziej!), to dzięki skrupulatnie zaplanowanym procedurom onboardingowym, nowy system szybko przestaje mieć przed nimi jakiekolwiek tajemnice.
– Wdrożenie nowego oprogramowania może budzić niepokój – jako ludzie nie przepadamy za zmianami, nawet tymi dobrymi. Z doświadczenia wiem jednak, że obawy znikają wraz z pojawiającymi się korzyściami wynikającymi z automatyzacji procesów w biurze rachunkowym. Księgowi zaczynają mieć więcej czasu dla klientów, przedsiębiorcy z kolei są zadowoleni, że mają zdalny dostęp do dokumentów i powierzyli swój biznes nowoczesnej firmie. Najważniejsze to uświadomić sobie, że technologiczne zmiany ułatwiają nam pracę i nas w niej wspierają, a nie są zagrożeniem – tłumaczy Edyta Wojtas z BrainSHARE IT, firmy produkującej SaldeoSMART.
Win – win, czyli dlaczego warto podzielić się kontrolą
Jak spośród wszystkich programów wspierających księgowych wybrać ten idealny dla danego biura rachunkowego? Odpowiedź jest prosta: znaleźć taki, który umożliwia klientowi wystawianie faktur, zdalny kontakt z biurem oraz wgląd w firmowe dokumenty.
Przedsiębiorca wystawiający faktury poprzez udostępniony mu przez jego biuro program nie tylko ma pewność, że dokumenty są od razu trafiają do księgowego i są zapisywane w archiwum, ale też nie traci czasu i pieniędzy na poszukiwanie zewnętrznych oprogramowań służących wyłącznie do generowania faktur. Nie musi też pobierać dodatkowo plików, już nie wspominając o drukowaniu dokumentów i wysyłaniu (lub co gorsza: zanoszeniu) ich do księgowej – cały ten proces odbywa się zdalnie i nie wymaga od niego wygospodarowania czasu na stacjonarną wizytę w biurze. To również duże ułatwienie dla samych pracowników biura, którzy procesują dokumenty na bieżąco i nie martwią się, że znowu otrzymają faktury na ostatnią chwilę.
– Klienci chcą też mieć możliwość bezproblemowej kontroli dokumentów (np. poprzez wgląd do archiwum online), tworzenia analiz oraz zestawień, bo to zwiększa poczucie ich komfortu i bezpieczeństwa. Przedsiębiorcy nierzadko potrzebują konkretnych danych “tu i teraz”, bez oczekiwania na pomoc pracownika biura czy działu księgowości. Chcą polegać na eksperckiej wiedzy księgowych, ale też pragną być samodzielni tam, gdzie mogą zaoszczędzić choć trochę cennego czasu. Umożliwienie im skorzystania ze zdalnej obsługi księgowej jest teraz dla biur rachunkowych tzw. gamechangerem, który na długo zostawia konkurencję daleko w tyle – dodaje Edyta Wojtas z SaldeoSMART.
Dobrze wykonana praca księgowego wcale nie musi być okupiona mozolnym wysiłkiem, zwłaszcza jeśli można ją choć w niewielkiej części zautomatyzować. Nowoczesne oprogramowania dają biurom rachunkowym możliwość zoptymalizowania własnego biznesu i wyjścia do klientów z unikalną i w pełni dopasowaną do ich potrzeb ofertą. Aby jednak w pełni czerpać z dóbr technologii, należy w pierwszej kolejności zmienić do nich stosunek. Zaawansowane systemy nie są bowiem zagrożeniem dla biur rachunkowych, a opłacalną inwestycją w ich pracowników i klientów. Dlatego też zamiast zastanawiać się, jak nakłonić zdigitalizowanych przedsiębiorców do skorzystania z usług księgowych, najpierw warto nauczyć się porozumiewać w ich (cyfrowym) języku.
