We wrześniu 2015 r. wydane zostały nowe normy ISO 9001 oraz ISO 14001. Od tego momentu obowiązuje trzyletni okres przejściowy, do końca którego organizacje zainteresowane certyfikacją powinny dostosować się do nowych wymagań. Nie warto zostawiać tego na ostatnią chwilę, lecz już teraz przeanalizować najważniejsze zmiany, jakie wnoszą obie nowelizacje.
Cykl Deminga, znany też jako cykl PDCA, stanowi podstawę budowy wszystkich norm dla systemów zarządzania, publikowanych przez ISO. Nowelizacje przynoszą jednak nową, wspólną, podstawową strukturę norm – jednakowe tytuły rozdziałów, wspólne terminy czy podstawowe definicje. Obie znowelizowane normy składają się teraz z 10 rozdziałów.
– To bardzo dobry krok – ocenia Andrzej Kwocz, konsultant EcoMS Consulting i trener z Akademii EcoMS, która organizuje szkolenia m.in. z zakresu znowelizowanych norm. – Coraz powszechniejsze wdrażanie w organizacjach różnych systemów zarządzania i związanych z nimi norm wymusiło stworzenie wspólnych ram, co ułatwi implementację poszczególnych systemów oraz ich integrację. W przyszłości wszystkie normy dla systemów zarządzania będą zbudowane z wykorzystaniem tej samej struktury – dodaje Andrzej Kwocz.
Nowe podejścia
W znowelizowanych normach od najwyższego kierownictwa jeszcze mocniej wymaga się przywództwa i szczególnego zaangażowania w zapewnienie, że wymagania systemu zarządzania wpisują się w strategię i procesy biznesowe organizacji.
Kadra kierownicza powinna także uwzględniać i rozumieć potrzeby szeroko pojętego otoczenia biznesowego, szczególnie w kontekście jego wpływu na działalność organizacji i osiąganie przez nią wytyczonych celów. Właściwie przeprowadzona identyfikacja zainteresowanych stron oraz ich wymagań pozwala poznać także źródła potencjalnych mocnych i słabych stron organizacji.
Nadzór nad procesami zleconymi na zewnątrz i nad dostawcami
Zarówno norma ISO 9001:2015, jak i ISO 14001:2015 zwiększyły nacisk na nadzór nad procesami realizowanymi na rzecz organizacji przed podmioty zewnętrzne. Jest to odpowiedź na coraz powszechniejszy model biznesu, który zakłada skoncentrowanie się na podstawowej działalności i zlecanie na zewnątrz pozostałych procesów (np. kadry, zakupy, audyty, transport). Nadzór może mieć różne formy, np. samoocena dostawcy, okresowe audyty drugiej strony, coaching.
Dokumentacja
Wielu ucieszy nowe, bardziej elastyczne podejście do kwestii dokumentacji, kiedyś traktowanej jako zasadniczy element systemu zarządzania. – W efekcie często stawała się ona niemal celem samym w sobie, tymczasem powinna stanowić narzędzie do osiągnięcia rzeczywistego celu w zakresie jakości czy środowiska – zauważa Andrzej Kwocz z Akademii EcoMS. W nowych normach zrezygnowano z obowiązku dokumentowania procedur, a zakres dokumentacji powinien być dostosowany do specyfiki organizacji i może zostać przez nią uproszczony.
ISO 9001:2015, czyli podejście oparte na ryzyku
Jedną z istotniejszych zmian, jakie wprowadzają nowe normy, jest pojawienie się sformułowania „ryzyka i szanse”. Wyrazy te są rozumiane odpowiednio jako problemy i niepewności w osiąganiu celów oraz wychodzenie poza oczekiwania i ustalone cele. Znowelizowana norma ISO 9001 nie traktuje ryzyka jako pojedynczego elementu systemu zarządzania, lecz przyjmuje podejście systematyczne. Organizacja powinna zatem, analizując swoje otoczenie, rozważyć ryzyka i szanse. W tym kontekście należy też sprawić, by system zarządzania jakością mógł osiągnąć zamierzone wyniki, a także zapobiec lub ograniczyć niepożądane skutki oraz dążyć do ciągłego doskonalenia.
ISO 14001:2015 – rzeczywiste doskonalenie efektów działalności środowiskowej
W znowelizowanej normie ISO 14001 podkreślono, że system zarządzania środowiskowego musi być elementem planowania strategicznego organizacji. Chodzi o powiązanie go z codziennym funkcjonowaniem organizacji w kontekście szans, rozumianych jako korzyści zarówno dla środowiska, jak i samej organizacji.
Aby właściwie zidentyfikować szanse, niezbędne jest odpowiednie rozpoznanie potrzeb i oczekiwań interesariuszy, przepisów prawnych oraz warunków środowiskowych. Nie mniej ważne są także aspekty kulturowe, społeczne, polityczne, ekonomiczne czy technologiczne, na które organizacja może wpływać i vice versa.
ISO 14001:2015 rozszerza wymagania dotyczące zarządzania aspektami środowiskowymi. Dotyczą one już nie tylko produkowanych wyrobów czy oferowanych usług, ale i kwestii użytkowania wyrobów czy efektów (także długofalowych) świadczonych usług. W zakres wymagań wchodzi także postępowanie z produktami na końcu cyklu ich życia lub podczas likwidacji.
Czas płynie
Nowe normy ISO 9001 i ISO 14001 wydano odpowiednio 23 i 14 września 2015 r. Tym samym swój bieg rozpoczął trzyletni okres przejściowy, w którym stary i nowy standard obowiązują równolegle.
Certyfikaty potwierdzające zgodność z wcześniejszymi wersjami obu norm, wydane przez akredytowane jednostki certyfikacyjne, stracą ważność w podanych na nich terminach ważności, jednak nie później niż z końcem okresu przejściowego. – Te trzy lata to dla organizacji czas na zapoznanie się z zapisami nowych norm i zdecydowanie, czy kolejny audyt przeprowadzić jeszcze w oparciu o wymagania starej normy, czy może lepiej od razu starać się o certyfikat zgodności z nową normą – zauważa Andrzej Kwocz z Akademii EcoMS.
