Większość jednostek budżetowych przed zmianą z 2013 r. związana była z umową z Polskim Górnictwem Naftowym i Gazownictwem, które było zarówno dostawcą jak i sprzedawcą gazu. Obecnie zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy Prawo energetyczne, odbiorcy końcowi – zarówno jednostki publiczne, jak i odbiorcy prywatni – mogą korzystać z sieci lokalnego dostawcy w celu dostarczenia gazu lub energii kupionej u dowolnego sprzedawcy. W sytuacji zmiany sprzedawcy paliwa gazowego na instytucjach sektora publicznego spoczywa obowiązek rozpisania przetargu na zakup paliwa gazowego. Dokładne zasady, możliwe tryby i procedurę przetargu w jednostce dysponującej środkami publicznymi określa ustawa Prawo zamówień publicznych.
Wybór formy przetargu
Do uruchomienia przetargu potrzebne jest zamieszczenie publicznej oferty. Proces ten wygląda różnie w przypadku różnych rodzajów przetargów – najprościej dla przetargu nieograniczonego. – W przypadku stosowania przetargu nieograniczonego zamawiający nie musi dokonywać jakichkolwiek czynności dodatkowych celem ich zastosowania – mówi Joanna Repko, ekspert Energii dla Firm. – Skorzystanie z opcji przetargu nieograniczonego wymaga niskiego poziomu formalizacji – do uruchomienia przetargu niezbędne jest jedynie wypełnienie odpowiedniego wzoru ogłoszenia i zamieszczenie dokumentu publicznie. W postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego może brać udział nieograniczona liczba niezindywidualizowanych wykonawców, a złożenia ofert nie poprzedza żadna procedura kwalifikacyjna. Wymaga on jedynie zamieszczenia dokumentu na stronie internetowej Biuletynu Zamówień Publicznych lub Suplemencie do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.
Wszystkie dokumenty muszą być sporządzone pisemnie pod rygorem nieważności. Najpierw należy sporządzić pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia, który musi zawierać:
– opis przedmiotu zamówienia
– informację o trybie udzielenia zamówienia
– informację o wykonawcach
– cenę i inne istotne elementy ofert
– wskazanie wybranej oferty lub ofert
Nie zawsze jednak instytucja stosuje formę przetargu nieograniczonego, choć jeśli chodzi o zakup paliwa gazowego okazuje się najbardziej efektywny. W przypadku przetargu ograniczonego do którego zaprasza się określonych oferentów, sprzedawcy paliwa gazowego muszą złożyć wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a zamawiający ogłasza listę oferentów spełniających określone wcześniej warunki.
Ustawa Prawo zamówień publicznych dopuszcza również wcześniejsze negocjacje z oferentem – po etapie negocjacji zamawiający zaprosi sprzedawców gazu do składania ofert. Możliwy jest także dialog konkurencyjny w którym zamawiający prowadzi rozmowy z wybranymi przez siebie oferentami, a następnie zaprasza ich do składania propozycji. Negocjacje mogą się również odbyć bez ogłoszenia, a także – w określonych warunkach – z wolnej ręki, kiedy zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym podmiotem. Zamawiający może również skierować pytanie o cenę do wybranych wykonawców i zaprosić ich do składania ofert. Dopuszczalnym trybem przetargu jest też licytacja elektroniczna – za pomocą formularza na stronie internetowej wykonawcy składają oferty, które podlegają automatycznej klasyfikacji.
Od ogłoszenia do rozstrzygnięcia
Po wybraniu trybu przetargu instytucja przystępuje do kolejnych etapów z których pierwszym to ogłoszenie publiczne: zawsze zamieszcza się je w siedzibie zamawiającego, na jego stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym – często jest to prasa lokalna lub regionalna – w zależności od zasięgu terytorialnego jednostki ogłaszającej przetarg. Jeśli wartość zamówienia jest równa lub przekracza 134 tys. euro, należy zamieścić ją w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Po opublikowaniu ogłoszenia zamawiający udostępnia zainteresowanym specyfikację istotnych warunków zamówienia, a następnie wykonawcy mogą składać oferty.
Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający powinien podać kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Podczas otwarcia ofert podaje się ceny, terminy, dane wykonawców i warunki płatności. Po otwarciu ofert komisja przetargowa analizuje i ocenia oferty – może w tym czasie zażądać od wykonawców wyjaśnień odnośnie treści złożonych przez nich ofert. – Zamawiający wybiera ofertę najlepiej spełniającą określone wcześniej kryteria: najczęściej cenowe, a także parametry techniczne usługi, oddziaływanie na środowisko oraz jakość i funkcjonalność, ale może również wziąć pod uwagę kryteria podmiotowe: wiarygodność finansową i techniczną oferenta – dodaje ekspert Energii dla Firm, Joanna Repko.
Niezwłocznie po wybraniu najkorzystniejszej opcji zamawiający musi umieścić komunikat o wyborze w miejscu publicznym: w swojej siedzibie i na stronie internetowej. Jednocześnie podaje uzasadnienie odrzucenia pozostałych ofert . W terminie nie krótszym, niż 15 dni od dnia zawiadomienia o wyborze, zamawiający zawiera umowę na usługę z wybranym w przetargu oferentem. Ma na to 10 dni w przypadku zawiadomienia drogą elektroniczną. Po spełnieniu końcowych formalności pozostaje podpisać umowę z nowym dostawcą energii gazowej. W tym kroku odbiorca upoważnia nowego sprzedawcę do reprezentowania go przed operatorem systemu dystrybucyjnego oraz przed dotychczasowym sprzedawcą. W tym przypadku nowy sprzedawca – w imieniu odbiorcy – dokonuje niezbędnych formalności tj. wypowiada umowę dotychczasowemu sprzedawcy i zawiera (o ile to konieczne) umowę o świadczenie usług dystrybucji z operatorem systemu dystrybucyjnego.
