Biuro pozostaje strategicznym narzędziem według 90% ankietowanych przez nas firm. W wyniku wzrastania na znaczeniu elastyczności, autonomii i różnorodności wiele podmiotów wykorzysta ten moment, żeby zredefiniować swój model pracy i zaoferować pracownikom większą elastyczność niż kiedykolwiek wcześniej, ale w centrum zawodowego życia cały czas pozostanie biuro. Trzeba się liczyć z tym, że jego forma, funkcja, wielkość i jakość ulegną jednak zmianie. Najemcy chcący zaadoptować nowe standardy rynkowe i związane z nimi oczekiwania pracowników, muszą się liczyć ze zmianami w warunkach najmu.
90% ankietowanych uważa biuro za strategiczne narzędzie
Przeprowadzone przez Knight Frank badanie wśród naszych globalnych klientów, w którym wzięły udział 373 firmy zatrudniające łącznie niemal 10 mln osób na świecie, wskazuje, że 90% ankietowanych uważa biuro za strategiczne narzędzie dla swojej firmy. Jednakże, co bardzo ważne – forma, funkcja, jakość i wielkość biur ulegnie zmianie. Z ankiety wynika, że nieco ponad jedna trzecia respondentów (35%) spodziewa się zmniejszenia wielkości swoich globalnych portfeli biur w ciągu najbliższych trzech lat, przy czym taka sama część oczekuje, że wielkość ich portfela powierzchni biurowej pozostanie na niezmienionym poziomie. Z kolei około 30% respondentów przewiduje powiększenie ilości wynajmowanej powierzchni w związku z rozwojem działalności i wejściem na nowe rynki.
Biura dla ludzi
Biorąc pod uwagę rolę biura jako strategicznego narzędzia HR-owego, jeszcze przed pandemią zauważalne było podnoszenie standardu wykończenia powierzchni przez najemców. Pandemia z pewnością przyspieszyła przejście na bardziej elastyczne warunki pracy, ale pracownicy byli już niezadowoleni ze swojego środowiska pracy na długo przed wybuchem pandemii. Biura były projektowane jako duże open space, bez wydzielanych stref i przy dużym zgęszczeniu tworzyły hałaśliwe, rozpraszające i niezdrowe przestrzenie, które wpływały na obniżenie nastroju i produktywności. Pandemia dodatkowo narzuciła to, że pracodawcy chcąc zapewnić bezpieczeństwo swoim pracownikom musieli wdrożyć dodatkowe rozwiązania, które spełniałyby wymogi sanitarne. O ile obostrzenia zostały już dawno zniesione zmiany w sposobie funkcjonowania biur i oczekiwania pracowników w tym zakresie pozostały. Pomimo, że już od kilku lat obserwujemy jak systematycznie wprowadzane były zmiany w projektowaniu przestrzeni biurowych, aby tworzyć miejsca skoncentrowane na ludziach i sprzyjające współdziałaniu, dopiero pandemia wymusiła zmianę sposobu w jaki pracujemy prawie z dnia na dzień, co znacznie przyspieszyło i długofalowo wpłynęło na zmianę funkcji jakie pełni biuro.
Wyższe koszty wykończenia
W efekcie powyższych przemian coraz więcej firm zaczęło przywiązywać wagę do wyglądu, estetyki oraz funkcjonalności swoich biur, co jednakże przekłada się również na koszty jego wykończenia. Najemcy muszą mieć świadomość, że pandemia i wojna w Ukrainie znacząco wpłynęły na sytuację w sektorze budowlanym. Trudności z pozyskaniem materiałów budowlanych, w następstwie zerwanych łańcuchów dostaw, ich dynamicznie rosnące ceny, a także problemy z siłą roboczą w związku z naborem ukraińskich pracowników do armii i ich wyjazdem do Ukrainy sprawiły, że oprócz tego, że realizacja kontraktów na wykończenie powierzchni może ulec wydłużeniu, to firmy muszą wkalkulować wyższe koszty ponoszone na wykończenie swoich biur.
Najemcy dopłacają do fit-out’ów
W przypadku umów na okres 5 lat właściciele nieruchomości, w ramach zachęt, oferują najemcom na wykończenie ich biura 500 euro/m kw. O ile jeszcze przed wybuchem pandemii to wystarczało, o tyle teraz trudno się zmieścić w tej kwocie. Klienci mają do wyboru, albo dopłacić sami do fit-outu, albo podpisać umowę najmu na dłuższy okres. Przy podpisaniu takiej umowy na 6 lat, deweloperzy są gotowi ponieść koszty wykończenia biura nawet do poziomu 700 euro/m kw. Jeśli najemcy nie zdecydować się na dłuższy okres najmu i nie są również gotowi, żeby do fit-outu dopłacać, wynajmujący mogą przekonwertować zachęty w postaci zwolnień z czynszu na poczet kosztów ponoszonych na fit-out. Koszt cały czas leży po stronie najemcy, jednakże nie trzeba go ponosić na samym początku umowy i w jednej transzy.
Albo podpisują dłuższe umowy najmu
W obliczu powyższych wyzwań najemcy pozostają elastyczni i są skłonni podpisywać umowy na okres 6 lat argumentując to tym, że różnica pomiędzy okresem 5, a 6-letnim jest niewielka i oszczędność finansowa z tego wynikająca jest zdecydowanie bardziej korzystna. Najemcy szukający biura na okres 3 lat muszą się liczyć z ograniczeniem finansowania fit-outów ze strony właścicieli, którzy przypadku krótkoterminowych umów przeznaczają na ten cel 250 euro/m kw. Taka kwota nie jest wystarczająca, żeby wykończyć biuro od podstaw, ale może wystarczyć na przeróbki na istniejących i już wykończonych powierzchniach.
Aleksandra Balczewska, Negocjator, dział Reprezentacji Najemcy, Knight Frank
