W sektorze małych i średnich przedsiębiorstw można znaleźć wiele firm rodzinnych. To znaczy, że przy prowadzeniu przedsiębiorstwa pomagają członkowie bliższej lub dalszej rodziny. Najczęściej są to małżonkowie i dzieci. Jak zatrudnić małżonka na umowę o pracę? Jakich formalności należy dokonać i jak go rozliczyć?
Członek rodziny to dla ZUS-u osoba współpracująca
Dla celów ZUS została określona grupa członków rodziny, którzy w świetle ubezpieczeń określani są jako osoby współpracujące. Osoba współpracująca to według ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 1998 Nr 137 poz. 887):
- małżonek,
- dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione,
- rodzice,
- macocha i ojczym,
którzy jednocześnie pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym z przedsiębiorcą.
Ustalenie, czy członek rodziny jest osobą współpracującą, jest bardzo ważne, ponieważ ma to bezpośredni wpływ na wysokość opłacanych składek do ZUS-u.
Na podstawie jakiej umowy można zatrudnić członka rodziny?
Osobę współpracującą można zatrudnić w przedsiębiorstwie na różne sposoby. Przepisy pozwalają na zastosowanie umowy o pracę czy umowy zlecenie, a także – co ważne – osoba współpracująca może świadczyć pomoc w prowadzeniu przedsiębiorstwa bezumownie.
Umowa zlecenie z osobą współpracującą odbywa się na takich samych zasadach jak z innymi zleceniobiorcami. Wynagrodzenie oraz składki naliczane są tak samo. Podstawę składek w tym przypadku stanowi wynagrodzenie brutto. Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie umowy zlecenia powinna zostać zgłoszona do ZUS-u z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 – czyli jako zleceniobiorca.
| Ważne!
Przepisy wyraźnie wskazują, że wynagrodzenie wypłacane małżonkowi nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu przedsiębiorcy! Dotyczy to wszystkich form zatrudnienia osób współpracujących. |
Jak zostało już wspomniane, pomoc członka rodziny przy prowadzeniu działalności może odbywać się bezumownie, a co się z tym wiąże – bez wynagrodzenia. W takiej sytuacji przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić do ZUS-u osobę współpracującą z kodem 05 11. Składki w tym przypadku będą opłacane od podstawy, jaka aktualnie obowiązuje przedsiębiorców. Również tak samo jak w przypadku przedsiębiorców, osoba współpracująca jest zwolniona z opłacania składek społecznych, jeśli posiada inny tytuł do ubezpieczeń społecznych, a podstawa składek wynosi przynajmniej 2100 zł (wynagrodzenie minimalne w 2018 roku).
| Ważne!
Za osobę współpracującą nie można opłacać składek na zasadach preferencyjnych! |
Zatrudnienie małżonka na podstawie umowy o pracę
Małżonka można zatrudnić w przedsiębiorstwie również na podstawie umowy o pracę. Mimo że nie jest to najbardziej optymalne rozwiązanie, wielu przedsiębiorców z różnych względów decyduje się na nie.
Co do zasady składki ZUS za pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę opłaca się od kwoty brutto wynagrodzenia, jakie otrzymuje pracownik, a składki finansowane są ze środków pracownika i pracodawcy.
Jednak inaczej sprawa wygląda w przypadku umowy o pracę z osobą współpracującą. Tu podstawa składek ZUS jest taka sama jak w przypadku przedsiębiorców i jest ona w całości finansowana przez pracodawcę. Z kolei przy naliczaniu listy płac należy uwzględnić koszty uzyskania przychodu i ewentualnie ulgę podatkową, a z wynagrodzenia potrącana jest jedynie kwota podatku dochodowego.
| Ważne!
Składki za osobę współpracującą zatrudnioną na umowę o pracę finansowane są w całości przez pracodawcę. |
Jak sporządzić listę płac dla małżonka?
Wypłata wynagrodzenia dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę wiąże się ze sporządzeniem listy płac. Dotyczy to również osoby współpracującej. Jednak niestandardowe naliczanie składek powoduje, że wielu pracodawców ma z tym problem.
Przykład
Pan Ryszard wspólnie z żoną prowadzą działalność gospodarczą. Żona została zatrudniona w firmie męża na podstawie umowy o pracę i jest to jej jedyna praca. Jej wynagrodzenie co miesiąc wynosi 3000 zł brutto.
- Składki ZUS – naliczane od aktualnie obowiązującej podstawy (w 2018 roku) – 2665,80 zł:
Społeczne
- emerytalne – 520,36 zł
- rentowe – 213,26 zł
- dobrowolne chorobowe – 65,31 zł
- wypadkowe – 44,52 zł
- Fundusz Pracy – 65,31 zł
Zdrowotne
- 3554,93 zł × 9% = 319,94 zł
Powyższe składki w całości pokrywa pracodawca
- Wyliczenie wynagrodzenia pracownika
Wynagrodzenie brutto 3000 zł
- koszty uzyskania przychodu
3000 zł – 111,25 zł = 2888,75 zł ~ 2889 zł
- podatek dochodowy
2889 zł x 18% – 46,33 zł = 473,69 zł
- wynagrodzenie netto
3000 zł – 473,69 zł = 2526,31 zł
Pan Ryszard powinien wypłacić żonie wynagrodzenie w wysokości 2526,31 zł.
Emilia Wojtczak, Ekspert wFirma.pl
