Wizytówka jest niezwykle ważnym elementem komunikacji biznesowej. Wymiana tych niepozornych kartoników to nieodzowna część rytuału obowiązującego podczas wszelkich spotkań, które odbywają się „w interesach”. Ale uwaga! Aby wizytówka spełniła swoje zadanie, musisz wiedzieć, jak i komu ją wręczyć. Oto najważniejsze zasady, które trzeba znać.
Brak wizytówki to poważne faux pas!
Warto zacząć od oczywistego: wizytówka to obowiązkowy element wyposażenia każdego biznesmena. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, bez względu na branżę, upewnij się, że masz pod ręką choć kilka kartoników. Nigdy nie wiesz, kiedy Ci się przydadzą.
Wizytówkę wręcza się na początku spotkania
Najlepiej, jeśli zrobisz to tuż po uściśnięciu dłoni swojego partnera, przedstawiając mu się. Wizytówkę warto wręczyć każdej osobie, która uczestniczy w spotkaniu – zwłaszcza, jeśli mowa o gronie kilku – kilkunastu rozmówców. Jeśli kogoś pominiesz, może to zostać źle odebrane.
Opcjonalnie możesz ją wręczyć na zakończenie rozmowy – np. sytuacji, gdy znałeś rozmówcę wcześniej. Jak więc widać, do tematu momentu wręczania wizytówek warto podejść z wyczuciem. Ale uwaga! Przenigdy nie przekazuj ich w trakcie jedzenia. Jeśli z partnerem umówiłeś się na kolację, wymiany wizytówek dokonaj przed lub po posiłku.
Pamiętaj, że nie bez znaczenia jest także technika wykonania wizytówki.
Rys.1. Typy lakieru na wizytówce; źródło: https://www.openprint.pl/wizytowki
Jak wręcza się wizytówkę?
Wizytówkę wręczaj, odwracając ją tak, aby były widoczne Twoje dane. Możesz to zrobić jedną ręką lub trzymając ją w obu dłoniach. Uwaga! Wizytówka powinna ZAWSZE trafić bezpośrednio do ręki rozmówcy, a nie na stół!
Komu wręczać wizytówkę?
Zgodnie z zasadami biznesowego savoir vivre’u, wizytówkę powinna jako pierwsza wręczyć osoba o wyższym statusie – to istotne zwłaszcza podczas wewnętrznych spotkań firmowych. W przypadku spotkań między biznesowymi partnerami ma to mniejsze znaczenie. Jeżeli jednak czujesz, że jesteś na nieco „gorszej” pozycji – poczekaj na ruch ze strony rozmówcy.
Pamiętaj też, że jeżeli Tobie została wręczona wizytówka, nieuprzejmym byłoby nie odwzajemnić tego gestu. Co jednak, kiedy nie bardzo chcesz przekazywać rozmówcy swojego numeru telefonu czy adresu e-mail? Rozwiązanie jest bardzo proste: przygotuj część wizytówek bez tych danych. Sprawdzą się w takich sytuacjach idealnie.
Nie chowaj wizytówki od razu do kieszeni
Co zrobić z wizytówką tuż po jej otrzymaniu? Nie do przyjęcia jest włożenie jej do kieszeni (tym bardziej, o zgrozo, do tylnej kieszeni spodni!). Schemat zachowania zależy od sytuacji. I tak:
- jeśli wymiana następuje podczas przypadkowego spotkania „na ulicy” lub na spotkaniu networkigowym, podczas którego rozmawiacie na stojąco, dobrym pomysłem jest dokładne przyjrzenie się wizytówce i przeczytanie zawartych na niej informacji. Następnie możesz ją trzymać w dłoni aż do zakończenia spotkania, a na jego koniec – schować do portfela lub (lepiej) wizytownika,
- gdy wizytówka została Ci wręczona na standardowym spotkaniu „zasiadanym”, powinna do końca spotkania pozostać na stole, gdzieś w zasięgu Twojego wzroku. Na koniec możesz również umieścić ją w wizytowniku.
Design wizytówki ma znaczenie
Aby dobrze wypaść w oczach partnera biznesowego, warto również zadbać o jakość wizytówek. Zwróć uwagę na:
- format – najlepiej wybrać ten standardowy, a więc 90 x 50 mm (taką wizytówkę łatwo umieścić w portfelu czy wizytowniku),
- jakość papieru – warto wybrać ten wyższej klasy, aby podnieść prestiż tego druku,
- zastosowany font – przyjęło się, że w wizytówkach firmowych nie stosuje się kursywy. Warto też pozostać przy bardziej „profesjonalnych” krojach czcionki.
Przy projektowaniu wizytówki warto więc zasięgnąć rady ekspertów, a jej projekt wykonać u grafika. Takie rozwiązanie oferują dobre drukarnie, np. OpenPrint.pl. Specjaliści przygotują layout wizytówki zgodny z systemem identyfikacji Twojej marki i podpowiedzą, jakie parametry sprawdzą się najlepiej – tak, abyś wywarł pozytywne wrażenie i na pewno nie popełnił faux pas.
