Jeden na trzech pracodawców przyznaje, że ma problemy ze zrekrutowaniem wykwalifikowanego pracownika. Większość z nich jednak, kiedy już znajdzie odpowiednią osobę, nie zastanawia się, co zrobić, aby zatrzymać ją w swojej firmie jak najdłużej. Badania pokazują natomiast, że aż 91 proc. przyjętych do pracy pozostaje w niej znacznie dłużej, jeśli w początkowym okresie zatrudnienia właściwie przeprowadzony zostanie onboarding. Czym jest ten proces i dlaczego warto go wdrożyć?
Wszyscy na pokład
Zakłada się, że do pełnej aklimatyzacji nowego pracownika w środowisku pracy potrzeba około od 3 do 6 miesięcy. Ten czas w większości przypadków pokrywa się z długością okresu próbnego, który jest swoistym sprawdzianem nie tylko dla podwładnego, ale także dla pracodawcy. Niestety duża cześć firm o tym zapomina i zupełnie lekceważy potrzeby nowo zatrudnionych osób. To z kolei często skutkuje tym, że cały proces rekrutacji trzeba zacząć od początku i ponownie poświęcić na niego czas i energię – jak bowiem wynika z badań firmy consultingowej Wynhurst Group, w ciągu pierwszych 45 dni z nowej pracy rezygnuje aż 22 proc. pracowników, a 50 proc. z nich odchodzi w trakcie początkowych czterech miesięcy. – Te statystyki pokazują, jak ważne jest nie tylko zapoznanie podwładnego z jego obowiązkami, ale także świadome zaplanowanie i przeprowadzenie włączenia go w struktury oraz zapoznanie go z wartościami i charakterem organizacji. Dopiero tak holistycznie opracowany i zrealizowany proces możemy nazwać onboardingiem, czyli skutecznym „wciągnięciem kogoś na pokład” – mówi specjalistka HR, Agnieszka Szczypińska z Agencji Pracy GP People.
Onboarding nie ma na celu tylko oswojenia pracownika z nowym otoczeniem czy umożliwienia mu nawiązania kontaktów w przyjaznej atmosferze. Proces ten ma przede wszystkim uzasadnienie biznesowe. – Z badań wynika jasno, że odpowiednie zaplanowanie procesu adaptacji może przynieść firmie wymierne korzyści, bowiem aż 62 proc. osób zatrudnionych w ciągu ostatnich 12 miesięcy przyznaje, że po przeprowadzonym onboardingu zrealizowało swoje pierwsze założone cele. W przedsiębiorstwach, w których żadnego systemu tego typu nie zastosowano, udało się to jedynie 17 proc. z nich – mówi Szczypińska.
Cała naprzód
Sposobów na przeprowadzenie skutecznego onbardingu jest kilka. Jedne podmioty stawiają na te bardziej standardowe metody, jak Induction Days lub Weeks, które pozwalają krok po kroku zaznajomić się z firmą i jej wartościami. Inne przydzielają nowemu pracownikowi tak zwanego „office buddy”, czyli „firmowego kumpla”, który jako jego opiekun towarzyszy mu przez pierwsze tygodnie i pomaga w aklimatyzacji. Zdarzają się także bardziej kreatywne „pakiety powitalne”, na przykład zaznajamianie nowych osób w zespole z wartościami i historią firmy poprzez komiksy, giftbagi czy nietypowe spotkania i wykłady. – W ostatnim czasie coraz popularniejsze jest także stosowanie grywalizacji. Właściwe wykorzystywanie mechanizmów zapożyczonych z gier zachęca do wykonywania kolejnych zadań, umożliwia integrację, a także zdobycie określonych informacji. To pozwala nie tylko na płynne i szybsze wdrożenie się w obowiązki, ale sprawia, że cały proces jest dobrą zabawą – mówi Agnieszka Szczypińska z GP People. – Bez względu na to, czy wybierzemy bardziej lub mniej oczywisty sposób onboardingu, musimy zawsze pamiętać, że takie działanie to przede wszystkim konkretny krok, dzięki któremu chcemy osiągnąć założony cel. Dlatego angażowanie nowych pracowników musi być procesem przemyślanym, spójnym i długofalowym, a nie pojedynczym zdarzeniem. Dodatkowo pamiętajmy też o tym, że bardzo ważnie jest, abyśmy także i my jako firma pokazali, że okres takiej adaptacji pracownika jest niezmiernie ważny i dla nas. Nie możemy go lekceważyć, skracać czy pokazywać, że nie mamy na niego czasu. Zanim nowa osoba pojawi się w naszej organizacji, zawsze szczegółowo omówmy z jej bezpośrednim przełożonym czy managerem poszczególne etapy i sposoby wdrażania w poszczególne obszary – dodaje.
Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że planowanie, a następnie przeprowadzanie onboardingu to zadanie skomplikowane i czasochłonne. Eksperci zwracają jednak uwagę, że jest ono jednocześnie niezwykle istotne, a zainwestowany czas przynosi wymierne korzyści dla firmy. Dzięki wdrożeniu odpowiednich procesów adaptacyjnych nie tylko nowy pracownik, ale i reszta firmy będzie mogła szybciej poczuć, że wspólnie tworzy jeden zespół. Gdy znikają bariery komunikacyjne, powstaje zgrany team, w którym pracuje się zdecydowanie lepiej, a co najważniejsze – wydajniej.
