Technologia low-code polskiego producenta pozwala zrobotyzować wewnętrzne procesy biznesowe sieci PURO Hotels. Wdrożenie narzędzia WEBCON przyspieszyło obieg dokumentów, obniżyło koszty i pozwoliło skupić się na działaniach wpływających bezpośrednio na satysfakcję klientów sieci.
Co ma ze sobą wspólnego obsługa faktur, zarządzanie korespondencją i guest experience? Jak pokazuje doświadczenie sieci PURO Hotels, w branży hotelarskiej – bardzo wiele. Podczas gdy wielu rynkowych konkurentów zamroziło swoje decyzje inwestycyjne, sieć PURO wykorzystała okres pandemii by rozpocząć robotyzację procesów biznesowych z wykorzystaniem technologii low-code. Efektem wdrożenia platformy dostarczonej przez polskiego producenta, firmę WEBCON, jest przyspieszenie procesu obsługi dokumentów, oszczędność czasu i energii pracowników oraz zwiększenie transparentności, skutkujące transformacją kultury organizacyjnej firmy.
PURO Hotels to pierwsza w Polsce lifestylowa marka hotelowa, posiadająca obecnie w swoim portfolio siedem nowoczesnych obiektów hotelowych. W skali roku, przez działy księgowości firmy przechodzi średnio 42 000 faktur. W obliczu pandemii i związanego z nią lockdownu, oparcie administracji o dokumenty papierowe stanowiło wyzwanie utrudniające efektywne funkcjonowanie organizacji. Dlatego, w celu usprawnienia codziennej pracy, firma zdecydowała o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów oraz digitalizacji i robotyzacji procesów biznesowych przy pomocy platformy WEBCON BPS.
Sytuacja PURO wymagała spełnienia wielu wymagań jednocześnie: pozbycia się papieru, cyfrowego usprawnienia procesu, wsparcia dla wielospółkowego i wielojęzycznego charakteru organizacji, a przy tym krótkiego czasu wdrożenia. Tego typu zestaw potrzeb to solidny test dla każdej platformy klasy low-code i tym bardziej napawa mnie satysfakcją fakt, że byliśmy w stanie sprostać im wszystkim na raz – komentuje Michał Rykiert, Head of Business Development w WEBCON.
Wdrożenie cyfrowego obiegu faktur pozwoliło zoptymalizować i ustandaryzować proces, co znacząco przyspieszyło jego obsługę. W wyniku usprawnień tylko w tym jednym obszarze, firma szacuje oszczędności na poziomie ponad dwóch tysięcy godzin w skali roku. To w praktyce oszczędność dwóch pełnych etatów. Ważniejsze jest jednak to, że korzyści z automatyzacji rozciągają się poza obręb działu księgowości. Dzięki elektronicznemu obiegowi faktur, pracownicy operacyjni i menadżerowie innych departamentów, mogą dziś skupić się na najistotniejszym zadaniu: obsłudze gości hotelowych i dbaniu o najwyższej jakości guest experience.
W PURO zawsze stawiamy naszych gości na pierwszym miejscu. Zatrudniamy świetnych specjalistów, których zadaniem jest dbanie o doświadczenia podczas pobytu w naszych hotelach. Chcemy, aby mogli z pasją realizować to, w czym są najlepsi, dlatego postanowiliśmy wdrożyć technologię, która im to umożliwi, odciążając ich od zadań administracyjnych i tzw. pracy papierkowej – mówi Siren Knudsen, Director of Office and Internal Processes w PURO.
Dzięki robotyzacji, procesowanie dokumentów jest nie tylko szybsze, ale też dużo bardziej transparentne. Przejrzyste procedury oraz łatwiejszy dostęp do informacji spowodowały również korzystną transformację kultury organizacyjnej firmy.
W trakcie procesu digitalizacji zaobserwowaliśmy pozytywne zmiany w kulturze organizacyjnej. Na naszych oczach polepszyła się jakość współpracy między poszczególnymi działami. Pracownicy zdecydowanie lepiej komunikują się między sobą, mają większą wiedzę na temat tego, czym zajmują się ich koledzy i koleżanki z innych zespołów, dzięki czemu łatwiej im docenić siebie nawzajem czy zaoferować wsparcie. Świadomość tego, że funkcjonujemy jako jeden organizm przekłada się na lepsze doświadczenia zarówno dla pracowników, jak i dla naszych gości – wskazuje Siren Knudsen.
Firma pracuje już nad kolejnymi projektami robotyzacji z wykorzystaniem technologii low-code polskiego producenta. Najbliższe plany obejmują m.in. automatyzację obiegu delegacji i obszaru zarządzania aktywami, uproszczenie procesów on i off-boardingu oraz cyfryzację archiwum dokumentów. Działania te nie tylko ułatwią pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków i wpłyną pozytywnie na środowisko, eliminując dokumenty papierowe, ale przede wszystkim pozwolą organizacji jeszcze zwinniej reagować na zmiany zachodzące w otoczeniu biznesowym, gospodarczym i społecznym.
Przez wiele lat i dla wielu organizacji hasło ‘cyfrowa transformacja’ pozostawało nic nieznaczącym, pustym sloganem. W PURO Hotels widać wyraźnie, co ono oznacza w praktyce i jak istotny ma wpływ na prowadzony przez firmę biznes. Cieszymy się, że nasza platforma tak doskonale wpasowała się w organizację – mówi Łukasz Wróbel, Wiceprezes WEBCON.
