Kolejne kilka lat ukształtuje rynek biurowy na nowo. Deweloperzy muszą przedefiniować swoje modele działania, a najemcy – nauczyć się planować z dużym wyprzedzeniem. Ci, którzy zrobią to pierwsi, zyskają przewagę. Bo w sytuacji, gdy biura klasy premium stają się dobrem deficytowym, coraz bardziej liczy się strategia – mówi Karol Wyka, dyrektor zarządzający działu powierzchni biurowych w firmie Newmark Polska.
Biurowa Warszawa to dzisiaj dwa światy. W Śródmieściu i na bliskiej Woli podaż topnieje, a najemcy walczą o każdy metr kwadratowy. Tymczasem na Służewcu puste piętra czekają na nowych użytkowników. Podobnie jest w miastach regionalnych, gdzie mniejsze firmy mogą wybierać w ofertach i negocjować świetne warunki. W gorszym położeniu znalazły się tam organizacje potrzebujące większych powierzchni, bo takich biur w regionach po prostu brakuje.
– Rynek biurowy się zmienia, zmuszając najemców do bardziej strategicznego myślenia. Zamiast skupiać się wyłącznie na ograniczaniu kosztów tu i teraz, patrzą na wartość długofalową – lokalizację, dostępność komunikacyjną, reputację budynku czy poziom obsługi ze strony właściciela. Coraz większe znaczenie ma całościowe doświadczenie użytkownika – szybki i wygodny dojazd do biura, a w sąsiedztwie restauracje, przedszkola i punkty usługowe. Najemcy pytają też o takie udogodnienia, jak parking rotacyjny czy miejsca parkingowe dla gości, co podkreśla fakt, że o wyborze konkretnego budynku mogą przesądzić detale – podkreśla Karol Wyka.
Warszawski wyścig po wymarzone biura
Konkurencja o najlepsze budynki zaostrza się w stolicy. Firmom, które zaspały i za późno pomyślały o relokacji, pozostanie renegocjowanie warunków najmu w dotychczasowym budynku albo przeprowadzka poza centrum. – Od 2023 roku rynek biurowy funkcjonuje w luce podażowej, której skutki pogłębiają się z każdym kwartałem. W 2026 roku w Warszawie deweloperzy planują dostarczyć zaledwie 60 tys. mkw. nowej powierzchni, co może być najniższym wynikiem od początku prowadzenia statystyk dla warszawskiego rynku biurowego – informuje dyrektor w Newmark Polska. W efekcie tak niskiej nowej podaży wskaźnik pustostanów w stolicy po raz pierwszy od końca 2020 roku spadł poniżej 10 proc., w Centralnym Obszarze Biznesu (COB) zbliżył się nawet do 7 proc., z kolei w zachodniej strefie biurowej, czyli m.in. w okolicach Ronda Daszyńskiego, pustostany wynoszą już tylko 5,8%. Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że rynek wraca do równowagi i znów sprzyja wynajmującym. Jednak, jak zauważa ekspert, diabeł tkwi w szczegółach.
– Średni wskaźnik wolnych powierzchni w skali miasta nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji na rynku. Podczas, gdy w COB każdy wolny metr kwadratowy błyskawicznie znika z rynku, to już na Służewcu czy w korytarzu Żwirki i Wigury poziom pustostanów sięga 17–18 proc. Tam nadal można znaleźć atrakcyjne oferty, które wymagają jednak dokładnej analizy pod względem jakości, dostępności komunikacyjnej oraz usług towarzyszących – zauważa Karol Wyka.
Zegar tyka dla największych
Niska aktywność deweloperów i ograniczona podaż powodują, że duże firmy muszą planować swoje relokacje ze znacznie większym wyprzedzeniem. W przypadku największych organizacji ten proces powinien zaczynać się nawet pięć lat przed planowaną przeprowadzką.
Ekspert Newmark Polska podkreśla, że deweloperzy, którzy mają już zabezpieczone grunty pod nowe inwestycje biurowe, często wstrzymują rozpoczęcie budowy do momentu podpisania pierwszych znaczących najmów. Dla firm poszukujących dużych powierzchni to szansa, by stać się kluczowym najemcą – czyli tym, który uruchamia projekt i jednocześnie zyskuje silniejszą pozycję negocjacyjną zarówno w kwestiach finansowych, jak i w zakresie dostosowania biura do własnych potrzeb.
– Dlatego firmy potrzebujące większych powierzchni – średnio od 5 tys. mkw. – powinny już teraz rozpocząć proces najmu z myślą o 2030 roku. Niektórym może się to wydawać zbyt długim horyzontem, ale warto pamiętać, że proces wyboru doradcy, a potem analiza sytuacji rynkowej, zbadanie potrzeb firmy i wybór budynku wraz z negocjacjami umowy to kilkanaście miesięcy, a budowa biurowca – minimum dwa–trzy lata. Opóźnienie decyzji może więc oznaczać, że w momencie wygaśnięcia obecnej umowy po prostu nie będzie dokąd się przenieść – twierdzi Wyka.
Regiony wciąż po stronie najemców
Podczas gdy w centrum Warszawy wraca rynek wynajmującego i właściciele budynków mają coraz większą kontrolę nad kształtem transakcji, w miastach regionalnych to najemcy nadal rozdają karty.
– W miastach regionalnych wciąż obserwujemy wysoki poziom pustostanów – w niektórych lokalizacjach, jak Katowice, Wrocław czy Łódź, przekracza on 20 proc. To sprawia, że firmy potrzebujące do 4 tys. mkw. mają swoje pięć minut na wykorzystanie okazji i wynegocjowanie naprawdę korzystnych warunków – zauważa Karol Wyka. – To jednak sytuacja przejściowa. Nowoczesnych powierzchni w regionach praktycznie nie przybywa. W pierwszych trzech kwartałach tego roku oddano zaledwie 18 tys. mkw. biur, a żaden z projektów nie przekroczył 10 tys. mkw., co pozwala przypuszczać, że za dwa–trzy lata przewaga najemców zniknie, a czynsze zaczną rosnąć – dodaje ekspert.
W znacznie trudniejszym położeniu są firmy poszukujące biur o powierzchni powyżej 10 tys. mkw. Ograniczona podaż i rozproszone wakaty oznaczają, że dużych, nowoczesnych biur po prostu brakuje. – Dlatego duże firmy bardzo często nie mają dokąd się relokować, nawet gdyby chciały. To powoduje, że w miastach regionalnych ponad 50 proc. transakcji stanowią renegocjacje. Na przedłużenie dotychczasowych umów coraz częściej decydują się też mniejsze firmy, które liczą na szybkie oszczędności. W dłuższej perspektywie może się to jednak okazać pułapką, ponieważ budynki się starzeją, a koszty ich utrzymania rosną – zaznacza Wyka.
Silnik rynku zmienia obroty
Największe zapotrzebowanie na biura zgłaszają obecnie instytucje finansowe, farmaceutyczne oraz sektor publiczny. Z kolei branża technologiczna, jeszcze niedawno jeden z głównych motorów popytu, wykazuje aktualnie nieco mniejszą dynamikę. Wynika to m.in. z większej elastyczności modelu pracy w firmach IT oraz ograniczenia przez nie przestrzeni biurowych po pandemii.
Zgodnie z najnowszym raportem Grafton Recruitment, branża IT w Polsce rozwija się w wolniejszym, ale nadal optymistycznym tempie. Firmy technologiczne planują swoje potrzeby biurowe z dużym wyprzedzeniem – nawet na 5–7 lat – koncentrując się na rozwoju kompetencji technologicznych, zwłaszcza w obszarach sztucznej inteligencji i digitalizacji. Według Karola Wyki, w praktyce oznacza to dojrzewanie rynku, który zmienia podejście z ilościowego na jakościowe. – Najemcy z branży IT nie potrzebują już tak dużych powierzchni jak wcześniej, ale oczekują przestrzeni lepiej dopasowanych do stylu pracy hybrydowej i integracji zespołów. Rynek dojrzał i dziś koncentruje się na strategicznych potrzebach oraz oczekiwaniach pracowników, a nie tylko na metrażu – podkreśla ekspert.
Przyszłość należy do dobrze przygotowanych
Co czeka rynek biurowy w najbliższych latach? – Jeśli aktywność deweloperów utrzyma się na obecnym poziomie, w perspektywie dwóch – trzech lat najemcy będą musieli liczyć się z wyższymi czynszami i mniejszą dostępnością powierzchni – prognozuje ekspert. – W dłuższym terminie spodziewamy się ożywienia inwestycyjnego, w pierwszej kolejności w Warszawie, ale dopóki rynek kapitałowy się nie odrodzi, deweloperzy pozostaną ostrożni.
Polski rynek biurowy wchodzi w fazę, w której o sukcesie nie decydują już wyłącznie czynsze czy metraże, lecz zdolność do długofalowego planowania i elastycznego reagowania na zmiany. Wczesne przygotowanie, przemyślane zarządzanie przestrzenią oraz strategiczna współpraca z doradcami stają się fundamentem stabilności w czasach ograniczonej podaży. – Na dynamicznie zmieniającym się rynku doradca jest kimś więcej niż pośrednikiem. To partner, który, zanim jeszcze pojawią się problemy, potrafi przewidzieć ryzyka i ocenić, czy deweloper jest stabilny finansowo i czy rzeczywiście dostarczy budynek zgodnie z harmonogramem. Rzetelna analiza i doświadczenie dobrych doradców pozwalają uniknąć przykrych niespodzianek już po podpisaniu umowy – zaznacza Karol Wyka. – Naszą rolą jest również takie ujednolicenie ofert, żeby można było je porównywać w sposób przejrzysty i zrozumiały. Sprowadzając parametry do wspólnego mianownika, umożliwiamy najemcy podjęcie decyzji w oparciu o fakty, a nie o pozorne różnice. Bo transparentność, według mnie, jest kluczem do skutecznych negocjacji – podsumowuje dyrektor w Newmark Polska.
