Jak usprawnić działanie firmy – system ERP

Proces zarządzania przedsiębiorstwem to niemałe wyzwanie – tym większe, na im szerszą skalę działa firma. Składa się na nie wiele elementów, począwszy od koordynacji procesu produkcyjnego, stanów magazynowych, księgowości i finansów, aż po obsługę klienta. Aby organizacja działała jak w szwajcarskim zegarku, wszystkie te „trybiki ” muszą ze sobą współpracować. Aby w pełni korzystać z zasobów przedsiębiorstwa, warto zainwestować w system ERP. Zobacz, czym jest i jak może usprawnić Twoją firmę.

System ERP, czyli co?

ERP to skrót od angielskiego określenia Enterprise Resource Planning, oznaczającego planowanie zasobów przedsiębiorstwa. W ten sposób nazwano zaawansowane oprogramowanie, którego rolą jest, zgodnie z nazwą, wsparcie firmy w koordynacji kluczowych zadań – tych determinujących jej funkcjonowanie na rynku.

Dobre oprogramowanie ERP obejmuje swoim zasięgiem wszystkie fundamentalne obszary działalności przedsiębiorstwa, czyli m.in.:

• produkcję,
• logistykę oraz zarządzanie zasobami magazynowymi,
• prowadzenie sprzedaży,
• obsługę klientów (w tym CRM),
• finanse i księgowość.

System zbiera i gromadzi informacje dotyczące każdego z tych aspektów i udostępnia je w czasie rzeczywistym. To przekłada się na wyższą efektywność pracy, a w efekcie – na lepsze relacje z klientem oraz poprawiające się wyniki finansowe.

Jak ERP działa w praktyce?

Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę produkcyjną, w której działa oprogramowanie ERP. System ma na bieżąco dostęp do informacji o wolumenach produkowanych towarów, zapotrzebowaniu na surowce do podtrzymania procesu wytwórczego, a także stanach magazynowych oraz o zamówieniach płynących od klienta. W związku z tym możesz m.in.:

• szybciej obsłużyć klienta – ponieważ masz pewność, że dysponujesz odpowiednimi zasobami magazynowymi,
• uzupełnić ewentualne braki surowców – na bieżąco, zgodnie z zarządzaniem w duchu lean management (bez niepotrzebnego zużywania miejsca w magazynie, a jednocześnie bez ryzyka, że w pewnym momencie zabraknie materiałów do pracy),
• natychmiast przysłać informacje o płatności za zamówienie do systemu księgowego i zautomatyzować rozliczenia firmy,
• zautomatyzować obsługę klienta, mając pewność, że żadne zamówienie nie wymknie się spod kontroli.

Szybka i efektywna komunikacja między poszczególnymi działami sprawia, że realizacja zamówień przyspiesza, a wykorzystanie zasobów jest na optymalnym poziomie.

To oczywiście tylko przykładowy opis funkcjonalności, jakie daje system ERP. W trakcie jego wdrożenia można dopasować zakres i sposób działania do specyfiki działania Twojej firmy.

Jakie są korzyści z ERP dla pracowników?

Poprawa efektywności pracy organizacji oraz wyników finansowych to tylko jedna strona korzyści z wdrożenia ERP. Korzystanie z tego rozwiązania w firmie pozytywnie wpływa również na to, jak są wykorzystywane zasoby energii pracowników. Członkowie zespołu nie muszą tracić czasu i energii np. na:

• wielokrotne przesyłanie tych samych danych i ich ponowne weryfikowanie – system daje bieżący dostęp do faktur, zleceń i innych niezbędnych informacji,
• dzwonienie do innych działów, aby przekazać informacje o zamówieniu, które przed chwilą spłynęło lub wizyty w księgowości w celu przekazania / odebrania dokumentacji,
• ręczne tworzenie zamówienia w celu zatowarowania magazynów w surowce niezbędne do produkcji oraz sprzedawane artykuły,
• sprawdzanie, na jakim etapie jest realizacja zlecenia od klienta.

Dzięki wykorzystaniu nowoczesnego, intuicyjnego oprogramowania mają więc możliwość koncentracji na kreatywnych zadaniach oraz na własnym rozwoju.

Jak doprowadzić do wdrożenia systemu ERP w firmie?

Na rynku można znaleźć szeroki wybór oprogramowania do zarządzania zasobami. Jednak jeśli oczekujesz realnego usprawnienia działania Twojej organizacji, dobrze przyjrzyj się dostępnym rozwiązaniom. Sprawdź m.in. czy system:

• pozwoli Ci na koordynację wszystkich procesów, które są kluczowe, dotyczących produkcji, logistyki, magazynowania, finansów i obsługi klientów,
• jest skalowalny, tj. daje możliwość zmian konfiguracji i rozszerzenia liczby procesów, które są obsługiwane,
• zapewnia przekazywanie danych o działalności w czasie rzeczywistym, w sposób w pełni zautomatyzowany ,
• jest dostosowany do wymogów prawnych związanych m.in. z rozliczeniami podatkowymi.

Systemy ERP doceniane przez klientów, takie jak Exact, spełniają wszystkie powyższe kryteria, przez co są odpowiednie zarówno dla średnich, jak i dużych firm.

Jeśli masz wątpliwości, które oprogramowanie wybrać, możesz skonsultować się z doradcą lub umówić się na prezentację – tak, aby zobaczyć w praktyce, jak działa interesujący Cię system.