Głównym problemem wspólnot mieszkaniowych jest niechęć do wyższych opłat na fundusz remontowy. Spora liczba mieszkań kupiona jest jako inwestycja, priorytetem jest więc maksymalizacja zysków, a nie wyższe standardy. Nieco inaczej wygląda to w przypadku małych kameralnych wspólnot.
Jednym z większych kłopotów we współczesnych większych wspólnotach mieszkaniowych jest przegłosowanie i zatwierdzenie uchwał związanych z funduszem remontowym danych inwestycji. Wynika to ze wzrostu ilości sprzedanych mieszkań pod inwestycję. Zazwyczaj inwestorzy są zainteresowani maksymalizacją swoich zysków. Nie mają 100% pewności co do długoterminowości swojej inwestycji i przewidują możliwość wycofania się z niej np. po 5-8 latach. To też jawnie nie są zainteresowani zwiększaniem kosztów w postaci odkładania środków na przyszły remont budynku czy terenu należącego do inwestycji. Liczą na większy zysk tu i teraz. Drugim aspektem tego czynnika jest oczywiście wzrost wysokości kosztów utrzymania nieruchomości takich jak: sprzątanie, utrzymanie zielni, konserwacje, administrowanie wynikający z podwyższonej pensji minimalnej. Rosną także ceny prądu, koszty komunalne takie jak odbiór i zagospodarowanie śmieci. To wszystko wpływa na miesięczną podwyżkę od około 90 PLN do nawet 140 PLN za lokal. W takiej sytuacji podniesienie kwot na fundusz remontowy to kolejna znacząca pozycja w comiesięcznym koszcie utrzymania nieruchomości. Inwestorzy świadomie sprzeciwiają się podwyżkom celem maksymalizacji swoich zysków.
W samej organizacji spotkań raczej nie widzimy znaczących problemów. Ważne, żeby zarządca danej nieruchomości był właściwie przygotowany do odbycia zebrania z mieszkańcami. Dobrą praktyką i częściowo wymogiem ustawowym jest przesłanie zaproszenia na zebranie wraz z porządkiem obrad, treścią uchwał, sprawozdaniem finansowym i merytorycznym. Ważne jest odpowiednie przygotowanie sali, która zapewni komfort prowadzenia obrad, w niektórych przypadkach będzie to konieczność dodatkowego nagłośnienia czy rzutnika. Nie bez znaczenia pozostaje godzina zbyt wczesna wyeliminuje nam osoby pracujące, a zbyt późna rodziców, którzy muszą zwolnić opiekunki i położyć spać dzieci. Kluczowe jest miejsce zebrania, warto pamiętać, aby miejsce było nieopodal nieruchomości, tak aby zgromadzić możliwie największą grupę danej wspólnoty. Warto pamiętać, że urzędy dzielnic i gmin często chętnie udostępniają swoje sale nieodpłatnie po uprzedniej wcześniejszej rezerwacji. Dobrymi rozwiązaniami są też pobliskie szkoły i świetlice. Tam również można odbyć efektywne spotkanie z mieszkańcami danej inwestycji. W naszej firmie nie polecamy organizacji zebrań w piątki, dni świąteczne i weekendy, gdyż cechują się one mniejszą frekwencją Właścicieli.
Duże wspólnoty, zazwyczaj na pierwszych zebraniach cechuje frekwencja na poziomie od 40% do nawet 60%. Z każdym kolejnym zebraniem obserwujemy spadek liczebności mieszkańców. Kiedy sprawy wspólnoty się ustabilizują zwyczajowa obecność reprezentantów inwestycji sięga od 5% do 10%. Wyjątkiem są sprawy konfliktów pomiędzy mieszkańcami, roszczeń wobec dewelopera i inne ważne z punktu widzenia mieszkańców kwestie. Np. głosowanie instalacji fotowoltaicznych paneli, zezwoleń na prowadzenie na terenie inwestycji kontrowersyjnej działalności lub sprawy zwiększenia funduszy i nakładów celem wykonania istotnych prac remontowych.
Mniejsze wspólnoty mają większe poczucie własności swoich inwestycji. Podchodzą bardziej emocjonalnie i są dużo mocniej związane z daną inwestycją. Dużo bardziej są także związane ze sprawami lokalnymi. Znacznie niższy jest także procent inwestorów. Zazwyczaj frekwencja w takich wspólnotach utrzymuje się na poziomie pomiędzy 30% a 50%. Jest to raczej stała obecność mieszkańców na zebraniach.
Odnotowujemy praktycznie pojedyncze przypadki pełnomocnictw. Większość przypadków to np. pełnoletnie dziecko reprezentujące rodziców, czyli właścicieli mieszkania. Rzadko są to profesjonaliści tacy jak np. adwokaci czy profesjonalni zarządcy. Ci ostatni zdarzają się tylko w konkretnych przypadkach takich jak: odrębne stanowisko zarządu wspólnoty i właściciela mieszkania, konflikty pomiędzy mieszkańcami a właścicielem lokalu usługowego etc. Jest to jednak zjawisko bardzo marginalne. Takim wyrazistym przykładem jest sprzeciw wspólnoty wobec planu otwarcia sklepu całodobowego na terenie inwestycji lub małej gastronomii.
Należy pamiętać, że prawidłowe pełnomocnictwo powinno mieć umocowanie do uczestnictwa w zebraniu, reprezentacji w sprawach porządkowych a także do głosowania uchwał. Brak prawidłowego umocowania w którymś z tych zakresów może wykluczyć pełną możliwość reprezentacji danego pełnomocnika i uczynić jego obecność bezzasadną.
Jak wynika z niskiej frekwencji, w większości przypadków nie udaje się do końca przegłosować wszystkich uchwał podczas zebrań. W zależności od wspólnoty, jej uchwał jest wiele możliwości głosowania przez osoby nieobecne na zebraniu. Ze swojej praktyki mogę powiedzieć, że coraz częściej mamy do czynienia z głosowaniem online, dostępnym za pomocą specjalnego systemu. Mieszkańcy logują się do niego za pomocą specjalnych loginów i indywidualnych haseł. Informację o takiej możliwości rozsyłamy drogą mailową. Natomiast w dalszym ciągu w wielu miejscach praktykuje się głosowanie z wykorzystaniem wydrukowanych karto do głosowania i wizyty zarządcy w danej nieruchomości. Wówczas administracja zbiera podpisy pod uchwałami chodząc w danej inwestycji od drzwi do drzwi.
Komentarz przygotował Mariusz Łubiński, prezesa firmy Admus, zajmującej się zarządzaniem nieruchomościami
