1/5 kosztów funkcjonowania działu IT w firmie to koszty oprogramowania, przeciętnie w ciągu roku oznacza to kwotę ok. 8 000 zł od każdego użytkownika systemu. Ta suma może być mniejsza dzięki właściwemu zarządzaniu licencjami w firmie. Optymalne ich wykorzystanie pozwoli także przedsiębiorcom na uniknięcie wysokich kar za niewłaściwe wykorzystywanie oprogramowania – ostrzegają eksperci firmy doradczej Deloitte.
Koszty oprogramowania pochłaniają 18% budżetu IT w dużych firmach, a w małych i średnich przedsiębiorstwach – 20%. Na całkowity koszt aplikacji składa się zarówno początkowa cena nabycia, obejmująca opłatę licencyjną i koszty administracyjne oraz późniejsze wydatki eksploatacyjne, w tym uaktualnienia, utrzymanie i wsparcie techniczne. Istotnym elementem są także koszty związane z zapewnieniem szkoleń dla pracowników. Eksperci firmy doradczej Deloitte szacują, że wydatki te można skutecznie redukować dzięki odpowiedniemu zarządzaniu oprogramowaniem.
„Obecnie firmy mogą korzystać zarówno z tradycyjnych jak i niestandardowych modeli licencjonowania. W ramach pierwszego wzoru występuje licencja wieczysta lub subskrypcja. Coraz więcej przedsiębiorstw wybiera jednak systemy w niestandardowym modelu licencjonowania jak Freemium, Open Source czy finansowanie przez reklamę. Wybranie optymalnego modelu zależy od wielu czynników m.in. etapu rozwoju, na którym znajduje się firma, dlatego nie ma jednego uniwersalnego wzorca – rozwiązania należy dobierać po szczegółowej analizie potrzeb przedsiębiorstwa i planów jego rozwoju.” – mówi Mariusz Ustyjańczuk, Starszy Konsultant w Dziale Zarządzania Ryzykiem Deloitte.
Firmy nierzadko marnotrawią pieniądze płacąc za oprogramowanie nieużywane, czyli takie, które zostało zainstalowane na komputerze użytkownika, ale nie jest mu ani potrzebne, ani przez niego wykorzystywane. Często przedsiębiorstwa wykupują także licencję na oprogramowanie, które nigdy nie zostaje wdrożone. Szacuje się, że wartość nieużywanego oprogramowania w Wielkiej Brytanii to ponad 100£ na komputer, w USA jest to kwota 100$ na komputer. Średnio w tych krajach 22%-23% zakupionego oprogramowania nigdy nie zostało wdrożone do użytku. Skala strat występująca na powyższych rynkach nie jest wyjątkowym zjawiskiem, przeciwnie – potwierdza trend panujący na całym świecie, także w Polsce.
Eksperci Deloitte podkreślają, że problem efektywnego zarządzania oprogramowaniem dotyczy praktycznie wszystkich sektorów gospodarki, ale szczególne znaczenie ma dla instytucji o zdecentralizowanym modelu organizacyjnym. W związku z tym szczególnie istotne jest to dla branży energetycznej, firm dystrybucyjnych i handlowych, oraz dla tych, które tradycyjnie wydają dużo na rozwiązania IT, czyli sektora finansowego czy firm telekomunikacyjnych. Skala oszczędności, wynikających z wdrożenia efektywnego systemu zarządzania licencjami, będzie zależała przede wszystkim od ilości wykorzystywanych licencji, jakości programu zarządzania oraz treści umów podpisanych z producentem oprogramowania.
„Na polskim rynku nasilają się kontrole producentów oprogramowania. Stwierdzenie nieprawidłowości może wiązać się z wielomilionowymi karami. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że w Polsce niezwykle rzadko zdarzają się przypadki świadomego łamania warunków licencjonowania. Najczęstszym powodem rozbieżności podczas audytów nie jest zła wola użytkownika, ale niezrozumienie warunków licencjonowania lub luki w inwentaryzacji.” – dodaje Jakub Bojanowski, Partner w Dziale Zarządzania Ryzykiem Deloitte.
Przedsiębiorcy nie powinni się jednak obawiać kontroli oprogramowania, tylko właściwie do niego przygotować. Eksperci firmy doradczej Deloitte wskazują na dwa istotne elementy procesu przygotowawczego. Przede wszystkim firmy powinny sprawdzić warunki umowy licencjonowania. Warto odpowiednio przygotować się do rozmowy na temat problematycznych punktów i sformułowań, które mogą prowokować dyskusję. Drugi krok to przeprowadzenie wewnętrznego audytu i lokalizacja potencjalnego źródła kłopotów licencyjnych zanim zrobi to dostawca.
