Coraz więcej firm szuka oszczędności w obszarze zarządzania nieruchomością. Znajduje je w połączeniu wielu serwisów w jedną kompleksową opiekę – modelu zintegrowanym. Kluczem do oszczędności jest zastępowalność, współpraca i koordynacja pracy różnych zespołów przez jedną osobę.
Do wielu przedsiębiorców przemawia zależność: w pakiecie taniej niż osobno. Ile zatem można zaoszczędzić przechodząc z sytemu rozwodnionego na zintegrowany? To oczywiście kwestia bardzo indywidualna. Zdarza się, że firmom udaje się uzyskać oszczędności mieszczące się w przedziale od kilku do kilkunastu procent. Korzyścią finansową może być także utrzymanie stałego kosztu zarządzania nieruchomością pomimo wzrostu płacy minimalnej oraz cen. Spokój właściciela nieruchomości oraz możliwość skupienia się na ważniejszych sprawach jest natomiast wartością niepoliczalną.
Wsparcie techniczne, ochrona i serwis sprzątający – to trzy podstawowe zakresy opieki nad nieruchomością. Zamawiane oddzielnie są często droższe, a na pewno powodują konieczność negocjowania, kontaktu i bieżącej współpracy z trzema odrębnymi firmami. Potrzeba wielu pracowników, co zwiększa koszty, a do tego często wywołuje problem z podziałem pracy i przerzucaniem odpowiedzialności. Mając świadomość mankamentów rozwodnionego modelu zarządzania obiektami, coraz więcej firm decyduje się na inne, bardziej efektywne i bardziej opłacalne rozwiązanie. Wiedząc, że lepiej w pakiecie niż osobno, wybierają zintegrowaną obsługę nieruchomości, przede wszystkim ze względu na jej opłacalność i wygodę we współpracy z dostawcą. – Model zintegrowany pozwala generować oszczędności w dwóch obszarach: operacyjnym i stricte finansowym – wymienia Robert Mazur, dyrektor handlowy Zintegrowanej Obsługi Nieruchomości w spółce Impel Synergies.
Zastępowalność i współpraca
Oszczędności operacyjne wynikają z możliwości wyręczania pracownika przypisanego do jednego serwisu przez osobę z innego zespołu. W sytuacjach awaryjnych to technik lub ochroniarz może wykonać prace porządkowe, gdy na terenie nieruchomości nie ma akurat zespołu sprzątającego, który w modelu zintegrowanym często jest grupą mobilną. Takie grupy pracują zgodnie z ustalonym harmonogramem. Integracja usług pozwala je zastąpić w przypadku zdarzenia losowego. Innym przykładem są obowiązki technika, który pewnych czynności – ze względu na przepisy BHP – nie może wykonywać w pojedynkę. – Asysta drugiego technika jest trudna do zorganizowania i droga, ale w ZON może go zastąpić ochroniarz, wtedy drugi technik przyjeżdżać nie musi, dzięki czemu oszczędzamy. Działa to też w drugą stronę: po odpowiednim szkoleniu technik może zastąpić w dyżurce ochroniarza, gdy ten wychodzi do alarmu – tłumaczy ekspert.
Zastępowalność to jedna korzyść, drugą jest współpraca. W aspekcie współpracy także nietrudno o często występujący przykład – remont. Jeżeli prace są nieco bardziej wymagające, konieczne jest zabezpieczenie terenu, zaangażowanie podwykonawców i dodatkowych grup sprzątających. Aby wjechać na teren nieruchomości, muszą się zapowiedzieć i przejść weryfikację. Do kontroli niezbędna jest współpraca kilku zespołów pracujących na obiekcie. Pracę wszystkich należy zorganizować i skoordynować. – W przypadku zamawiania usług osobno, to zadanie leży po stornie właściciela lub zarządcy nieruchomości. Jeżeli korzystamy z ZON, to zajmuje się tym jedna, specjalnie powołana do tego celu osoba – wyjaśnia Robert Mazur. – Jeśli nieruchomością opiekuje się Menadżer ZON, właściciel obiektu może po prostu ocenić efekt koordynacji różnych zadań, a nie martwić się sposobem jej przeprowadzenia – dodaje.
Trzecią korzyścią jest lepsze zapewnianie bezpieczeństwa funkcjonowania obiektu i jego użytkowników, co ma kluczowe znaczenie w obliczu sytuacji nieprzewidzianych (np. pandemii). Współpraca służb umożliwia dokładniejsze sprzątanie, dodatkowe odkażanie, skrupulatniejszą weryfikację gości, częstsze przeglądy i dezynfekcje instalacji itp. W ZON wchodzą bowiem, oprócz podstawowych, dodatkowe usługi specjalistyczne, które można włączać w zależności od potrzeb.
Korzystniej w zestawie
Opieka Menedżera ZON niesie ze sobą wymierną korzyść w drugim obszarze – oszczędności stricte finansowych. Mając go na obiekcie, zbędnym staje się zatrudnianie kilku managerów do poszczególnych serwisów. To samo dotyczy oszczędności na etatach ochroniarzy, techników i osób sprzątających. Model rozproszony potrzebuje ich więcej, natomiast zintegrowany – mniej. Podobny efekt uzyskuje się, gdy zespół zajmujący się sprzątaniem, serwisem technicznym, utrzymaniem terenów zielonych, a nawet ochroną jest grupą nie stałą, a mobilną. – Usługi świadczone przez grupy mobilne są tańsze, ponieważ jedna ekipa może obsługiwać kilka obiektów – zapewnia Robert Mazur. – Grupa mobilna ma jednak sens tylko wtedy, gdy pod jej nieobecność można ją zastąpić w nagłych przypadkach. I to jest właśnie kwintesencja zintegrowanej obsługi nieruchomości – podsumowuje.
