Konieczność pracy zdalnej, dystansowanie społeczne, wiele nowych i nie zawsze precyzyjnych regulacji wprowadzonych w ramach tarczy antykryzysowej – wszystko to sprawiło, że w ostatnich miesiącach na znaczeniu zyskała e-księgowość, a przedsiębiorcy przekonują się do elektronicznego przechowywania dokumentów.
Rośnie popularność e-księgowości
Sytuacja podczas pandemii zmusiła wielu przedsiębiorców do zmiany modelu działania i przenoszenia niektórych obszarów funkcjonowania firmy do internetu. Konieczne było wdrożenie nowych rozwiązań, które pozwalają zminimalizować konieczność kontaktu osobistego. Jednym z nich było zdecydowanie się na zdalną współpracę z księgowym, a co za tym idzie – elektroniczne przechowywanie i przesyłanie dokumentów. – Nowi klienci, którzy dołączyli do nas w pierwszym półroczu 2020 roku, wygenerowali przychód o 62% wyższy niż nowi klienci z pierwszej połowy 2019 roku – podaje Wiktor Sarota, prezes firmy inFakt, oferującej rozwiązania z zakresu e-księgowości.
Warto zaufać e-dokumentacji
Stosowane w e-księgowości rozwiązania IT pozwalają przede wszystkim na zdalne przekazywanie dokumentów, co obecnie staje się bardzo przydatne. Jest to podstawowa funkcja, która ułatwia pracę zarówno księgowym jak i przedsiębiorcom, a przy okazji eliminuje konieczność papierowego obiegu dokumentów. Warto przy tym pamiętać, że przechowywanie dokumentacji w wersji elektronicznej jest dozwolone, bezpieczne i w pełni legalne. – Zmiana relacji księgowy-przedsiębiorca, jaka została wymuszona w czasie pandemii, wpłynęła także na mentalność właścicieli firm, którzy do tej pory często uważali, że dokumenty muszą być koniecznie gromadzone w postaci papierowej. Takie zaufanie do „papieru” było głęboko zakorzenione, dopiero ostatnie wydarzenia sprawiły, że to myślenie się zmienia, a zdalny obieg dokumentów staje się popularniejszy – mówi Wiktor Sarota.
Kiedy księgowość prowadzona jest online, zmienia się zarazem sposób kontaktu między klientem a specjalistą. Księgowy nie musi poświęcać czasu np. na ręczne przepisywanie dokumentów – dzięki aplikacji te zadania odbywają się w tle. Automatyzacja procesów przyspiesza pracę księgowego, a przechowywanie dokumentów w chmurze powoduje, że dostęp do nich jest łatwy i możliwy w dowolnej chwili. Przedsiębiorca i księgowy na bieżąco widzą ich stan i łatwiej jest im współpracować. – Moim zdaniem ten model pracy będzie coraz powszechniejszy – przewiduje prezes inFaktu.
Jaka będzie przyszłość księgowości?
Księgowi wciąż będą potrzebni, ale będzie się zmieniał zakres ich czynności. – Na pewno nadal będzie konieczne, aby przedzierać się przez przepisy i wyłuskiwać, co jest przedsiębiorcy potrzebne, co mu przysługuje, jakie ciążą na nim obowiązki – zwraca uwagę Piotr Juszczyk, doradca podatkowy inFakt.
Eksperci podkreślają, że sztuczna inteligencja nie będzie w stanie zastąpić księgowego, który posiada zdolność wyłapywania wielu różnych kontekstów w rozliczeniach czy tym bardziej w ustawach. – W nowoczesnym podejściu do księgowości jest mniej przepisywania danych, ale za to więcej analiz, wnioskowania, relacji z urzędami, ponieważ klienci poszukują pośrednika w kontakcie z ZUS czy Urzędem Skarbowym – dodaje Wiktor Sarota.
Jeśli natomiast chodzi o przyszłość rozwiązań cyfrowych, to eksperci przewidują, że należy nastawić się na udoskonalanie tego, co już istnieje. Duże znaczenie dla tych procesów ma digitalizacja państwa – dzięki temu łatwiej będzie można komunikować się z urzędami. Przykładem na to może być zautomatyzowane wysyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Nie jest to jednak rewolucja, ale raczej postępująca innowacja.
