Wirtualna centrala, must have nowoczesnego działu sprzedaży i obsługi klienta

0
Businessman hand press web telephone icon button

TeleCube-ofertaZa pomocą telefonii internetowej i wirtualnej centrali telefonicznej TeleCube.pl, każda firma, nawet mikro i małe przedsiębiorstwo, może zbudować automatyczny sekretariat, z wieloma funkcjami telefonicznymi i usystematyzować zarządzanie połączeniami wewnątrz firmy, jak i z jej Klientami. Pomoże to zdecydowanie polepszyć komunikację z Klientami oraz usprawni działanie firmy i ułatwi pracę działom i osobom odpowiedzialnym za telefoniczny kontakt z Klientem.

Innowacyjne oblicze telefonii stacjonarnej

Telefonia internetowa, to odmiana telefonii, która wykorzystuje technologię VoIP (dlatego jest też określana mianem, telefonii VoIP), do przesyłania dźwięku. Krótko mówiąc rozmowa jest w tym przypadku realizowania via łącze internetowe. Czy zatem połączenia odbywają się li tylko poprzez komputer czy laptop ? Nic bardziej mylnego. Opcji w tym aspekcie jest o wiele więcej. Co oprócz tego może być (w zależności od operatora) atutem telefonii internetowej? Już odpowiadam: dowolna numeracja, w tym również zagraniczna; szereg usług i funkcji (np. wirtualna centrala, nagrywanie rozmów czy telekonferencje); dostęp do panelu Klienta 24 h / dobę (zawierającego m.in. rozbudowane statystyki połączeń); integracja z CRM i wiele więcej. O tym wszystkim i innych zaletach VoIP, opowiem Tobie w niniejszym artykule,  na przykładzie telefonii TeleCube i oferowanych przez nią usług, a przede wszystkim wirtualnej centrali telefonicznej.

Wielość urządzeń, wolność wyboru

Połączenia w telefonii VoIP, można realizować na wiele sposobów, które sam wybierasz, w zależności od Twoich aktualnych preferencji, czy też miejsca przebywania, Twojego bądź pracowników i współpracowników Twojej firmy. Możesz dzwonić przy użyciu: tradycyjnego telefonu analogowego (połączonego z tzw. bramką VoIP),  komputera, laptopa czy telefonu komórkowego (wykorzystując odpowiednią aplikację, np. darmowy komunikator ZoIPer i słuchawki z mikrofonem) oraz dedykowanego (przewodowego lub bezprzewodowego) telefonu VoIP. Możesz dostosować konkretne urządzenia do wybranych osób czy też działów. Co więcej w przypadku zmiany siedziby firmy, przeniesienie i wdrożenie usługi jest bardzo wygodne i proste.

Numery z dowolnej polskiej strefy oraz zagraniczne

W Telecube, korzystasz z tradycyjnych numerów stacjonarnych, z prefiksem odpowiednim dla danej strefy numeracyjnej (np. 22 – Warszawa, 32 – Katowice). Wybierając jednak numery stacjonarne z puli TeleCube, nie ma znaczenia lokalizacja Twojej firmy. Jeśli pracujesz w Katowicach, a chciałbyś użytkować numer katowicki i do tego warszawski oraz poznański, nie będzie z tym najmniejszego problemu. Ba, numer możesz otrzymać także z puli zagranicznej (w przypadku niektórych krajów, do przydzielenia numeru należy potwierdzić posiadanie w nim siedziby Twojej firmy). Jeśli dysponujesz własnymi numerami i nie chcesz z nich rezygnować, możesz je przenieść do TeleCube. Powitamy je bardzo serdecznie J

Tanie, a nawet bezpłatne rozmowy telefoniczne

Wszystkie połączenia pomiędzy numerami w ramach sieci TeleCube.pl będziesz mógł realizować bezpłatnie. Nawet jeśli Twoja firma zatrudnia kilkuset pracowników. Darmowe rozmowy, zrealizujesz również, ze swoimi współpracownikami, freelancerami czy nawet partnerami, pod warunkiem, że posiadają oni numery w sieci TeleCube. Za połączenia wychodzące (poza siecią TeleCube) zapłacisz, zgodnie z cennikiem TeleCube. Najtańsze rozmowy przeprowadzisz już od 5 groszy netto/minutę.

Pakiet Mini, za 9 zł netto / miesiąc

Do realizacji tradycyjnych połączeń i wysyłania SMSów, wystarczy zaopatrzyć się w pakiet Mini, który kosztuje 9 zł netto miesięcznie. W jego ramach TeleCube oferuje polski numer stacjonarny do rozmów telefonicznych oraz dodatkowo numer faxowy. Drugi z wymienionych numerów posłuży do odbierania i wysyłania dokumentów faxowych, przy użyciu rozwiązania o nazwie fax internetowy. Fax internetowy, to nic innego jak przeniesienie tradycyjnej usługi faxowej do świata wirtualnego. Z tą różnicą, że nie jest w tym przypadku wymagany tradycyjny sprzęt, ponieważ faxy przychodzą na adres mailowy, a ich wysyłanie jest realizowane przy wykorzystaniu panelu Klienta TeleCube.
Do pakietu Mini można dokupić np. numery zagraniczne. Ich koszt jest zależny od konkretnego kraju i wynosi od 19 zł netto / miesiąc (np. numer z USA czy Kanady).
Pakiet Mini to jednak tylko preludium do szerokiego wachlarza możliwości, które oferuje TeleCube. A główną z nich jest wirtualna centrala telefoniczna.

Centrala telefoniczna, co to jest ?

Centrala telefoniczna jest rozwiązaniem funkcjonującym na rynku, już od ładnych paru lat i służy do zarządzania połączeniami i usługami telefonicznymi. Kiedyś była ona jednak wykorzystywana, w głównej mierze przez podmioty sektora publicznego i korporacje. Wymagała znacznych nakładów finansowych i miejsca na sprzęt oraz okablowanie. Od kilku lat dzięki m.in. TeleCube, można zakupić centralę w wersji w chmurze, czyli tzw. wirtualną centralę telefoniczną. Jest ona wygodniejsza w użytkowaniu, bardziej skalowalna, a przede wszystkim o wiele tańsza, przez co dostępniejsza dla większej liczby firm, nawet tych najmniejszych.

Wirtualna centrala TeleCube, milowy krok do usprawnienia zarządzania komunikacją telefoniczną

Jeśli obecnie używasz w swojej firmie tradycyjnej telefonii stacjonarnej i często Klienci nie mogą się do Ciebie dodzwonić słysząc sygnał zajętości, koniecznie zainteresuj się wirtualną centralą telefoniczną.

Wirtualna centrala (telecube.pl/wirtualna-centrala-telefoniczna) TeleCube to narzędzie do zarządzania połączeniami, numerami i funkcjami telekomunikacyjnymi, administrowane przez Ciebie z poziomu panelu Klienta, do którego masz dostęp o każdej porze, za pomocą dowolnego urządzenia zaopatrzonego w przeglądarkę internetową.

Twój Klient już nigdy nie usłyszy sygnału zajętości

Wirtualna centrala, ma wiele zastosowań. Możesz dzięki niej powitać dzwoniącego Klienta komunikatem głosowym, z prośbą o wybór tonowy konkretnego numeru, przyporządkowanego do określonej osoby czy działu. Po dokonaniu wyboru, nastąpi połączenie z konkretną osobą lub dzwoniący usłyszy kolejny komunikat/powiadomienie albo np. zostanie przekierowany do poczty głosowej. Wszystko zależy od tego jak zaprojektujesz schemat działania centralki.  Jeśli wszyscy konsultanci prowadzą aktualnie rozmowy, dzwoniącego możesz skierować do tzw. kolejki. Podczas oczekiwania będzie mu emitowana muzyka oraz komunikat o aktualnym miejscu w kolejce. Jeśli w trakcie rozmowy zajdzie potrzeba, jej transferu na inny numer będzie to możliwe do zrealizowania bez konieczności rozłączania się dzwoniącego, również na numer spoza sieci TeleCube, w tym komórkowy (za dopłatą). Co więcej komunikaty powitalne lub informacyjne (można je przygotować bezpłatnie, korzystając z wirtualnego lektora TeleCube, dostępnego w kilku językach lub odpłatnie zlecić ich nagranie profesjonalnym lektorom proponowanym przez TeleCube) mogą być różnorodne i dopasowane do konkretnych przedziałów czasowych i dni. Ma to najczęściej miejsce w przypadku zróżnicowania wiadomości emitowanych w godzinach pracy oraz poza godzinami pracy czy w święta. W przypadku gdy Klienci nie zechcą czekać w kolejce i postanowią się rozłączyć, na panelu Klienta będzie można odszukać wszystkie takie nieodebrane połączenia i jednym kliknięciem zainicjować rozmowę z danym numerem. Dzięki temu, nie stracimy potencjalnego Klienta i na pewno zyskamy w jego oczach. No i będziemy postrzegani jako firma, która potrafi szybko reagować.

Nagrywanie rozmów, Claude Control, SMS, KeyPass

Wirtualna centrala TeleCube ma jeszcze wiele innych funkcjonalności. W dziale handlowym (i nie tylko) bardzo przydatne będzie zapewne nagrywanie rozmów. W TeleCube rozmowy są dostępne, na panelu Klienta przez 30 dni. W tym okresie można je pobrać (pojedynczo lub zbiorczo) na swój serwer i na stałe zarchiwizować. Nagrywanie jest przydatne nie tylko do odsłuchania rozmowy i przypomnienia sobie pewnych jej ustaleń (np. do opracowania oferty i Umowy oraz reklamacji) ale również do weryfikacji przez przełożonego umiejętności konsultanta infolinii i korygowania pewnych błędów dotyczących technik sprzedaży i obsługi Klienta, na podstawie materiału w postaci nagrania. Inną funkcją, która z kolei pozwala managerowi przysłuchiwać się via wybrane urządzenie telefoniczne, rozmowom pracownika i „na żywo” podpowiadać mu (podpowiedzi słyszy oczywiście tylko pracownik, a nie Klient) co ma mówić dzwoniącemu jest ClaudeControl. Taki monitoring rozmowy, można prowadzić nawet jeśli manager i pracownik znajdują się w innych miastach.

Po skończonej rozmowie czasami warto, nawet tylko w kilku zdaniach czy słowach wysłać Klientowi jej podsumowanie, ustalenia, albo po prostu jeszcze raz za nią podziękować. Do realizacji bardzo krótkiego przekazu, np. wspomnianego podziękowania, odpowiedni będzie SMS, którego można wysłać z panelu Klienta (również z nazwą własną, w polu nadawcy np. swojej marki).

Wybranym Klientom czy też grupom vipowskim, którym chcesz udostępnić ekskluzywne treści (np. informacje o limitowanych produktach czy określonych promocjach) i/lub przyporządkować dedykowanych doradców, możesz przydzielić, dzięki usłudze KeyPass, specjalne kody PIN. Posiadacz kodu wykorzystuje je gdy dzwoni na Twój numer i następnie wprowadza je tonowo. Jest wtedy automatycznie przekierowany do konsultanta lub miejsca gdzie odsłucha wybrane treści.

Przechodzimy do kosztów centrali, a tu miła niespodzianka

Najtańszy pakiet wirtualnej centrali, o nazwie Start, który zawiera większość dostępnych funkcjonalności centralkowych, kosztuje tylko 29 zł netto / miesiąc. W tej cenie TeleCube oferuje opisywane już opcje: IVR, warunki czasowe, wirtualny lektor, wysyłanie Smsów, fax internetowy, kolejkowanie, przekierowanie połączeń, KeyPass czy pocztę głosową. Pakiet jest przewidziany dla 4 użytkowników/stanowisk (4 konta SIP, nazywane numerami wewnętrznymi), którzy otrzymują 2 numery stacjonarne. W TeleCube, z jednego numeru stacjonarnego może korzystać nawet kilka osób, które posiadają jednak odrębne numery wewnętrzne. Dlatego też Klient dzwoniący na jeden i ten sam numer stacjonarny, może być następnie łączony z różnymi osobami, które mają zdefiniowane numery wewnętrzne. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby każda osoba w Twojej firmie, oprócz numeru wewnętrznego, posiadała też swój indywidualny numer stacjonarny. Zwłaszcza wtedy, gdy ma ona się prezentować indywidualnym numerem, a nie głównym numerem firmy, przy połączeniach wychodzących.

Pakiet Start sprawdzi się doskonale w mikrofirmie. TeleCube posiada jednak rozwiązania, dla praktycznie każdego rodzaju działalności, niezależnie od branży i ilości pracowników.  Najdroższy pakiet Elite (w cenie 129 zł netto/miesiąc), zawiera oprócz funkcjonalności pakietu Start również nagrywanie rozmów, telekonferencje (grupowe rozmowy, w wirtualnym pokoju telekonferencyjnym, do 15 osób) oraz 32 numery wewnętrzne i 16 numerów stacjonarnych. Nie oznacza to jednak, że maksymalna ilość stanowisk, oferowanych przez TeleCube, to 32. W tym przypadku nie ma ograniczeń i można dokupić w każdej chwili, do wybranego pakietu, tak numery wewnętrzne, jak i numery stacjonarne, jak również usługę ClaudeControl.

Usługi, usługami, ale ten Panel klienta

Narzędzie do projektowania-schematu centrali TeleCubePisałem już o tym, że TeleCube oferuje całodobowy panel Klienta, z dostępem do nieodebranych połączeń i opcją wysyłania faxów i SMSów. To jednak tylko namiastka tego co znajduje się na panelu. Panel to po prostu intuicyjne, łatwe w obsłudze centrum informacyjne oraz zarządcze twoich połączeń i usług w TeleCube. Znajdziesz tu m.in. billingi połączeń, statystyki z kolejek (w podziale na konsultantów, grupy), faktury, dostępne do wyboru polskie i zagraniczne numery telefoniczne oraz graficzne narzędzie do samodzielnego zaprojektowania schematu Twojej centrali. Ta ostatnia informacja, a w zasadzie użycie słowa „samodzielnie” może Ciebie zaskoczyć. Zwłaszcza jeśli jeszcze nie miałeś do czynienia z takimi kwestiami. Należy podkreślić, w tym miejscu, że takie narzędzie to duże udogodnienie dla Ciebie. Po pierwsze jest ono intuicyjne, a po drugie uniezależnia Cię w dużym stopniu od działu technicznego dostawcy, ponieważ możesz w każdej chwili dokonać edycji Twoich ustawień centralkowych. Ma to szczególne znaczenie, gdy trzeba coś zmienić „na wczoraj” np. komunikat, czy też godziny emitowania go. Jeśli mimo wszystko taka samodzielność trochę Cię zniechęca, od razu spieszę żeby Cię uspokoić. W przypadku jakichkolwiek niejasności Biuro Obsługi Klienta TeleCube, udzieli wskazówek i pomoże w konfiguracji centrali, łącznie z przeprowadzeniem stosownego szkolenia.

Integracja TeleCube z CRM

Dobrze funkcjonującą i zautomatyzowana usługa telekomunikacyjna, bardzo ułatwia i usprawnia pracę Twojej firmy i kontakt z Klientami. Nie wyczerpuje ona jednak wszystkich możliwości komunikacyjnych oraz nie jest też dedykowana do ogólnego zarządzania kontaktami z Klientami.

W tym celu sugeruję zaopatrzyć się w narzędzie zwane CRM (np. Sugester.pl czy CRMVision.pl). TeleCube.pl go nie oferuje, ale może zintegrować się z konkretnym rozwiązaniem CRM (dzięki posiadaniu API) z korzyścią dla TeleCube, jak i danego systemu CRM, a przede wszystkim Ciebie, jako ich użytkownika J

 Sprawdź TeleCube w akcji, bez żadnych zobowiązań

Nikt nie lubi podejmować decyzji, jeśli nie jest przekonany, że zakup spełni jego potrzeby. TeleCube to rozumie, dlatego oferuje swoją usługę do testów, na 14 dni. W tym okresie możesz przetestować większość opcji bezpłatnie, przy użyciu darmowych minut i testowej numeracji. Po testach możesz zrezygnować z dalszego użytkowania TeleCube albo rozpocząć płatną współpracę w opcji prepaid (tzw. przedpłata) lub na podstawie okresowej Umowy.

Dodatkowe darmowe minuty, z kodem promocyjnym

Zachęcam do testów wirtualnej centrali TeleCube. Jeśli chcesz się przekonać jak działa pakiet Elite,  kliknij w ten link: www.telecube.pl/rejestracja/?product_id=18, wypełnij formularz rejestracyjny i przejdź (po otrzymaniu linku aktywacyjnego) do panelu Klienta. Jeśli w trakcie rejestracji wpiszesz Kod: CEO18 (ewentualnie możesz go podać telefonicznie, kontaktując się z naszym działem sprzedaży, do 24 godzin od rejestracji, pod numerem 221131415) otrzymasz, zamiast tradycyjnej puli, aż 150 minut na testy (dotyczy połączeń w cenie 5 groszy netto / minutę, dla droższych połączeń ilość minut będzie relatywnie mniejsza). Kod jest ważny do 15 lutego br.  (w tym terminie należy się zarejestrować) i dotyczy tylko Klientów, którzy nigdy  wcześniej (tj. do 25 stycznia 2018 r.) nie korzystali z usług telefonii TeleCube.

Ważne! Większą pule darmowych minut otrzymasz również w przypadku wyboru innego niż Elite, pakietu wirtualnej centrali