Zwiększająca się różnorodność narzędzi komunikacyjnych sprawia, że obecnie, chcąc porozumieć się z drugą osobą, bardzo istotny jest wybór kanału komunikacyjnego, czyli metody przekazywania informacji. Przed takim wyborem stają również przedsiębiorcy, którzy muszą zdecydować, jakie sposoby komunikacji będą funkcjonować w ich firmie. Jedną z najciekawszych możliwości, niosącą ze sobą wiele korzyści, jest technologia umożliwiająca pracownikom komunikację w czasie rzeczywistym.
Narzędzia komunikacyjne dostępne obecnie dla przedsiębiorstw mogą być hierarchizowane zarówno pod względem czasu otrzymania informacji zwrotnej, jak i zaangażowania w proces wymiany informacji. – Komunikacja w czasie rzeczywistym jest rozwiązaniem najbardziej angażującym uwagę pracownika, a także pozwala na niemal natychmiastową informację zwrotną. Dzięki temu sprawdza się w tych aspektach biznesu, w których priorytet mają szybkość i precyzja wymiany informacji. Do narzędzi komunikacji w czasie rzeczywistym należą rozmowy telefoniczne, połączenia w technologii VoIP i SIP oraz wideorozmowy – mówi Jarosław Pazgrat, Dyrektor Zarządzający firmy MCX Telecom.
Zastosowanie komunikacji w czasie rzeczywistym
W firmie pracodawca może, w zależności od swoich potrzeb, wyselekcjonować dowolne obszary, w których pracownicy będą wykorzystywać ten rodzaj komunikacji. Istnieje jednak szereg sytuacji, w których sprawdzi się ona nadzwyczaj skutecznie:
– kontakt wewnątrz grup projektowych – wyposażenie małych zespołów w technologie umożliwiającą komunikowanie się w czasie rzeczywistym pozwoli nie tylko na sprawniejszy przepływ informacji, ale przede wszystkim na ich doprecyzowanie. Dzięki temu grupa oszczędzi czas niezbędny na wyjaśnianie nieporozumień.
– firma o rozproszonej strukturze zatrudnienia – rozwój technologii sprawił, że obecnie pracownik będący w swoim domu może korzystać ze wszystkich udogodnień, jakie mógłby znaleźć w biurze. Współczesne urządzenia wideokonferencyjne pozwalają na kontakt z nawet dwustoma osobami jednocześnie, co znacznie podnosi efektywność wykonywanych zadań.
– komunikacja na linii firma-klient – przykładem na wykorzystanie komunikacji w czasie rzeczywistym do poprawienia obsługi klienta jest wprowadzenie usługi wideokonsultacji, dzięki którym konsultant mógłby nie tylko rozmawiać ze zgłaszającymi się osobami, ale też np. demonstrować rozwiązanie danego problemu.
Komunikacja dostępna dla każdego
Dzięki wykorzystaniu najnowszych rozwiązań z zakresu IT, narzędzia do komunikacji w czasie rzeczywistym są dostępne jako część większej całości – UC (Unified Comunication, komunikacja zintegrowana) i mogą być dystrybuowane jako usługa w systemie UCaaS. W skład UCaaS wchodzą także takie elementy, jak: komunikacja tekstowa, zarządzanie obecnością czy też narzędzia pracy grupowej, np. współdzielenie pulpitów. Ten model wdrożenia znacznie redukuje koszty implementacji i utrzymania takich rozwiązań (np. przez brak konieczności posiadania wewnętrznych firmowych serwerów), dzięki czemu na korzystanie z komunikacji w czasie rzeczywistym mogą pozwolić sobie także przedsiębiorstwa z sektora MŚP. – Na przystępność rozwiązań UCaaS znacznie wpływa fakt wyeliminowania kosztów inwestycyjnych i szybkość wdrożenia usługi. Ponadto technologia chmurowa zapewnia elastyczność, co oznacza, że firma rozliczana jest za tyle licencji, ile faktycznie jest potrzebnych, w każdej chwili mogąc płynnie regulować ich ilość. – mówi Jarosław Pazgrat. Ponadto, narzędzia komunikacyjne w systemie UCaaS prowadzą obliczenia w modelu Cloud Computing, a więc – w wirtualnej chmurze. Dzięki temu rozwiązania z tego zakresu są obecnie dostępne w każdym miejscu na ziemi.
We współczesnym przedsiębiorstwie coraz więcej zależy od skutecznego przepływu informacji. Jednak, oprócz rodzaju użytych narzędzi komunikacyjnych, równie ważne jest to, aby współpracowały one ze sobą oraz stanowiły odpowiedź na potrzeby firmy. Zwiększająca się ciągle dostępność tego typu rozwiązań pozwala nawet mniejszym graczom wykorzystać ich pełen potencjał i tym samym – skutecznie wspierać swój biznes.
