Rozprzestrzenianie się pandemii COVID-19 na całym świecie w 2020 roku spowodowało wstrzymanie podróży służbowych. W miarę zamykania granic i wdrażania ograniczeń, plany podróży zostały anulowane, a wielu pracownikom zalecono pozostanie w domach. Według Global Business Travel Association (GBTA) 98 proc. firm członkowskich odwołało lub zawiesiło wszystkie lub większość międzynarodowych podróży służbowych.
– Sytuacja zmieniała się każdego dnia – mówi Tomasz Rynkiewicz, A&H Manager, Chubb Polska. – Nawet jeśli decyzja została podjęta w tym samym tygodniu, w następnym nie miała już zastosowania.
Teraz, kilka miesięcy po wybuchu pandemii, wiele krajów powoli zaczyna się otwierać, ale jest jasne, że podróże służbowe nie powrócą nagle do wcześniejszej normy. Badania Chubb[1] pokazują, że w najlepszym razie liczba osób podróżujących w celach biznesowych może powrócić do tej sprzed pandemii latem 2021 roku.
Elastyczność i odporność
Firmy, które wznowiły podróże służbowe, muszą dostosować się do nowej rzeczywistości. Elastyczność i odporność to słowa na ustach wszystkich w dobie pandemii. Kluczowa jest również proaktywność.
– Pełniąc rolę ubezpieczyciela, staraliśmy się jak najszybciej użyć tego słowa: proaktywnie. Proaktywnie pracować, proaktywnie myśleć – mówi Tomasz Rynkiewicz.
Pracownicy – co zrozumiałe – będą mieli obawy przed podróżami w erze COVID-19. Nawet w normalnych czasach podróże mogą być stresującym doświadczeniem, a dodatkowa niepewność obecnej sytuacji może zrazić nawet osoby podróżujące często w sprawach biznesowych. Firmy powinny być tego świadome i starać się zdjąć ciężar zmartwień tam, gdzie to możliwe. Tomasz Rynkiewicz zwraca uwagę, że rządy na całym świecie często zmieniają swoje zasady i ograniczenia dotyczące COVID-19, przez co pracownicy mogą martwić się, jak podróż za granicę wpłynie na ich życie osobiste.
– Jeśli musisz wyjechać za granicę, a kraj zostaje zamknięty i utkniesz tam na jakiś czas albo jeśli wrócisz na kwarantannę, jaki to ma wpływ na twoją rodzinę? Myślę, że to powszechny problem – mówi Tomasz Rynkiewicz.
Uznanie różnorodności pracowników, którymi dysponuje firma, jest kluczem do skutecznego wyboru najlepszego podejścia do zarządzania ryzykiem. Różne zawody stwarzają różne obawy: pracownik offshore (ang. offshore worker) będzie miał inne pytania dotyczące podróży niż pracownik odwiedzający biuro regionalne; pracownik budowlany będzie miał inne doświadczenie w podróżowaniu służbowym niż ekspatriant wykonujący pracę biurową.
– Pracownicy chcą informacji, chcą mieć możliwość przygotowania się do podróży – mówi Tomasz Rynkiewicz. – Chcą mieć pewność, że nie będą mieli żadnych nieprzyjemnych niespodzianek i liczą na to, że program polisy i ubezpieczenie oraz oczywiście ich firma zapewnią im takie informacje.
Aby ułatwić zarządzanie podróżami służbowymi, firmy powinny podzielić proces na etapy przed podróżą, w jej trakcie i po niej, opracowując listę kontrolną dla każdej części podróży.
Trzy etapy podróży służbowych
Firmy powinny być otwarte na dialog z pracownikami na temat podróży i dać im pewność, że biorą pod uwagę wszystkie scenariusze. Sami pracownicy również odgrywają rolę w zapewnieniu jak największego bezpieczeństwa podróży służbowych. Powinni wiedzieć, jakiego zachowania się od nich oczekuje przed wyruszeniem w podróż i jak zachowywać się w sposób oczekiwany przez ich firmę i kraje, do których podróżują. Czy muszą mieć regularne pomiary temperatury? Czy powinni nosić maskę w miejscach publicznych przez cały czas czy tylko w pewnych okolicznościach? Czy lokalne restrykcje są dla nich zrozumiałe?
Firmy powinny utrzymywać otwarte linie komunikacyjne przez cały czas, aby ich podróżujący pracownicy wiedzieli, że stale monitorują globalną sytuację i że nie są pozostawieni sami sobie z nieoczekiwanymi zdarzeniami. – Jeśli znajdą się w sytuacji, w której zostaną poddani kwarantannie lub zamknięciu, chcą wiedzieć, co się stanie i jak mogą otrzymać wsparcie w zakresie repatriacji, ewakuacji itp. A nasi klienci zarządzający ryzykiem wiedzą, że mogą polegać na nas, abyśmy zapewnili odpowiedni program ubezpieczenia i zarządzania ryzykiem – mówi Tomasz Rynkiewicz.
Wreszcie, pracodawcy powinni również zachęcać do podsumowania podróży po jej zakończeniu, aby dowiedzieć się o wszelkich napotkanych problemach lub trudnościach. Pomoże to nie tylko w rozwiązywaniu problemów i usprawnianiu procesu dla innych pracowników podczas przyszłych wyjazdów, ale także zapewni, że kierownictwo będzie mogło obserwować zdrowie psychiczne pracowników i ich poziom stresu.
Podróże w nowej rzeczywistości
Wiele firm na świecie szybko i skutecznie dostosowało się do trudnych okoliczności, w tym do przeniesienia działalności biznesowej do sieci. Warto pamiętać jednak, że według Harvard Business Review prośba skierowana do kogoś osobiście jest 34 razy skuteczniejsza niż przesłana e-mailem. Dodatkowo, dla wielu spotkanie w tym samym pokoju jest dodatkowym impulsem potrzebnym do zawarcia umowy. Podróże służbowe powrócą, ale prawdopodobnie w nieco zmienionej formie: 62 proc. respondentów spodziewało się, że zmieni się sposób funkcjonowania firmy po zakończeniu pandemii.
[1] Chubb / International Air Transport Association (IATA): 29 kwietnia 2020 r.
