Rynek powierzchni biurowych zmienia się dynamicznie, przynosząc wciąż nowe szanse, ale i zagrożenia podmiotom, które na nim operują. W samej Warszawie podaż powierzchni biurowych przekracza 5 milionów metrów kwadratowych, a w budowie jest kolejne 700 tys. W efekcie negocjacje najmowe zaczynają – od praktycznej strony – przypominać negocjacje w centrach handlowych: trzeba negocjować szybko i dużo, szukać rozwiązań kompromisowych, eliminować postanowienia niepraktyczne, „przegadane”, regulujące sytuacje, które się nigdy nie zdarzają (lub zdarzają bardzo rzadko), wypracowywać reguły wystarczająco chroniące interes „naszej” strony – akceptowalne jednak dla kontrahenta.
Rynek dojrzewa?
Na przestrzeni kilku ostatnich lat zapisy w umowach najmu zaczynają być postrzegane jako mniej kłopotliwe. Wydaje się, że jest to objaw postępującego dojrzewania rynku najmu powierzchni biurowych – strony negocjacji znają swoje wzajemne stanowiska i wiedzą, jakie warunki można uznać za rynkowe i na uzyskanie czego mają szansę. Jedynym obszarem, który wciąż wzbudza najwięcej emocji u negocjatorów są następstwa opóźnienia w przekazaniu lokalu, co prawdopodobnie wynika z tego, że najemcy większą wagę przykładają do dopasowania nowego najmu od obecnego, który wkrótce wygaśnie – chcąc ograniczyć konieczność płacenia czynszu „na zakładkę” z większą determinacją negocjują konsekwencje późniejszego przekazania lokalu do ich dyspozycji. W niechlubnej czołówce znajdują się także klauzule dotyczące kar umownych w przypadku wypowiedzenia umów oraz skutki zakłóceń w korzystaniu z lokalu.
Z mojej prawniczej perspektywy dużo więcej energii wymagają negocjacje postanowień dot. prac wykończeniowych. Czasy, gdy prawnicy przy kwestiach technicznych zamykali temat stwierdzeniem „a tutaj wstawimy załącznik przygotowany przez zespół techniczny”, odeszły niestety w przeszłość – jesteśmy zmuszeni douczać się w kwestiach technicznych i znacznie głębiej wchodzić w szczegóły opisujące prace, sposób ich realizacji i ponoszone koszty.
Kosztowne negocjacje
Wynegocjowanie umowy bywa czasochłonne. Wielokrotne spotkania, telekonferencje, komentarze na piśmie, uzgodnienia prawników, decyzje biznesowe, negocjacje kwestii technicznych – to realia prawie każdych negocjacji. Przedłużające się negocjacje mogą prowadzić do zagrożenia terminów ustalonych przez wynajmujących z bankami finansującymi, do wzrostu kosztów (prawnych, brokerskich), czasem – w obecnych realiach ostrej rywalizacji deweloperów – do utraty najemcy.
Jak skrócić czas negocjacji? Tu kluczowych jest kilka czynników:
- A) możliwie prosta umowa,
- B) kompetentny zespół (agent, leasing menedżer, prawnik, zespół techniczny, architekt),
- C) możliwie szczegółowe wstępne uzgodnienie warunków w liście intencyjnym,
- D) dobre przygotowanie do negocjacji,
- E) koncentracja procesu negocjacji (kilka spotkań w krótkich odstępach czasu, szybkie przeredagowanie projektu umowy po negocjacjach)
Komentarz powstał w oparciu o wyniki raportu „Najbardziej sporne klauzule w umowach najmu powierzchni biurowych 2018”
