Wszedł w życie rządowy system długoterminowego oszczędzania. Pracodawco sprawdź, jak najlepiej przygotować się do programu.
Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych weszła w życie 1 stycznia 2019. Według harmonogramu od lipca zacznie ona dotyczyć największych przedsiębiorstw, zatrudniających powyżej 250 pracowników. Większość z nich jest właśnie na etapie planowania i podejmowania najważniejszych decyzji związanych z programem. Poniżej najważniejsze informacje, które musi wiedzieć o PPK każdy pracodawca.
Pracownicze Plany Kapitałowe to powszechny, dobrowolny i w pełni prywatny system długoterminowego oszczędzania, który ma uzupełnić obowiązujące na rynku rozwiązania emerytalne. Celem programu jest przede wszystkim zwiększenie stopy oszczędności Polaków oraz zapewnienie im większego bezpieczeństwa finansowego na emeryturze. Aby zachęcić społeczeństwo do oszczędzania, projekt przewiduje automatyczny zapis pracowników do 55 roku życia, za których pracodawca odprowadza składki na ubezpieczenie społeczne.
Najwięcej obowiązków z tytułu nowego systemu spocznie na pracodawcach. Obok działań związanych z przygotowaniem do wdrożenia programu, zatrudniający zmierzą się z wyborem instytucji finansowej, zawarciem z nią umów o zarządzanie oraz prowadzenie PPK. Obligatoryjne będzie dla nich również ustrukturyzowanie w firmie procedur administracyjno-komunikacyjnych. Oto najważniejsze zadania, jakie czekają pracodawców:
Krok 1. Przygotowanie do utworzenia PPK
Mając na względzie wszystkie kryteria przyjęte w ustawie, dobre przygotowanie do utworzenia PPK rozumie się przez staranne przeprowadzenie diagnozy potrzeb i uwarunkowań danej firmy, identyfikację jej dotychczasowych kosztów związanych z długoterminowymi świadczeniami emerytalnymi i ubezpieczeniowymi oraz określenie wydatków związanych z całą operacją. Ważnym aspektem w procesie będzie miała również identyfikacja konsekwencji finansowych wynikających z wprowadzenia planów kapitałowych.
– Należy podkreślić, że podstawowe źródło finansowania programu będą stanowiły obowiązkowe wpłaty. Minimalna wysokość składki PPK będzie dotowana przez pracodawcę, pracownika oraz państwo. Zatrudniający, mając na uwadze swój udział w składce, musi uwzględnić ten koszt w planach finansowych firmy – mówi Grzegorz Chłopek, prezes zarządu Nationale-Nederlanden PTE – Pracodawcy będą bowiem zobligowani do odprowadzania minimum 1,5 proc. wynagrodzenia uczestnika programu. Część z nich fakultatywnie dopłaci do PPK danego pracownika dodatkowe 2,5 proc. jego wynagrodzenia – dodaje.
Krok 2. Wybór instytucji finansowej
Kolejnym obowiązkiem po stronie pracodawcy będzie wybór instytucji finansowej figurującej w ewidencji PPK. Decyzja o wyborze konkretnego oferenta powinna zostać podjęta w porozumieniu z reprezentacją pracowników. Aby wytypować właściwą instytucję, zatrudniający powinien przede wszystkim zwrócić uwagę na proponowane warunki gromadzenia środków, efektywność oferenta w zarządzaniu aktywami oraz jego doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi.
– Przy wyborze instytucji finansowej należy kierować się zarówno potrzebami pracowników, jak i doświadczeniem jednostki mającej zarządzać ich pieniędzmi. Warto zaufać firmie, która ma długoletnią praktykę w oferowaniu produktów emerytalnych. Decyzja pracodawcy o wyborze właściwego oferenta, będzie miała istotne znaczenie dla wysokości przyszłego kapitału zgromadzonego przez uczestników w ramach PPK – podkreśla Grzegorz Chłopek.
Krok 3. Zawarcie umów o zarządzaniu i prowadzeniu PPK
W kolejnym etapie pracodawca będzie zobligowany do zawarcia z wybraną instytucją finansową umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK. Wśród firm, które mogą prowadzić PPK znajdują się: powszechne towarzystwa emerytalne (PTE), pracownicze towarzystwa emerytalne (PrTE), towarzystwa funduszy inwestycyjnych (TFI) oraz zakłady ubezpieczeń (ZU). Podpisanie umowy będzie skutkować automatycznym zapisem wszystkich osób zatrudnionych w firmie do powszechnego programu oszczędzania. Decyzja o chęci uczestniczenia w nim, zgodnie z zasadą dobrowolności, będzie jednak należeć do pracowników.
Brak terminowego zawarcia umowy może skutkować nałożeniem na pracodawcę kary finansowej w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń za poprzedni rok obrotowy. Kontrakt o zarządzanie PPK może zostać rozwiązany na zasadach i w terminach w nim określonych.
Krok 4. Wdrożenie administracyjne i komunikacyjne PPK
Poza pracami przygotowawczymi, bardzo ważne będzie wdrożenie administracyjne programu w firmach, które spoczywać będzie na pracownikach działów personalnych i płacowych. Ich działania na początku powinny skupić się przede wszystkim na dostosowaniu procedur oraz zapewnieniu uczestnikom możliwości składania dyspozycji. Po stronie działu będzie także leżało przystosowanie systemu kadrowo-płacowego do naliczania wpłat PPK. Wraz z funkcjonowaniem PPK do zadań działów HR należeć będzie bieżąca obsługa programu.
Ostatni kluczowy obszar działań to komunikacja z pracownikami. Mimo że większość obowiązków informacyjnych spocznie na instytucjach finansowych, to w gestii pracodawcy będzie przeszkolenie zatrudnionych z nowo obowiązujących zasad oraz bieżące informowanie ich o wynikach inwestycji.
