Pandemia sprawiła, że gwałtowanie zerwaliśmy z praktykami mającymi ponad stuletnią tradycję – przestaliśmy pracować w biurze, a zaczęliśmy w domu. Nowe sposoby działania, które wykształciły się w ostatnich tygodniach, staną się powszechnie wykorzystywanym modelem pracy: zapoczątkowana została transformacja w organizacjach. W raporcie Forbis Group eksperci odpowiadają na pytanie, jak przekształcić środowisko pracy, by stało się strategicznym zasobem wspierającym transformację organizacji, dostosowanej do wymogów nowej gospodarki, która wyłoni się po kryzysie COVID-19.
Wyzwania w erze COVID-19
Eksperci opracowali modelowy przebieg zmian wywołanych przez lockdown disruption. Choć czas trwania poszczególnych faz trudno dziś precyzyjnie określić, ponieważ zależy od dalszego przebiegu epidemii i tempa wycofywania restrykcji, to jednocześnie można wyróżnić kluczowe wyzwania poszczególnych etapów i związane z nimi działania, które należy podjąć, by stworzyć odporne środowisko pracy. Zorganizowanie możliwości pracy zdalnej i zachowanie ciągłości operacyjnej było wyzwaniem pierwszego etapu. Drugi wymagał dostosowania biura, by było bezpieczne dla powracających pracowników. Trzeci, który właśnie się rozpoczyna, przyniesienie konieczność stworzenia odpornego, rozproszonego środowiska pracy, wspierającego transformację organizacyjną. Co ważne, wprowadzane zmiany staną się nowym standardem na dłużej, dlatego warto je dobrze przemyśleć i przygotować.
Pierwsze kroki ku nowej rzeczywistości
Przygotowania do wprowadzenia zmian dobrze rozpocząć od weryfikacji stanu aktualnego i naniesienia poprawek na space plany. Trzeba zweryfikować to, z ilu biurek trzeba zrezygnować lub wyłączyć je z użytkowania, by rozmieścić stanowiska pracy w sposób umożliwiający zachowanie zalecanych odstępów. Komunikacja, w której informujemy pracowników o zmianach, to podstawa – zaznacza Anna Oksiuta-Strzałkowska, Head of Design Team Forbis Group. Z kolei Andrzej Grabowski, Chief Operational Officer, dodaje, że przy opracowywaniu planu zmian niezbędnych, by zapewnić bezpieczne biuro, należy zacząć od analizy technicznej i opisania aktualnego stanu. Kolejnym krokiem powinna być ocena ryzyka w różnych typach przestrzeni. W każdym biurze ze szczególną uwagą należy przeanalizować stan HVAC.
Cztery obszary operacyjne
Następny etap to stworzenie strategii długoterminowych. Opracowanie dopasowanych rekomendacji, wskazujących, jak dostosować środowisko pracy i stworzyć przestrzeń, która będzie wspierała organizację w tych trudnych czasach, umożliwi audyt przeprowadzony w czterech obszarach. Większość organizacji ten krok ma już za sobą, ale warto przypomnieć główne kwestie, które trzeba wziąć pod uwagę przy tworzeniu bezpiecznego środowiska pracy, bo staną się one nowym standardem. W raporcie wyróżnione zostały cztery obszary: aspekty techniczne, workplace, zarządzanie i komunikacja oraz facility management.
Transformacja kluczem funkcjonowania w nowej rzeczywistości
Do nowej normalności czas zacząć przygotowania już dziś, bo to nie jest stan, który cudownie osiągniemy bez podejmowania żadnych działań. Nową normalność trzeba sobie stworzyć, wykuć. Środowisko pracy może być strategicznym aktywem firmy, wpierającym osiąganie celów i realizację misji, ale by nie były to puste słowa, trzeba nad tymi dwoma obszarami równolegle pracować – zaznacza Karolina Dudek, Workplace Strategy Director Forbis Group.
Resilient Distributed Workplace
Nowe okoliczności wymagają nowych rozwiązań. By sprostać nowym wyzwaniom, kluczowe jest zbudowanie odpornego rozproszonego środowiska pracy. To ekosystem różnych przestrzeni i praktyk, dających zarówno solidne wsparcie dla pracy operacyjnej, jak i elastyczność działania bez względu na okoliczności. By go stworzyć, trzeba myśleć nie tylko o przestrzeni biura, lecz także o innych miejscach, w których będą pracować osoby z zespołów rozproszonych. Projektowanie takiego rozproszonego ekosystemu poprzedzone powinno być analizą potrzeb organizacji w kilku obszarach. Należą do nich: praca w zespołach rozproszonych, przekazywanie wiedzy w nowej rzeczywistości, budowanie kultury organizacyjnej i rozwijanie kompetencji.
Przewaga modelu RDW
Korzyści działania w modelu Resilient Distributed Workplace to większa efektywność, dzięki możliwości wybrania stylu pracy optymalnego dla danej osoby i stanowiska, możliwość zmniejszenia kosztów najmu, zmniejszenie śladu węglowego, dzięki ograniczaniu przemieszczania się, dostęp do szerszej bazy pracowników i możliwość rekrutowania nie tylko na lokalnym rynku oraz zwiększenie odczuwanej jakości życia, dzięki możliwości rezygnacji z dojazdów do pracy.
Organizacje, jeśli chcą przetrwać i się rozwijać, muszą zaakceptować to, że powrót do stanu sprzed pandemii nie jest możliwy. Implementacja nowych praktyk pozwoli na wsparcie transformacji, a co za tym idzie, dostosowanie się do funkcjonowania w nowych okolicznościach.
